Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là gì? Chúng được diễn ra như thế nào và đâu là các phương pháp giúp cho doanh nghiệp sản xuất kiểm kê hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất? Nếu bạn đang phân vân về những vấn đề liên quan đến quy trình kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp của mình thì hãy cùng VTI Solutions đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số lượng hàng hóa trên sổ sách. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Những kế hoạch và chính sách kinh doanh hàng hóa sẽ được nghiên cứu, phân tích sẽ dựa theo hàng tồn kho. Đối với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay, việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dễ dẫn đến tình trạng tồn kho khiến cho doanh nghiệp tốn nhiều chi phí không cần thiết. 

2 Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến hiện nay

1.Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Tuỳ theo loại mặt hàng, số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng ngày hoặc hàng tuần. Cách thức này nên áp dụng với những doanh nghiệp sản xuất và bán những sản phẩm có giá trị cao, ít mặt hàng như doanh nghiệp sản xuất thiết bị, máy móc, xây dựng…

Việc kiểm kê hàng tồn thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những sai lệch và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp cần chi trả tiền công cho nhân lực kiểm tra hàng hoá cao hơn và bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng sẽ tốn thời gian với số lượng công việc lớn hơn.

2.Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ có thể thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo chu kỳ riêng của mỗi doanh nghiệp. Cách thức này hiện được áp dụng phổ biến trên thị trường, đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có sản phẩm số lượng lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình.

Kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực cho kế toán hơn so với hình thức kiểm kho kể trên. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của cách thức kiểm hàng này là tương đối khó phát hiện sai sót trong hàng hoá vì thời gian kiểm kê mỗi đợt khá xa nhau.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Những lưu ý trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm đó là lập kế hoạch chuẩn bị để đảm bảo cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho được diễn ra một cách nhanh và chính xác nhất. Không nên đợi đến khi có sản phẩm cần lưu kho thì mới bắt đầu chuẩn bị bởi việc gấp rút trong các thao tác lưu trữ và bảo quản sản phẩm có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm rối việc quản lý kho. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng trước sơ đồ lưu trữ dựa trên kế hoạch sản xuất. Đồng thời dự kiến thời gian lưu trữ, khối lượng, kích thước sản phẩm, quy trình kiểm tra… để xây dựng kế hoạch tối ưu khi sắp xếp hàng hóa trong kho.

Một kế hoạch tốt có thể giúp giải quyết nhiều vấn đề rắc rối cho doanh nghiệp:

• Luôn có chỗ trống cho sản phẩm mới
• Sản phẩm được sắp xếp có trật tự, dễ tìm kiếm
• Kiểm tra kho thuận tiện, nhanh chóng
• Số lượng sản phẩm trong kho phù hợp với khả năng lưu trữ của doanh nghiệp và với nhu cầu tiêu thụ
• Quản lý kho dễ dàng và hiệu quả, tối ưu chi phí lưu trữ

7 Bước cơ bản trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

• Bước 1: Dựa theo phần mềm quản lý và những báo cáo về tình trạng tồn kho để tiến hành xây dựng bảng thống kê hàng tồn kho đầy đủ, chi tiết theo thứ tự phù hợp. 
• Bước 2: Kiểm kê tại kho và ghi chú vào bảng thông tin về số lượng. Quá trình kiểm kho nên thực hiện hai người cùng kiểm hàng song song, ghi số liệu độc lập tại hai biên bản để đối chiếu sau khi hoàn thành.
• Bước 3: Hoàn thành kiểm kê và so sánh kết quả hai biên bản kiểm kê. Trong trường hợp có chênh lệch, người phụ trách kiểm kê cần đếm lại để có kết quả chính xác nhất.
• Bước 4: Chốt số lượng hàng hoá tồn kho thực tế và đối chiếu số lượng tương ứng trên báo cáo. Nếu chênh lệch, thủ kho và kế toán cần có giải trình chi tiết.
• Bước 5: Sau khi giải trình, kế toán điều chỉnh lại sự chênh lệch theo số liệu thực tế.
• Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng hoá và yêu cầu bên liên quan ký xác nhận.
• Bước 7: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đã hoàn thành nhưng nếu trường hợp có sai sót, những người quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời cho lần kiểm tra sau.

Những sai lầm dễ gặp phải trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

1. Chuẩn bị không gian lưu trữ và quy trình kiểm kê không đầy đủ

Nhìn chung, đây là sai lầm phổ biến nhất của tất cả các kho hàng, cho dù là mô hình doanh nghiệp nào. Một dấu hiệu cơ bản của việc chuẩn bị không đầy đủ là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho, trong đó thể hiện các phần có thể kiểm kê được và vị trí của chúng. Điều này sẽ dẫn tới những khó khăn và bất cập trong việc sắp xếp không gian kho, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng tồn kho khác nhau. Mặc dù có vẻ cơ bản, nhưng sự chuẩn bị nhỏ nhặt này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều giờ đau đầu khi tìm kiếm hàng hóa.

