CMMS là gì? Review 4 phần mềm CMMS hiệu quả nhất

1. CMMS là gì?

CMMS là viết tắt của Computerized Maintenance Management System, nghĩa là Hệ thống Quản lý Bảo trì bằng Máy tính. Đây là một phần mềm giúp doanh nghiệp lập kế hoạch – theo dõi – điều phối – ghi nhận – tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động bảo trì thiết bị, máy móc và cơ sở hạ tầng.

Nói đơn giản, CMMS là “bộ não” quản lý bảo trì, nơi tập trung dữ liệu thiết bị, lịch sử sửa chữa, lịch bảo dưỡng định kỳ, vật tư – phụ tùng thay thế, khối lượng công việc của kỹ thuật viên, giúp doanh nghiệp:

• Giảm thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch
• Kéo dài vòng đời thiết bị
• Kiểm soát chi phí bảo trì
• Chuẩn hóa quy trình và báo cáo

​​Từ việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì CMMS, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa thời gian ngừng hoạt động không mong muốn, tăng tuổi thọ của thiết bị và cải thiện việc quản lý tài sản.

2. Lịch sử ra đời của CMMS

CMMS không phải là khái niệm mới xuất hiện trong thời đại số. Trên thực tế, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính đã trải qua hơn sáu thập kỷ phát triển, từ những tấm thẻ đục lỗ thủ công cho đến các nền tảng cloud tích hợp AI và IoT ngày nay.

Hành trình này phản ánh nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp trong việc giảm thời gian ngừng máy, tối ưu thiết bị và chuẩn hóa quy trình vận hành. Dưới đây là lịch sử hình thành và phát triển của CMMS theo từng giai đoạn.

• Giai đoạn thập niên 1960 – Thời kỳ thẻ đục lỗ (Punch Cards)

Trong những năm 1960, doanh nghiệp bắt đầu tìm cách lưu trữ và quản lý thông tin bảo trì một cách có hệ thống. Tuy chưa có phần mềm, nhưng bộ phận bảo trì đã sử dụng thẻ đục lỗ để ghi nhận dữ liệu về thiết bị, công việc hoặc lịch sửa chữa. Các thẻ này được đưa vào máy tính cỡ lớn để xử lý, giúp giảm lỗi ghi chép thủ công. Tuy nhiên, việc truy xuất thông tin còn chậm, quá trình phân tích gần như không thể thực hiện, và hệ thống vẫn phụ thuộc nặng vào con người.

• Giai đoạn 1970–1980 – Hệ thống máy tính quản lý bảo trì sơ khai

Bước sang thập niên 1970, sự xuất hiện của máy tính doanh nghiệp (mainframe) giúp hình thành những hệ thống quản lý bảo trì đầu tiên. CMMS phiên bản sơ khai lúc này cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin thiết bị, phân công lệnh công việc và thiết lập lịch bảo trì định kỳ. Tuy nhiên, do giá thành phần cứng rất cao và yêu cầu kỹ thuật phức tạp, chỉ những doanh nghiệp lớn mới có khả năng triển khai. Mặc dù còn hạn chế, đây là nền móng quan trọng cho các phiên bản CMMS sau này.

• Giai đoạn 1990–2000 – CMMS thương mại phát triển mạnh

Khi máy tính cá nhân (PC) trở nên phổ biến, CMMS bước vào giai đoạn bùng nổ. Các phần mềm bắt đầu được cài đặt trực tiếp trên máy tính nội bộ (on-premise), có giao diện trực quan hơn và nhiều tính năng mở rộng như quản lý kho phụ tùng, báo cáo chi phí bảo trì và phân tích hiệu suất thiết bị. Chi phí triển khai giảm đáng kể, giúp CMMS tiếp cận được doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dù vậy, hệ thống vẫn thiếu khả năng kết nối linh hoạt và khó mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô.

