Quy trình nhập kho thành phẩm: 6 bước chuẩn hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và giảm thất thoát

1. Quy trình nhập kho thành phẩm

1.1 Định nghĩa 

Nhập kho thành phẩm là quy trình đưa các sản phẩm đã hoàn thiện toàn bộ các công đoạn sản xuất, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng từ bộ phận sản xuất hoặc gia công vào kho để lưu trữ, quản lý và bảo quản. 

Đây là một nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng, chất lượng và giá trị của sản phẩm trước khi xuất kho hoặc bán ra thị trường. Quy trình này giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho chặt chẽ, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tối ưu không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.2 Mục đích của quy trình nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm giữ vai trò quan trọng trong quản lý kho, bởi đây là bước kết nối trực tiếp giữa sản xuất và tiêu thụ. Nếu nhập kho nguyên vật liệu tập trung vào đầu vào, thì nhập kho thành phẩm lại đảm bảo sản phẩm hoàn thiện được lưu trữ an toàn, sẵn sàng cho hoạt động bán hàng hoặc xuất dùng nội bộ.

• Đảm bảo thành phẩm đạt chuẩn trước khi nhập kho: Kiểm tra số lượng và chất lượng thành phẩm sau sản xuất, chỉ lưu kho những sản phẩm đạt yêu cầu.
• Chuẩn hóa chứng từ và ghi nhận chính xác giá trị hàng tồn kho: Lập phiếu nhập kho thành phẩm, cập nhật dữ liệu vào hệ thống để phục vụ hạch toán kế toán và báo cáo tài chính.
• Hỗ trợ hoạt động tiêu thụ và quản lý đơn hàng: Giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình trạng kho thành phẩm, lên kế hoạch giao hàng, xuất bán kịp thời, tránh thiếu hụt hoặc tồn đọng.
• Bảo toàn và tối ưu dòng chảy hàng hóa sau sản xuất: Ngăn ngừa thất thoát, nhầm lẫn khi nhập kho; đồng thời tối ưu việc sắp xếp, lưu trữ để quá trình xuất kho thành phẩm thuận lợi và nhanh chóng.

2. Các bước chi tiết trong quy trình nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm không chỉ đơn giản là đưa hàng từ xưởng vào kho, mà bao gồm nhiều bước kiểm soát chặt chẽ về chất lượng, số lượng, chứng từ và dữ liệu tồn kho. Dưới đây là các bước chi tiết và điều kiện cụ thể:

Bước 1: Tiếp nhận bàn giao thành phẩm từ sản xuất

Công việc:

• Sau khi sản xuất hoàn tất, hàng hóa được bàn giao kèm theo phiếu xuất xưởng hoặc biên bản bàn giao.
• Tài liệu phải thể hiện rõ: mã hàng, tên hàng, số lô, ngày sản xuất, số lượng.

Điều kiện:

• Hàng hóa đóng gói đúng tiêu chuẩn, dán nhãn/mã vạch đầy đủ.
• Có chữ ký xác nhận giữa sản xuất – QC – kho để tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Kiểm tra số lượng và chất lượng thành phẩm

Công việc:

• Kiểm tra số lượng: đếm, cân hoặc đo để đối chiếu với phiếu bàn giao.
• Kiểm tra chất lượng: ngoại quan (bao bì, nhãn mác, màu sắc) và kỹ thuật (kích thước, độ hoàn thiện, thông số sản phẩm).
• Hàng đạt chuẩn → chuyển sang bước lập phiếu nhập.
• Hàng lỗi (NG) → tách riêng, lập biên bản xử lý.

Điều kiện:

• Phải có checklist QC cho từng loại sản phẩm.
• QC xác nhận bằng chữ ký trước khi hàng được phép nhập kho.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Công việc:

• Lập phiếu nhập kho thành phẩm với đầy đủ thông tin: mã hàng, số lô, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
• Phiếu được in thành nhiều liên: lưu tại kho, gửi kế toán, gửi sản xuất/QC.

Điều kiện:

• Phiếu phải có chữ ký đủ của người giao – người nhận – thủ kho – kế toán trưởng.
• Dữ liệu trên phiếu khớp với hệ thống quản lý kho/ERP.

