Quy trình nhập kho hàng hóa: Hướng dẫn chi tiết từ A–Z cho doanh nghiệp

1. Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho được định nghĩa là một chuỗi các hoạt động nhằm đưa hàng hóa, nguyên liệu vào kho để chuẩn bị cho sản xuất hoặc bán hàng. Quy trình nhập kho hàng hóa bao gồm các bước như lập kế hoạch nhập kho, tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa, lập phiếu nhập kho, nhập hàng vào kho và lưu trữ chứng từ liên quan.

Mục tiêu của quy trình nhập hàng là đảm bảo hàng hóa được nhập vào kho một cách chính xác về số lượng, chất lượng và được quản lý minh bạch, hiệu quả nhằm phục vụ tốt cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng quy trình nhập kho chuẩn

• Đảm bảo tính chính xác hàng hóa: Kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng giúp số lượng và chất lượng hàng nhập khớp chứng từ, giảm sai sót.
• Quản lý hàng tồn hiệu quả: Dữ liệu nhập kho đầy đủ giúp nắm bắt chính xác số lượng, hỗ trợ kế hoạch sản xuất, mua bán tránh thiếu hụt hay dư thừa.
• Tối ưu thời gian và nguồn lực: Sơ đồ quy trình nhập kho rõ ràng giúp nhập kho nhanh, giảm thủ tục rườm rà, phân công công việc hiệu quả.
• Bảo quản hàng hóa tốt: Sắp xếp khoa học giảm rủi ro hư hỏng, mất mát, dễ tìm kiếm khi cần.
• Giảm rủi ro, chi phí: Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa giúp hạn chế thất thoát, sai sót và chi phí phát sinh.
• Cải thiện theo dõi, truy xuất: Dữ liệu nhập kho đầy đủ thuận tiện kiểm tra, đối chiếu khi cần.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Quy trình nhập hàng vào kho bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp, củng cố niềm tin với khách hàng và đối tác.

Vai trò trong chuỗi cung ứng và kế toán kho:

• Với quản lý kho: Giúp giảm thất thoát hàng hóa, tối ưu diện tích lưu trữ, dễ dàng kiểm soát và theo dõi hàng tồn.
• Với kế toán kho: Đảm bảo chứng từ chuẩn xác, minh bạch, thuận tiện cho kiểm toán và kiểm tra nội bộ.
• Với sản xuất: Đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào đúng chuẩn, kịp thời, tránh gián đoạn dây chuyền sản xuất.

Quản lý kho và kế toán kho là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục. Việc nắm rõ quy trình nhập kho hàng hóa và áp dụng sơ đồ nhập kho hàng hóa chuẩn sẽ là chìa khóa để tối ưu quản lý và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

2. Các yếu tố cần có để xây dựng quy trình nhập kho chuẩn

Để thiết lập quy trình nhập kho chuẩn, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng bộ từ chứng từ, nhân sự, cơ sở hạ tầng đến công nghệ hỗ trợ. Một hệ thống nhập kho bài bản sẽ giúp giảm sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu chi phí vận hành.

2.1. Chuẩn chứng từ

Để thiết lập quy trình nhập kho hàng hóa chuẩn, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng bộ từ chứng từ, nhân sự, cơ sở hạ tầng đến công nghệ hỗ trợ. Một hệ thống nhập kho bài bản sẽ giúp giảm sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu chi phí vận hành.

2.2 Nhân sự kho được đào tạo

Đội ngũ nhân viên kho cần nắm rõ các bước trong quy trình nhập kho, phối hợp chặt chẽ với QC và kế toán. Việc đào tạo định kỳ giúp hạn chế rủi ro như nhập sai vị trí hoặc ghi sai số lượng – những lỗi nhỏ nhưng có thể gây ách tắc cả dây chuyền sản xuất.