• Giai đoạn 2010 đến nay – CMMS hiện đại trên nền tảng đám mây

Sự phát triển của công nghệ đám mây đã đưa CMMS sang một kỷ nguyên mới: triển khai nhanh hơn, truy cập mọi nơi, chi phí thấp và dễ mở rộng. CMMS hiện đại còn tích hợp với IoT để thu thập dữ liệu thời gian thực từ máy móc, giúp doanh nghiệp biết sớm tình trạng bất thường và chủ động bảo trì trước khi hỏng hóc xảy ra. Công nghệ AI được ứng dụng để dự báo sự cố, tối ưu lịch bảo trì và giảm tối đa thời gian ngừng máy. CMMS ngày nay không chỉ là công cụ quản lý bảo trì, mà là một nền tảng vận hành thiết bị thông minh hỗ trợ quản lý tài sản, quy trình, chi phí và hiệu suất tổng thể của toàn nhà máy.

3. Tính năng của hệ thống CMMS trong sản xuất

CMMS trong môi trường sản xuất không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì mà còn giúp doanh nghiệp vận hành dây chuyền ổn định, giảm downtime và tối ưu chi phí. Các tính năng chính bao gồm:

Quản lý tài sản & thiết bị (Asset Management)	Lưu trữ toàn bộ thông tin thiết bị: mã tài sản, thông số kỹ thuật, ngày mua, giá trị, khấu hao. Ghi nhận lịch sử sử dụng, hỏng hóc, sửa chữa theo từng tài sản. Theo dõi vị trí thiết bị trong nhà máy và mức độ quan trọng của từng máy. Giúp doanh nghiệp đánh giá tuổi thọ, chi phí sở hữu (TCO) và quyết định thay thế – đầu tư mới.
Quản lý lệnh công việc (Work Order Management)	Tạo – phân công – ưu tiên hóa lệnh công việc bảo trì. Theo dõi tiến độ xử lý theo thời gian thực. Ghi nhận thời gian thực hiện, nhân lực, phụ tùng đã sử dụng. Báo cáo chi tiết để đánh giá hiệu suất kỹ thuật viên và chi phí sửa chữa.
Lập kế hoạch & lịch bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance)	Tự động nhắc lịch bảo trì theo thời gian, số giờ chạy máy hoặc chu kỳ sản xuất. Giảm rủi ro hỏng hóc đột ngột và thời gian dừng máy không kế hoạch. Chuẩn hóa quy trình bảo trì phòng ngừa cho từng loại thiết bị. Tối ưu tần suất bảo trì dựa trên dữ liệu thực tế.
Bảo trì dự đoán khi tích hợp IoT	Thu thập dữ liệu từ cảm biến: độ rung, nhiệt độ, dòng điện, áp suất… Phát hiện bất thường trước khi sự cố xảy ra. Giúp doanh nghiệp chuyển từ “sửa khi hỏng” sang “ngăn hỏng trước khi xảy ra”. Giảm chi phí bảo trì lớn và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Quản lý vật tư – phụ tùng	Theo dõi tồn kho phụ tùng theo mã, nhóm, vị trí. Cảnh báo khi vật tư sắp hết hoặc quá hạn sử dụng. Gợi ý tái đặt hàng dựa trên lịch bảo trì hoặc mức tiêu thụ trung bình. Giảm tồn kho dư thừa nhưng vẫn đảm bảo linh kiện đủ để xử lý sự cố nhanh.
Quản lý nhân lực bảo trì	Giao việc cho kỹ thuật viên dựa trên năng lực, ca làm và mức độ ưu tiên. Theo dõi thời gian thực hiện, hiệu suất cá nhân, kỹ năng cần đào tạo. Hỗ trợ chấm công, nhật ký công việc trực tiếp trên mobile app. Đảm bảo phân bổ nguồn lực tối ưu giữa bảo trì định kỳ và bảo trì đột xuất.
Quản lý chi phí bảo trì	Ghi nhận đầy đủ: chi phí nhân công, phụ tùng, vật tư, thuê ngoài. So sánh chi phí thực tế với kế hoạch bảo trì. Tính toán Cost of Downtime (chi phí liên quan đến gián đoạn máy móc). Giúp ban lãnh đạo tối ưu ngân sách và dự báo chi phí vận hành.
Tích hợp dữ liệu (ERP – MES – IoT – SCADA)	Kết nối dữ liệu sản xuất (MES) để xác định thời điểm bảo trì phù hợp. Đồng bộ thông tin tài sản, phụ tùng, chi phí với ERP/Kế toán. Tích hợp BLE, RFID, IoT để theo dõi máy móc theo thời gian thực. Tạo “bức tranh 360 độ” về vận hành – tài sản – bảo trì.
Báo cáo & Dashboard phân tích bảo trì	Báo cáo MTBF, MTTR, tình trạng thiết bị theo thời gian. Dashboard realtime về số lệnh công việc, tồn kho, downtime. Phân tích dữ liệu để đề xuất cải tiến (continuous improvement). Hỗ trợ Lean Maintenance và TPM.
Quản lý an toàn – tuân thủ	Lưu trữ tài liệu SOP, checklist an toàn, giấy phép công việc (Work Permit). Nhắc lịch kiểm định thiết bị theo quy định pháp luật. Giảm rủi ro vi phạm an toàn lao động trong nhà máy. Hỗ trợ kiểm toán nội bộ và chứng nhận ISO 45001/9001.

