TQM là gì? Hệ thống Quản lý chất lượng toàn diện 4.0

1. TQM là gì?

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM – Total Quality Management) là phương pháp quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp, tập trung vào chất lượng dựa trên sự tham gia của tất cả các thành viên nhằm đem đến sự thành công thông qua sự hài lòng của khách hàng và đem lại lợi ích cho tổ chức, xã hội. 

Triết lý về chất lượng toàn diện bắt đầu xuất hiện tại Mỹ vào những năm 50 của thế kỷ trước. Hơn chục năm sau, phương thức quản lý này được triển khai ở Nhật Bản, được hoàn thiện, phát triển sáng tạo và áp dụng hiệu quả, thành công ở nhiều tổ chức/doanh nghiệp của đất nước này. Các nước phương Tây coi đây là phương pháp quản lý chất lượng toàn diện theo cách Nhật Bản (Total Quality Management by Japanese Style). Quản lý chất lượng toàn diện được xem là chiếc “gậy thần” trong quản lý, đã góp phần đưa Nhật trở thành cường quốc về chất lượng và kinh tế.

TQM giám sát tất cả các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết để duy trì mức độ sản xuất mong muốn trong một doanh nghiệp và các hoạt động của nó. Điều này bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, xây dựng và thực hiện việc lập kế hoạch đảm bảo chất lượng sản xuất cũng như các biện pháp kiểm soát, cải tiến chất lượng. Quản lý chất lượng toàn diện tập trung vào sự thay đổi dài hạn thay vì các mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp.  

2. Các đặc điểm nổi bật của TQM là gì?

Trong mô hình Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), chất lượng không chỉ là nhiệm vụ của một phòng ban mà trở thành văn hóa vận hành của toàn doanh nghiệp. Để tạo ra sự khác biệt bền vững, TQM được xây dựng trên những đặc điểm cốt lõi giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm lãng phí và liên tục cải tiến.

• Lấy khách hàng làm trung tâm: Mọi hoạt động đều hướng đến việc thỏa mãn và vượt kỳ vọng khách hàng.
• Cải tiến liên tục (Kaizen): Chất lượng được nâng cao từng chút một, không ngừng nghỉ.
• Sự tham gia của toàn bộ nhân viên: TQM coi mọi nhân viên đều có trách nhiệm với chất lượng, không chỉ riêng bộ phận QC.
• Quy trình hóa & chuẩn hóa: Tập trung cải thiện quy trình để giảm lỗi, giảm lãng phí.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng số liệu, thống kê để phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp.
• Cam kết của lãnh đạo: Ban lãnh đạo dẫn dắt văn hóa chất lượng, tạo động lực và nguồn lực cho cải tiến.
• Tư duy phòng ngừa thay vì chữa cháy: Ngăn lỗi từ gốc thay vì chỉ xử lý khi lỗi đã xảy ra.

3. Lợi ích khi áp dụng thành công TQM

Việc triển khai TQM không chỉ dừng lại ở việc cải thiện quy trình mà còn tạo ra những thay đổi sâu rộng trong cách doanh nghiệp vận hành. Khi áp dụng đúng và đồng bộ, TQM mang đến những lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng, tối ưu chi phí và xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững. Những lợi ích nổi bật gồm:

• Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Giảm lỗi, tăng độ ổn định, đáp ứng tốt hơn kỳ vọng khách hàng.
• Tăng mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng: Trải nghiệm tốt hơn giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và mở rộng thị phần.
• Giảm chi phí vận hành: Hạn chế lãng phí, giảm chi phí sửa lỗi, tối ưu quy trình.
• Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Quy trình rõ ràng, nhân viên chủ động, hạn chế gián đoạn.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Khuyến khích tinh thần trách nhiệm, hợp tác và cải tiến liên tục.
• Nâng cao vị thế cạnh tranh: Sản phẩm tốt hơn, giá trị cao hơn, doanh nghiệp dễ dàng tạo khác biệt trên thị trường.
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác: Các quyết định dựa vào dữ liệu giúp giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị.

4. Quy trình ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM trong ngành sản xuất

Có 10 bước trong quy trình triển khai hệ thống quản lý toàn diện TQM mà doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện:

Bước 1: Tiếp Cận

Việc đầu tiên mà các tổ chức cần làm đó chính là tiếp cận những thông tin về TQM để đảm bảo hiểu chính xác, từ đó xác định đây có phải là mô hình cần thiết và phù hợp với mô hình sản xuất của doanh nghiệp. Để tiếp cận thành công TQM thì cần phải xuất phát từ sự thống nhất giữa các cấp lãnh đạo, cán bộ chủ chốt, thực hiện cam kết về chất lượng của các bộ phận: chính sách, mục tiêu, chiến lược, chính sách, chương trình, kế hoạch hoạt động chung TQM. 