Bước 4: Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý kho

Công việc:

• Nhập thông tin từ phiếu nhập kho thành phẩm vào phần mềm quản lý kho (WMS/ERP).
• Gắn mã định danh (barcode, QR code, RFID) cho từng kiện hàng.
• Xác định vị trí lưu trữ trong sơ đồ kho.

Điều kiện:

• Hệ thống phải cập nhật real-time để đồng bộ với bộ phận kế toán, kinh doanh.
• Có cảnh báo khi dữ liệu nhập kho không khớp hoặc vượt định mức tồn.

Bước 5: Sắp xếp và lưu trữ thành phẩm trong kho

Công việc:

• Đưa hàng hóa vào đúng vị trí đã được phân bổ trong sơ đồ kho thành phẩm.
• Dán nhãn khu vực, gắn QR code để dễ dàng quản lý và truy xuất.
• Áp dụng nguyên tắc sắp xếp phù hợp:
  • FIFO (First In – First Out): hàng nhập trước xuất trước (áp dụng cho hàng hóa phổ thông).
  • FEFO (First Expired – First Out): xuất hàng gần hết hạn trước (áp dụng cho thực phẩm, dược phẩm).
  • LIFO (Last In – First Out): dùng cho một số ngành có giá trị tồn kho đặc thù (thép, vật liệu xây dựng).

Điều kiện:

• Hàng hóa phải được bảo quản theo tiêu chuẩn: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng.
• Khu vực kho sạch sẽ, an toàn phòng cháy chữa cháy.

Bước 6: Xác nhận hoàn tất và lưu trữ chứng từ

Công việc:

• Đối chiếu dữ liệu thực tế – phiếu nhập kho – hệ thống quản lý.
• Ký xác nhận hoàn tất quy trình nhập kho thành phẩm.
• Lưu chứng từ giấy và điện tử theo quy định (kế toán thường lưu 5-10 năm).

Điều kiện:

• Chứng từ khớp giữa các bộ phận: sản xuất – QC – kho – kế toán.
• Phần mềm có audit trail để phục vụ kiểm toán, báo cáo quản trị.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ khi ghi phiếu nhập kho – tránh sai sót dẫn đến tồn kho lệch.
• Cập nhật dữ liệu kịp thời để không ảnh hưởng báo cáo tồn kho và quyết toán.
• Tuân thủ quy định nội bộ và kế toán (Tài khoản 155), phục vụ kiểm toán.
• Nói về kiểm soát chéo, sử dụng công nghệ barcode/RFID, phân quyền.

3. Khó khăn doanh nghiệp thường gặp khi nhập kho thành phẩm

Mặc dù đã có quy trình, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải không ít rủi ro trong quá trình nhập kho thành phẩm. Những khó khăn phổ biến có thể kể đến:

• Sai sót khi ghi phiếu thủ công: nhập thiếu, nhập nhầm số lượng hoặc sai mã sản phẩm dẫn đến lệch số liệu tồn kho.
• Thiếu kiểm soát chất lượng: thành phẩm không đạt chuẩn vẫn bị đưa vào kho, gây ảnh hưởng đến chất lượng xuất bán và uy tín thương hiệu.
• Không đồng bộ dữ liệu với kế toán/ERP: chứng từ giấy và dữ liệu hệ thống chênh lệch, làm chậm trễ báo cáo và quyết toán.
• Truy xuất thông tin chậm khi cần báo cáo hoặc audit: việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ mất nhiều thời gian, đặc biệt khi doanh nghiệp phải đáp ứng chuẩn ISO/IATF.
• Thiếu minh bạch trong quản lý kho thành phẩm: dễ xảy ra thất thoát, nhầm lẫn khi nhập – xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.

Những “nút thắt” này không chỉ làm chậm trễ vận hành mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn về thất thoát tài sản và sai lệch dữ liệu. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp tiên phong đã nhận ra rằng chỉ chuẩn hóa quy trình thôi là chưa đủ; họ cần một giải pháp công nghệ để quản lý kho thành phẩm hiệu quả, minh bạch và bền vững.