4. Những lợi ích to lớn của phần mềm CMMS

4.1. Giảm chi phí bảo trì tổng thể

Như đã đề cập ở phần trên, phần mềm CMMS cho phép ghi lại thông tin về lịch sử bảo trì, bằng cách theo dõi và phân tích dữ liệu này, doanh nghiệp có thể nhận biết các xu hướng, vấn đề và sự cố tiềm ẩn trong quá trình bảo trì. Từ đó phát hiện, ngăn chặn sự cố từ sớm hoặc hỏng hóc đột ngột, tránh được những chi phí bảo trì không đáng có do các sự cố lớn và sửa chữa khẩn cấp.

Thay vì phải sửa chữa và thay thế toàn bộ thiết bị, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sửa chữa nhỏ hơn hoặc thay thế các linh kiện cụ thể, giúp tiết kiệm chi phí bảo trì.

4.2. Đảm bảo tiến độ sản xuất

Với việc lên kế hoạch và theo dõi công việc bảo trì định kỳ, hệ thống CMMS giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các thiết bị được kiểm tra và bảo trì đúng thời hạn, giữ cho quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ. Thay vì chờ đến khi thiết bị gặp sự cố hoặc hỏng hóc, hệ thống CMMS cho phép doanh nghiệp kiểm tra định kỳ, bảo trì các thiết bị để phát hiện và khắc phục các vấn đề sớm hơn, trước khi chúng gây ra thời gian ngừng hoạt động (downtime) không mong muốn.Từ đó, thời gian chết do sự cố và hỏng hóc được giảm thiểu đáng kể.

4.3. Hệ thống CMMS giúp tăng năng suất công việc

Hệ thống CMMS cung cấp cho các nhà quản lý bảo trì một công cụ quản lý và theo dõi tiến độ công việc của công nhân hiệu quả. Phần mềm cho phép các nhà quản lý phân công và giao nhiệm vụ một cách rõ ràng, giúp tăng cường sự phối hợp và tương tác giữa các nhóm làm việc. Nhân viên bảo trì có thể dễ dàng truy cập thông tin, lịch trình, hướng dẫn và tài liệu liên quan để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. 