Bước 2: Tổ chức và nhân sự

Sau khi thống nhất ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng TQM cho doanh nghiệp của mình, tổ chức cần đi tới công tác chuẩn bị nguồn lực nhân sự. Các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp được khuyến khích nên xây dựng riêng một bộ phận chuyên phụ trách triển khai TQM, phân rõ trách nghiệm và đào tạo những kiến thức, kỹ năng liên quan cho nhân sự phụ trách TQM. 

Bước 3: Xây dựng chương trình quản lý chất lượng toàn diện

Để dễ dàng theo dõi hiệu quả quá trình quản lý chất lượng toàn diện TQM, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết để hoạch định rõ ràng các bước, nguồn lực cần có và nhiệm vụ trách nghiệm của từng cá nhân, tổ chức trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, bước này sẽ yêu cầu phức tạp hơn bởi tính chất đặc thù nhiều công đoạn khác nhau cần có sự thống nhất chung trong dây chuyền sản xuất.

Bước 4: Phát động kế hoạch triển khai TQM

Truyền thông là bước quan trọng khi doanh nghiệp ứng dụng một hệ thống mới như TQM vào tổ chức của mình. Để đảm bảo toàn bộ công nhân trong nhà máy nhân sự đều nắm được kế hoạch và thống nhất quyết tâm cùng thực hiện thì các cấp lãnh đạo, quản lý cần tuyên truyền rộng rãi nội dung kế hoạch TQM trong doanh nghiệp một cách cởi mở và tích cực. 

Bước 5: Đánh giá chất lượng

Để hoàn chỉnh kế hoạch quản lý chất lượng toàn diện TQM, doanh nghiệp cần nhìn lại tổng thể quá trình sản xuất, từ đó đánh giá các chi phí và xác định các vấn đề cần phải giải quyết để cải thiện chất lượng sản xuất. Đánh giá hiệu quả kinh tế của việc ứng dụng TQM, từ đó đề ra kế hoạch hành động cho doanh nghiệp.

Bước 6: Hoạch định chất lượng

Để có thể ứng dụng, doanh nghiệp cần chi tiết hóa chính sách, mục tiêu, chiến lược chương trình tổng thể của hệ thống TQM. Ngoài ra, các tổ chức được khuyến khích xây dựng kế hoạch hành động cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp phù hợp với chính sách và chiến lược chung. Bên cạnh đó, cần thiết lập các chương trình, kế hoạch có tính toàn diện, bao trùm lên mọi hoạt động của tổ chức.

Bước 7: Thiết kế chất lượng

Thiết kế chi tiết các quá trình liên quan ngay từ ban đầu có thể đáp ứng toàn diện yêu cầu của khách hàng, bao gồm thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất và quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm. Xác định những yêu cầu, quá trình, quy định khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong thực tế giống với chất lượng thiết kế kỳ vọng.

Bước 8: Tái cấu trúc hệ thống

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, không nhất thiết phải xây mới lại hoàn toàn, mà doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống cũ hiện có để tinh chỉnh và thay đổi một phần cơ cấu tổ chức, sao cho phù hợp với mô hình TQM. 

Bước 9: Phát triển hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

Đây là một trong những bước yêu cầu tính đồng thuận thống nhất cao trong toàn tổ chức. Để có thể theo dõi và phát hiện kịp thời vấn đề và đảm bảo cho doanh nghiệp đi đúng hướng, thực hiện đúng mục tiêu đề ra thì doanh nghiệp cần phải áp dụng các biện pháp và chính sách cải tiến lên toàn bộ các hoạt động của công ty để từ đó nhanh chóng thúc đẩy quá trình phát triển. 

Bước 10: Duy trì và cải tiến hệ thống TQM

Với đặc thù của ngành sản xuất, nhu cầu khách hàng sẽ luôn thay đổi theo thời gian và yêu cầu những tiêu chí ngày một cao hơn. Do đó, các doanh nghiệp phải không ngừng tiếp tục cải tiến hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các quan điểm và nguyên tắc cơ bản của TQM. Tuy nhiên, các doanh nghiệp sản xuất cần phải cân nhắc chọn lọc kỹ lưỡng những phương pháp cải tiến chất lượng phù hợp với quy mô, mô hình doanh nghiệp.