4.WMSX – Giải pháp tối ưu hóa quy trình nhập kho thành phẩm cho doanh nghiệp

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, VTI Solutions đã phát triển WMSX – Hệ thống quản lý kho thông minh thế hệ mới, được thiết kế để chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhập kho thành phẩm và vận hành kho của doanh nghiệp.

• Ghi nhận nhập kho tự động bằng Barcode/QR Code/RFID: Xóa bỏ thao tác ghi chép thủ công; kiểm tra – đối chiếu số lượng, lô hàng, hạn sử dụng chính xác ngay tại điểm nhập; giảm thiểu sai sót con người.
• Đồng bộ dữ liệu realtime với ERP, MES, kế toán: Mọi nghiệp vụ nhập – xuất – tồn được cập nhật tức thì trên hệ thống; giúp CEO và CPO có số liệu chính xác để ra quyết định sản xuất, mua hàng và phân phối.
• Quản lý nhập – xuất – tồn minh bạch, đáp ứng chuẩn ISO/IATF: Tự động tạo phiếu nhập kho thành phẩm, theo dõi luồng hàng hóa theo chuẩn FIFO/FEFO; dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi kiểm toán nội bộ hoặc audit khách hàng.
• Tối ưu không gian lưu trữ & điều phối kho: Hệ thống gợi ý vị trí lưu kho hợp lý, phân bổ hàng hóa theo khu vực; giúp tăng hiệu suất sử dụng diện tích kho và giảm thời gian tìm kiếm – di chuyển.
• Báo cáo & dashboard trực quan: Cung cấp báo cáo tồn kho, nhập kho, xuất kho theo thời gian thực; hỗ trợ quản lý cấp cao theo dõi hiệu suất kho từ xa, ngay cả trên thiết bị di động.

5. Kết luận 

Quy trình nhập kho thành phẩm đóng vai trò then chốt trong vận hành kho, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng và giá trị hàng tồn. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở việc chuẩn hóa thủ công, doanh nghiệp vẫn đối mặt với nhiều rủi ro như sai sót dữ liệu, thiếu minh bạch hay chậm trễ trong truy xuất báo cáo.

Đó là lý do giải pháp công nghệ như WMSX của VTI Solutions trở thành bước tiến tất yếu. Với khả năng tự động hóa nhập kho, đồng bộ dữ liệu real-time và quản lý minh bạch theo chuẩn ISO/IATF, WMSX không chỉ tối ưu hiệu suất kho mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Liên hệ ngay VTI Solutions để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm demo hệ thống WMSX – Giải pháp quản lý kho thông minh thế hệ mới.

Nhận tư vấn miễn phí

6. FAQ

6.1 Quy trình nhập kho thành phẩm gồm những bước nào?

Gồm 6 bước: 

Bàn giao từ sản xuất → kiểm tra số lượng & chất lượng → lập phiếu nhập → cập nhật hệ thống WMS/ERP → sắp xếp lưu kho (FIFO/FEFO) → đối chiếu & lưu chứng từ. 

Đây là các bước nhập hàng hóa kho thành phẩm chuẩn để kiểm soát tồn kho.

6.2 Quy trình quản lý kho thành phẩm khác gì với quy trình nhập kho thành phẩm?

• Quy trình nhập kho: chỉ xử lý sản phẩm hoàn thiện đưa vào kho.
• Quy trình quản lý kho thành phẩm: bao quát toàn bộ nhập – xuất – tồn – kiểm kê – báo cáo.

6.3 Hạch toán nhập kho thành phẩm được thực hiện như thế nào?

Khi nhập kho:

• Nợ 155 – Thành phẩm
• Có 154 – Chi phí sản xuất dở dang

Khi xuất kho:

• Nợ 632 – Giá vốn hàng bán
• Có 155 – Thành phẩm

6.4 Những sai sót thường gặp khi nhập kho thành phẩm là gì?

• Ghi phiếu sai số lượng/mã hàng.
• Nhập cả thành phẩm lỗi.
• Không đồng bộ dữ liệu với kế toán/ERP.
• Khó truy xuất chứng từ khi audit.

5432100/5 - (0 bình chọn)