4.4. Theo dõi tài sản và dữ liệu quan trọng

Phần mềm CMMS giúp tổ chức doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin về các tài sản thiết bị và dữ liệu quan trọng trong hoạt động sản xuất. Thông qua phần mềm CMMS, doanh nghiệp có thể lưu trữ lại thông tin về quyền sở hữu, vị trí, thông số kỹ thuật và lịch sử bảo trì của từng loại tài sản, máy móc thiết bị, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài sản và dữ liệu sản xuất trở nên đảm bảo hơn. 

4.5. Đảm bảo an toàn cho người lao động

Hệ thống CMMS cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng thông minh đảm bảo độ an toàn cho người lao động trong hoạt động bảo trì bao gồm: yêu cầu an toàn cơ bản, theo dõi nhật ký kiểm tra sức khoẻ của nhân viên, theo dõi độ an toàn của máy móc. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi cũng như quản lý chặt chẽ mọi hoạt động liên quan tới vấn đề an toàn lao động của công nhân trong nhà máy, hạn chế tối đa rủi ro từ tai nạn lao động. 

5. Review một số phần mềm CMMS phổ biến 

Thị trường CMMS hiện nay rất đa dạng, từ các giải pháp đơn giản dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đến những nền tảng mạnh mẽ được thiết kế cho các nhà máy có quy mô lớn và hệ thống thiết bị phức tạp. Mỗi phần mềm có thế mạnh riêng về quản lý tài sản, lập kế hoạch bảo trì, báo cáo hay khả năng tích hợp với MES/ERP/IoT.

Việc lựa chọn đúng giải pháp không chỉ giúp giảm thời gian dừng máy mà còn tối ưu chi phí bảo trì và tăng tuổi thọ thiết bị. Dưới đây là review một số phần mềm CMMS được sử dụng phổ biến trên thị trường để bạn tham khảo và lựa chọn phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.

5.1. Hệ thống quản lý bảo trì bảo dưỡng MMSX

Hệ thống quản lý thiết bị và bảo trì bảo dưỡng MMSX nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MESX do VTI Solutions phát triển với các tính năng mang đến những lợi ích giúp nâng cao năng suất cho nhà máy sản xuất như:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực cho lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát tiến độ bảo trì, bảo dưỡng, tra cứu các thông tin
• Kiểm soát thông tin bảo trì, bảo dưỡng, trạng thái công việc bảo trì, bảo dưỡng trong thời gian thực
• Giảm thiểu sai sót của con người trong quá trình thống kê, báo cáo công việc bảo trì, bảo dưỡng
• Đưa ra cái nhìn tổng thể về trạng thái của thiết bị: trạng thái hoạt động, tình trạng dừng – gián đoạn, thiết bị gặp sự cố, thiết bị cần bảo trì, hiệu suất của từng máy,… Bên cạnh đó, MMS-X cũng cho phép truy xuất bất cứ thông tin nào về lịch sử bảo trì trước đó cho từng dây chuyền, thiết bị

Đặc biệt, phần mềm quản lý bảo trì MMSX của VTI Solutions hỗ trợ cả 3 cấp độ bảo trì cho mọi loại hình sản xuất của doanh nghiệp bao gồm:

• Bảo trì phòng ngừa
• Bảo trì khắc phục 
• Bảo trì dự đoán

Với hệ thống quản lý bảo trì khoa học dựa vào lịch sử bảo trì bảo dưỡng, kết hợp cùng việc ứng dụng công nghệ AI & IoT mới nhất để thu thập cũng như phân tích các dữ liệu nhằm đưa ra kế hoạch tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Đây được xem là điểm mạnh tạo nên sự khác biệt cho phần mềm quản lý thiết bị MMS-X so với các hệ thống MMS khác trên thị trường. 

