Case Study: Số hóa toàn diện quy trình mua hàng cho doanh nghiệp FDI Nhật Bản sản xuất linh kiện cao su ô tô

Một doanh nghiệp FDI Nhật Bản chuyên sản xuất linh kiện cao su cho ngành ô tô đang đối mặt với bài toán quen thuộc: quy trình mua hàng thủ công, phân tán khiến chi phí đội lên và rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng luôn thường trực. Với hàng trăm nhà cung cấp và khối lượng giao dịch lớn, việc kiểm soát bằng Excel và email không còn đáp ứng được yêu cầu. Nhận thức được điều đó, doanh nghiệp đã hợp tác với VTI Solutions để triển khai hệ thống quản lý mua hàng tập trung PMSX, hướng đến mục tiêu số hóa toàn diện và tối ưu vận hành.

1. Bối cảnh doanh nghiệp

Khách hàng là một doanh nghiệp FDI Nhật Bản hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm từ cao su phục vụ ngành công nghiệp ô tô, với các dòng sản phẩm chủ lực gồm ống dẫn nhiên liệu, ống dẫn khí, ống dẫn nước và nhiều loại ống mềm ô tô khác. Nhà máy chính của doanh nghiệp đặt tại khu công nghệ Thăng Long Vĩnh Phúc, đóng vai trò là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng linh kiện ô tô toàn cầu.

Là một thành viên của tập đoàn sản xuất đa quốc gia, doanh nghiệp vận hành một chuỗi cung ứng vô cùng phức tạp. Nguyên vật liệu đầu vào – chủ yếu là cao su cùng các phụ liệu chuyên dụng – được mua với khối lượng lớn và từ mạng lưới nhà cung cấp trải rộng cả trong và ngoài nước. Đặc thù của ngành công nghiệp ô tô luôn đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng và khả năng truy xuất nguồn gốc. Chính vì vậy, hoạt động mua hàng tại đây phải có độ chính xác cao, minh bạch và có khả năng kiểm soát theo thời gian thực.

2. Hiện trạng và bài toán đặt ra

Trước khi triển khai dự án, quy trình mua hàng tại doanh nghiệp vẫn phụ thuộc nhiều vào các phương thức thủ công và bán thủ công như Excel và trao đổi qua email. Cụ thể, đội ngũ vận hành của doanh nghiệp đang gặp phải các điểm nghẽn sau:

• Dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận: Thông tin mua hàng được lưu trữ rời rạc tại từng phòng ban khác nhau, không có một nguồn dữ liệu tập trung. Mỗi khi cần tổng hợp số liệu để báo cáo hoặc đối chiếu, các bộ phận phải làm việc qua nhiều file Excel và email riêng lẻ, dễ phát sinh sai lệch và tốn nhiều thời gian.
• Quy trình phê duyệt thủ công, kéo dài thời gian xử lý: Toàn bộ quy trình phê duyệt mua hàng chưa được tự động hóa và chưa có ký số điện tử, khiến mỗi đơn yêu cầu mua hàng phải đi qua nhiều bước trung gian bằng giấy tờ hoặc email, gây chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất.
• Khó kiểm soát tiến độ, giá mua và hiệu suất nhà cung cấp: Với khối lượng nhà cung cấp lớn trong và ngoài nước, doanh nghiệp thiếu công cụ để theo dõi tiến độ mua hàng theo thời gian thực, so sánh giá mua giữa các kỳ hoặc đánh giá một cách hệ thống mức độ tin cậy của từng nhà cung cấp, dẫn đến hạn chế trong việc tối ưu chi phí mua hàng.
• Khó truy vết lịch sử giao dịch: Khi cần kiểm tra lại một giao dịch mua hàng đã phát sinh nhằm phục vụ đối soát nội bộ hoặc giải trình với kiểm toán, đội ngũ vận hành thường phải lần lại email, file Excel cũ, mất nhiều thời gian mà độ chính xác vẫn không được đảm bảo.

Từ thực trạng đó, doanh nghiệp đã đặt ra ba bài toán cốt lõi cho đội ngũ VTI Solutions:

1. Doanh nghiệp cần một công cụ duy nhất để số hóa, kiểm soát và tối ưu vận hành mua hàng; 
2. Cần có cơ chế phê duyệt online với ký số điện tử để thay thế hoàn toàn quy trình giấy tờ; 
3. Cần hệ thống báo cáo theo dõi xuyên suốt từ yêu cầu mua hàng (PR), đơn đặt hàng (PO) đến nhận hàng (GR).

3. Giải pháp số hóa toàn diện quy trình mua hàng PMSX từ VTI Solutions

Sau quá trình khảo sát hiện trạng và phân tích nghiệp vụ thực tế tại nhà máy, đội ngũ VTI Solutions đề xuất triển khai PMSX – Hệ thống Quản lý Mua hàng (Procurement Management System), một nền tảng phần mềm mua hàng tập trung giúp số hóa toàn bộ quy trình mua hàng, đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch dữ liệu trên toàn hệ thống, đồng thời sẵn sàng tích hợp với hệ sinh thái công nghệ hiện có của doanh nghiệp.