Đi cùng với việc chuẩn bị không gian lưu trữ đầy đủ là chuẩn bị quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những nhiệm vụ kiểm kê và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, thì quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ dễ xảy ra đứt gãy

2. Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những doanh nghiệp bán lẻ, để thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho họ cần thiết lập một kế hoạch rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được lưu trữ cẩn thận, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

3. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê, ngay cả khi chúng có vẻ không đáng kể. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng tiêu tốn chi phí để mua thêm hàng tồn kho, v.v…

4. Kiểm kê theo đầu mục lớn thay kiểm soát nhỏ lẻ

Thông thường, việc kiểm kê hàng tồn kho thường chỉ tập trung vào những hạng mục lớn của sản phẩm mà không đi vào chi tiết mẫu mã từng loại dễ dẫn tới những thiếu sót trong kết quả cuối cùng. Ví dụ: để tiết kiệm thời gian, thường người phụ trách sẽ chỉ kiểm kê theo từng kệ đỡ thay vì kiểm kê chi tiết từng chiếc áo trong kệ đỡ đó. Cụ thể hơn, trong kết quả kiểm kê theo kệ sẽ chỉ cho thấy có 20 chiếc áo, còn việc kiểm kê chi tiết lại cho thấy từ kệ đỡ đó có 10 chiếc áo cỡ M, 5 chiếc cỡ L và 5 chiếc cỡ XL. Điều này khiến cho doanh nghiệp khó nắm bắt được thông tin chi tiết của các mặt hàng nhỏ lẻ và không tận dụng tối ưu các hàng tồn có sẵn.

5. Chưa có kế hoạch giải quyết những mặt hàng tồn kho không rõ ràng

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên được thực hiện trước khi kiểm kê và thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện của họ. 3 mặt hàng tồn kho không rõ ràng phổ biến nhất hiện nay trong các doanh nghiệp bao gồm:

• Hàng tồn kho không rõ xuất xứ: những mặt hàng không rõ nguồn gốc hay không có các tài liệu lưu trữ trong quá trình xuất nhập về nhà kho
• Hàng tồn kho lưu trữ quá lâu: những mặt hàng được lưu trữ trong kho trong một thời gian dài vì một số tiêu chí như chưa phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp hay chất lượng hàng cần phải kiểm chứng lại
• Hàng tồn kho còn sót lại sau quá trình sản xuất: những mặt hàng dư thừa còn sót lại sau quá trình sản xuất cũng sẽ cần được tiếp tục  lưu trữ để dùng cho lần sản xuất sau cũng như giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường không có kế hoạch cụ thể cho việc lưu kho chúng trước khi tái sử dụng vào những dự án sau. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng một khu riêng biệt để làm kho lưu trữ cho những mặt hàng tồn kho không rõ ràng này và cử người chịu trách nhiệm riêng. 

Làm thế nào để khiến quy trình kiểm kê hàng tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác cho doanh nghiệp?

Để quá trình kiểm kho dễ dàng và nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc những lưu ý sau:

1. Phân loại sản phẩm tồn kho

Những chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh đã đưa ra lời khuyên cho những doanh nghiệp sản xuất nên chia số lượng tồn kho thành nhiều nhóm. Nhóm A là những mặt hàng giá cao, nhập số lượng ít. Nhóm B là gồm những mặt hàng ở khoảng giữa có giá bán vừa phải. Nhóm C là những mặt hàng nhập giá thấp, khả năng bán nhanh. Việc phân chia này giúp doanh nghiệp có giải pháp phù hợp khi kiểm kê kho hàng để hạn chế tốn chi phí lưu kho.

Xem thêm: 4 Mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến hiện nay: EOQ, POQ, PDM, ABC 

2. Theo dõi toàn diện thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp cần ghi chép mọi thông tin về các sản phẩm trong kho như SKU, mã vạch, số lô, xuất xứ, nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cần theo dõi chi phí của từng mặt hàng để có phương án thay đổi phù hợp.

3. Nhất quán trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Để tránh những vấn đề đau đầu như số liệu không khớp, quy trình kiểm kê sai sót bạn cần đảm bảo nhân viên kho và nhân viên nhập hàng có phương pháp làm việc thống nhất. Điều này giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn, ít xảy ra những sai sót không đáng có.

4. Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý kho vào kiểm kê hàng hóa

Một phương pháp đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp nhanh gọn và chính xác là ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý kho thông minh. Sử dụng bảng tính, quản lý kho bằng excel hay sổ ghi chép thủ công hiện nay có khá nhiều nhược điểm không phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay. 

Vì vậy ,các doanh nghiệp nên xem xét ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp mình. Phần mềm này sẽ giúp công việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đơn giản, dễ dàng và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, trước khi chọn bất kỳ công nghệ phần mềm nào doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ để đảm bảo phù hợp nhất với nhu cầu.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cùng giải pháp WMS-X

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

Xem thêm: WMS Là Gì? 5 Phút Hiểu Về Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng WMS

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

VTI Group

5432105/5 - (1 bình chọn)