Ngoài những tính năng bảo trì bảo dưỡng cơ bản, phần mềm quản lý bảo trì MMS-X còn sở hữu những tính năng mở rộng đặc biệt khác như:

• Phân tích và đánh giá hiệu suất – quản lý tập trung thông tin thiết bị của nhiều nhà máy trên cùng 1 hệ thống giúp doanh nghiệp giám sát được năng suất hoạt động hiện tại của nhà máy
• Thiết lập master data đặc thù cho từng doanh nghiệp
• Kết hợp với các giải pháp AI & IoT bổ trợ trong việc tự động hóa thu thập dữ liệu – quản lý tập trung nguồn dữ liệu sản xuất quan trọng (như OEE, tính sẵn có của máy móc,..)
• Khả năng tích hợp, ví dụ tích hợp tầng quản trị và lập kế hoạch tổng thể ERP, MES,..
• Khả năng mở rộng quy mô triển khai, phát triển thêm tính năng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp 

Với đội ngũ kỹ thuật cao cùng nhiều năm kinh nghiệm là đối tác của các doanh nghiệp Nhật Bản, VTI Solutions chuyên cung cấp các phần mềm & giải pháp toàn diện cho khách hàng có nhu cầu cá nhân hóa sản phẩm và có khả năng mở rộng quy mô cao trong mọi ngành công nghiệp sản xuất. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu 1-1 và nhận bộ demo miễn phí cho giải pháp Quản lý bảo trì bảo dưỡng hàng đầu Việt Nam!

Nhận tư vấn miễn phí

5.2. Phần mềm MMS của ITG

ITG là công ty công nghệ tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp và nhà máy thông minh. Trong hệ sinh thái của ITG, một trong những sản phẩm nổi bật dành cho sản xuất là 3S MES — hệ thống điều hành và quản lý sản xuất, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, thiết bị, chất lượng và vận hành theo mô hình nhà máy thông minh.

Trong hệ sinh thái của ITG, một trong những sản phẩm nổi bật dành cho sản xuất là 3S MES — hệ thống điều hành và quản lý sản xuất, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, thiết bị, chất lượng và vận hành theo mô hình nhà máy thông minh.

Một số tính năng nổi bật của giải pháp gồm có:

• Quản lý vòng đời và hồ sơ thiết bị
• Tự động lập kế hoạch và lịch bảo trì
• Giám sát các chỉ số vận hành quan trọng của máy (độ rung, nhiệt độ, áp suất…) theo thời gian thực
• Báo cáo phân tích về sự cố dừng máy, hiệu suất thiết bị và chi phí bảo trì

Ưu điểm	Nhược điểm
Phần mềm toàn diện, “tất cả trong một” Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam Hỗ trợ tích hợp với hệ sinh thái của ITG	Chi phí và thời gian triển khai có thể cao hơn so với phần mềm đơn giản Một số doanh nghiệp nhỏ hoặc đơn giản có thể không cần hết toàn bộ tính năng Việc tùy biến theo đặc thù có thể đòi hỏi thời gian phân tích – triển khai ban đầu Nếu doanh nghiệp đã có nhiều phần mềm khác (ERP, kế toán, WMS…) — việc tích hợp có thể phức tạp

5.3. Giải pháp quản lý bảo trì Quasoft CMMS

Quasoft là một công ty phần mềm tại Việt Nam- chuyên phát triển các giải pháp quản trị nhà máy, sản xuất như ERP, MES, SPS, cũng như hệ thống quản lý bảo trì – CMMS.

Quasoft CMMS là phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì mà công ty phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp — đặc biệt các nhà máy, xưởng sản xuất — quản lý toàn diện thiết bị, máy móc, lịch bảo trì, vật tư, kho, chi phí,…

Phần mềm phù hợp với nhiều ngành: dệt may, chế biến thực phẩm, cơ khí, đóng gói — tức doanh nghiệp có dây chuyền, máy móc và cần bảo trì thường xuyên.