3.1 Chuẩn hóa luồng nghiệp vụ mua hàng xuyên suốt trên một nền tảng

Với bài toán thiếu minh bạch quy trình và phê duyệt còn thủ công, PMSX chuẩn hóa toàn bộ chu trình mua hàng theo một luồng thống nhất: tạo yêu cầu mua hàng (PR) → tạo đơn đặt hàng (PO) → theo dõi giao hàng và nhận hàng (GR). Mọi bước trong luồng này được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, với cơ chế phân quyền rõ ràng theo từng vai trò trong tổ chức. Mỗi yêu cầu, mỗi đơn hàng đều có trạng thái cụ thể, người phụ trách xác định và lịch sử xử lý được ghi nhận đầy đủ, loại bỏ hoàn toàn vùng mờ vốn tồn tại trong quy trình thủ công trước đây.

Cơ chế phê duyệt trên hệ thống được tự động hóa và tích hợp ký số điện tử, giúp các cấp quản lý có thể xem xét, phê duyệt yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng mọi lúc, mọi nơi mà không cần chờ luân chuyển giấy tờ. Nhờ đó, thời gian xử lý mỗi yêu cầu được rút ngắn đáng kể, đồng thời giảm tối đa sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công vốn dễ phát sinh sai sót và chậm trễ.

3.2 Quản lý tập trung nhà cung cấp, giá mua và lịch sử giao dịch

PMSX cung cấp khả năng quản lý tập trung toàn bộ thông tin nhà cung cấp – từ hồ sơ, lead time, đến lịch sử giao hàng và giá mua qua từng kỳ. Đây chính là nền tảng dữ liệu giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả nhà cung cấp một cách hệ thống, thay vì dựa vào kinh nghiệm hoặc ghi nhớ cá nhân như trước. Với bài toán khó truy vết lịch sử giao dịch, hệ thống ghi nhận toàn bộ thao tác trong vòng đời một đơn hàng – ai tạo yêu cầu, ai phê duyệt, thời điểm xử lý từng bước – giúp doanh nghiệp trả lời mọi câu hỏi đối soát hoặc kiểm toán trong vài giây, thay vì mất nhiều ngày lần lại email và file lưu trữ rải rác.

3.3 Cung cấp dữ liệu thời gian thực phục vụ ra quyết định

Toàn bộ dữ liệu mua hàng được cập nhật theo thời gian thực, kết hợp với hệ thống dashboard và báo cáo phân tích trực quan. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ mua hàng, tình hình PR – PO – GR và hiệu suất nhà cung cấp ngay trên một màn hình tổng quan, từ đó đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, thay vì phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn như trước.

3.4 Tích hợp hệ sinh thái sẵn có của doanh nghiệp

Với bài toán đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, PMSX được xây dựng với kiến trúc mở, có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp như ERP, hệ thống quản lý kho và kế toán. Điều này tạo thành một hệ sinh thái quản trị mua hàng đồng bộ, không có điểm gián đoạn dữ liệu giữa các bộ phận – từ lúc phát sinh nhu cầu nguyên vật liệu cho đến khi ghi nhận chi phí tài chính.

Sáu module được thiết kế để vận hành như một dòng chảy dữ liệu liên tục: một yêu cầu mua hàng phát sinh từ PR sẽ tự động kế thừa dữ liệu master, được chuyển thành PO sau phê duyệt, đối chiếu với yêu cầu nhập kho khi hàng về, rồi khép lại bằng đề nghị thanh toán và phản ánh lên báo cáo tổng.

4. Kết quả và giá trị mang lại cho doanh nghiệp

Sau khi PMSX được đưa vào vận hành, những thay đổi dễ nhận thấy nhất nằm ngay ở những điểm từng là nút thắt lớn nhất của doanh nghiệp:

• Số hóa toàn diện quy trình mua hàng: Toàn bộ chu trình từ khởi tạo yêu cầu mua hàng đến đơn đặt hàng được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống, cắt bỏ phần lớn thao tác in ấn, ký nháy và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận như trước đây.
• Phê duyệt nhanh chóng, chính xác, kết hợp ký số điện tử: Các cấp quản lý có thể xem xét và phê duyệt yêu cầu mọi lúc, mọi nơi ngay trên hệ thống, không còn phải chờ văn bản giấy luân chuyển qua nhiều bàn làm việc, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý mỗi đơn hàng.
• Tạo ra dữ liệu tường minh, thống nhất và dễ tra cứu: Toàn bộ thông tin PR, PO, nhập kho, thanh toán và nhà cung cấp được lưu trữ tập trung trên cùng một nền tảng, giúp đội ngũ vận hành và ban lãnh đạo tra cứu, đối chiếu nhanh chóng mà không cần lần lại email hay nhiều file Excel rời rạc như trước.

Thông qua dự án này, doanh nghiệp đã từng bước chuẩn hóa và số hóa hoạt động mua hàng trên một nền tảng thống nhất, nâng cao khả năng kiểm soát quy trình, dữ liệu và nhà cung cấp. Kết quả đạt được không chỉ giải quyết các thách thức vận hành hiện tại mà còn tạo nền tảng cho việc kết nối và đồng bộ với các hệ thống quản trị khác trong tương lai.

Doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát quy trình mua hàng, quản lý nhà cung cấp hay tối ưu chi phí vận hành?

Liên hệ ngay với VTI Solutions để được tư vấn giải pháp PMSX phù hợp với đặc thù ngành sản xuất của doanh nghiệp bạn!