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp sản xuất đang đẩy mạnh việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình sản xuất thông minh. Một số phần mềm phổ biến hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi có thể điểm tên như ERP, MES, …

5. Phân biệt khái niệm TQM với các khái niệm quản lý chất lượng khác

Trong quản lý chất lượng, TQM thường bị nhầm lẫn với QC, QA hoặc hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 vì tất cả đều liên quan đến việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, bản chất, phạm vi và mục tiêu của từng khái niệm lại rất khác nhau. Bảng dưới đây giúp làm rõ sự khác biệt để doanh nghiệp hiểu đúng và áp dụng đúng.

Tiêu chí	TQM (Total Quality Management)	QC (Quality Control)	QA (Quality Assurance)	ISO 9001
Bản chất	Triết lý quản trị chất lượng toàn diện	Hoạt động kiểm tra chất lượng	Hệ thống đảm bảo quy trình tạo chất lượng	Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế
Phạm vi	Toàn doanh nghiệp	Sản phẩm/quy trình cụ thể	Chủ yếu các quy trình sản xuất/dịch vụ	Quy trình được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn
Mục tiêu	Cải tiến liên tục, nâng chất lượng tổng thể	Phát hiện & sửa lỗi	Đảm bảo quy trình đúng chuẩn để hạn chế lỗi	Đảm bảo doanh nghiệp vận hành theo chuẩn để được chứng nhận
Trọng tâm	Con người – quy trình – văn hóa	Kiểm tra, đo lường	Chuẩn hóa quy trình	Tài liệu hóa & tuân thủ
Cách tiếp cận	Phòng ngừa lỗi từ gốc	Kiểm tra sau khi lỗi xảy ra	Đảm bảo quy trình tạo ra chất lượng ổn định	Kiểm soát & duy trì hệ thống theo tiêu chuẩn
Trách nhiệm	Toàn bộ nhân viên	Bộ phận QC	Bộ phận QA	Ban điều hành + bộ phận chất lượng

6. Giải pháp quản lý chất lượng sản xuất QMSX đến từ VTI Solutions

Hệ thống quản lý chất lượng QMSX là hệ thống quản lý chất lượng chuẩn hóa, tối ưu nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MESX được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:

• Quản lý chất lượng iQC, pQC, oQC
• Nắm bắt “gốc rễ” nguyên nhân lỗi, thông báo cải tiến chất lượng
• Hiển thị trực quan tiến độ và kết quả QC theo thời gian thực

Phần mềm QMSX mang tới cho doanh nghiệp giải pháp quản lý toàn bộ quy trình sản xuất toàn diện thông minh, tích hợp tối ưu, không giấy tờ với những ưu điểm về tính năng như:

• Thiết lập master data theo đặc thù sản xuất của doanh nghiệp: Quản lý người dùng phân quyền, thiết lập cơ sở dữ liệu chung, thiết lập cơ sở dữ liệu về chất lượng

• Kế hoạch QC: Lập và quản lý kế hoạch QC đầu ra đầu vào và trong quá trình sản xuất
• Thực hiện và cập nhật tiến độ QC theo thời gian thực: Cho phép cập nhật tiến độ QC tự động ( QR code, công nghệ AI), và nhập dữ liệu trực tiếp theo thời gian thực thông qua số lỗi/đạt theo từng danh sách kiểm tra lỗi.
• Cải tiến chất lượng sản xuất: Cho phép theo dõi, quản lý và hỗ trợ việc khắc phục lỗi dễ dàng, không ngừng cải thiện chất lượng. Tạo và quản lý các phiếu báo cáo lỗi cho từng đợt QC có cho phép cập nhật loại lỗi, nguyên nhân lỗi, loại đối sách. Cho phép thống kê, phân tích các loại lỗi, các loại nguyên nhân lỗi, loại đối sách để nhà quản lý đưa ra các đối sách kịp thời. Hỗ trợ việc tạo và quản lý các thông báo cải tiến chất lượng.
• Báo cáo và thống kê: Hiển thị trực quan mức độ hiệu quả của hoạt động QC thông qua các báo cáo thống kê

Liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ trong việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM vào doanh nghiệp của mình cùng giải pháp QMSX đến từ VTI Solutions!

Liên hệ ngay

 

5432105/5 - (1 bình chọn)