Quasoft CMMS trang bị bộ tính năng khá toàn diện, hỗ trợ quản lý bảo trì & thiết bị → giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, giảm rủi ro và tối ưu chi phí:

• Theo dõi và kiểm soát tồn kho vật tư hiệu quả, giảm thiểu gián đoạn và tối ưu chi phí bảo trì
• Dự đoán nguy cơ hỏng hóc dựa vào phân tích dữ liệu lịch sử
• Quản lý toàn bộ quy trình mua sắm minh bạch, hiệu quả
• Cho phép ghi nhận, theo dõi và xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành thiết bị hoặc hệ thống
• Quasoft CMMS cho phép theo dõi toàn diện tình trạng thiết bị, từ cấp hệ thống đến từng cấu kiện chi tiết, thông qua cấu trúc thiết bị phân cấp (Equipment BOM)

5.4. Phần mềm Quản lý Bảo trì SpeedMaint

SpeedMaint CMMS được phát triển bởi SpeedMaint Software One Member Co., Ltd. (tiền thân là CityWork Việt Nam), công ty thuộc nhóm doanh nghiệp công nghệ với hơn 20 năm kinh nghiệm từ công ty mẹ EKGIS.

SpeedMaint được thiết kế dưới dạng phần mềm đám mây (cloud-based), với phiên bản Web và Mobile — giúp doanh nghiệp truy cập và quản lý bảo trì thiết bị mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc vào máy chủ nội bộ.

SpeedMaint CMMS cung cấp bộ tính năng toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thiết bị và bảo trì theo cách chuyên nghiệp:

• Lưu trữ toàn bộ thông tin thiết bị: lịch sử sử dụng, vị trí, cấu trúc thiết bị, nhà thầu, phụ tùng liên quan
• Tạo lệnh bảo trì — cả bảo trì định kỳ (preventive) và bảo trì khắc phục (corrective), phân công công việc, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả
• Hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì tự động, nhắc nhở định kỳ
• Theo dõi tồn – xuất – nhập phụ tùng, vật tư thay thế; quản lý định mức tồn kho
• Cung cấp báo cáo chi tiết về công việc bảo trì, chi phí, hiệu suất thiết bị…
• Người dùng dễ dàng truy cập dữ liệu bảo trì — tạo lệnh, kiểm tra tình trạng thiết bị

Ưu điểm	Nhược điểm
Do chạy trên nền tảng cloud + hỗ trợ mobile — dễ triển khai, không cần đầu tư hạ tầng máy chủ nội bộ Quản lý toàn diện từ tài sản, công việc bảo trì, phụ tùng, kho, lịch bảo trì đến báo cáo Linh hoạt, dễ tùy biến theo ngành & đặc thù hoạt động Hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì định kỳ & bảo trì khắc phục, giúp bảo trì có hệ thống	Với các doanh nghiệp có yêu cầu bảo trì rất phức tạp hoặc có hệ thống máy móc đặc thù — có thể cần thêm tùy chỉnh mạnh, gây thêm chi phí và thời gian triển khai. Đối với doanh nghiệp không thường xuyên bảo trì hoặc có ít thiết bị — có thể không khai thác hết lợi ích từ phần mềm

Tạm kết

CMMS đang trở thành một trong những giải pháp quan trọng nhất giúp doanh nghiệp sản xuất vận hành ổn định, giảm thời gian dừng máy và tối ưu chi phí bảo trì. Từ lịch sử hình thành hơn 60 năm đến những phiên bản hiện đại tích hợp IoT và AI, CMMS đã chứng minh vai trò không thể thiếu trong việc số hóa bảo trì và nâng cao hiệu suất thiết bị.

Việc đầu tư CMMS một cách bài bản, đúng nhu cầu và phù hợp quy mô sẽ mang lại giá trị dài hạn, tạo nền tảng vững chắc cho hành trình chuyển đổi số và xây dựng nhà máy thông minh trong tương lai. Nếu doanh nghiệp hiểu rõ hiện trạng – xác định đúng mục tiêu – chọn đúng giải pháp, CMMS sẽ trở thành “trợ thủ chiến lược” trong quản trị thiết bị và vận hành sản xuất.

5432105/5 - (21 bình chọn)