2.3 Cơ sở hạ tầng kho

Một kho hàng đạt chuẩn cần có sơ đồ quy trình nhập kho và khu vực kiểm hàng riêng trước khi nhập chính thức. Doanh nghiệp nên trang bị thêm cân điện tử, máy quét barcode, pallet, xe nâng. Hạ tầng tốt giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn, đồng thời dễ dàng triển khai sơ đồ nhập kho hàng hóa để tối ưu không gian lưu trữ.

2.4 Công nghệ hỗ trợ

Doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý bằng Excel nhưng dễ sai sót, thiếu tính đồng bộ. ERP phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn nhưng chi phí cao, triển khai phức tạp. Giải pháp tối ưu hiện nay là WMS (Warehouse Management System) – phần mềm quản lý kho thông minh giúp kiểm soát hàng tồn theo thời gian thực, tự động đối chiếu chứng từ và hỗ trợ kiểm toán nhanh chóng.

2.5 Chuẩn hóa SOP trong nhập kho

 Để quy trình vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần xây dựng và tuân thủ SOP (Standard Operating Procedure). Trong nhập kho, SOP là tập hợp các bước và tiêu chuẩn thống nhất từ tiếp nhận chứng từ, kiểm hàng, lập phiếu nhập đến sắp xếp lưu trữ. Khi SOP được áp dụng, mọi nhân sự sẽ thao tác đồng nhất, hạn chế tối đa sai sót, dễ audit và rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới.

3. Quy trình nhập kho theo các loại hàng hóa

3.1 Quy trình nhập kho chuẩn 

Dưới đây là triển khai chi tiết các bước trong quy trình nhập kho hàng hóa theo tiêu chuẩn ISO, được tổng hợp từ các nguồn chuẩn xác và đầy đủ. 

Bước 1: Tiếp nhận thông tin nhập hàng và lập kế hoạch nhập kho

Mục tiêu: Có kế hoạch tiếp nhận rõ ràng (thời gian–nhân sự–vị trí–thiết bị), tránh ách tắc cổng/khu nhận.
Bộ phận liên quan: Phòng Mua hàng, Kế toán kho, Quản lý kho.

Đầu vào/Chứng từ: PO, hợp đồng, ASN (Advance Shipping Notice nếu có), lịch xe/nhà vận chuyển, yêu cầu đặc thù (FEFO, bảo quản lạnh…).
Quy trình chi tiết:

1. Nhận PO/ASN, xác nhận loại hàng – số lượng – UOM – ngày giờ giao.
2. Đặt lịch time-slot cho xe vào cổng; dự trù dock/đội bốc xếp/xe nâng.
3. Chuẩn bị khu kiểm hàng, khu cách ly (quarantine) cho hàng cần QC.
4. In sẵn biểu mẫu kiểm đếm/tem nhãn tạm, cấp thẻ khách/xe theo quy định an toàn.

Điểm kiểm soát: PO được duyệt; time-slot được xác nhận; có phương án dự phòng nếu trễ lịch.

 KPI gợi ý: % xe đúng hẹn; % PO có ASN; % ca có đủ nhân sự/thiết bị. 

Tự động hóa với WMSX: Tạo lịch tiếp nhận, phát sinh task nhận hàng, gửi thông báo tới liên quan; hiển thị dock capacity theo giờ.

Bước 2: Tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra chứng từ

Mục tiêu: Vào cổng an toàn, dỡ hàng đúng PO, đối chiếu chứng từ 1:1.
Bộ phận liên quan: Nhân viên kho, Kế toán kho.

Đầu vào/Chứng từ: PO, Invoice, Packing list, Phiếu giao hàng/Delivery note, Tem/chứng nhận chất lượng (nếu có), ảnh niêm phong/biên bản kẹp chì (nếu container).
Quy trình chi tiết:

1. Check-in: xác minh xe/biển số/tài xế; kiểm tra niêm phong (nếu container).
2. Dỡ hàng tại khu nhận; phân loại theo số lô/đợt, tách khu hàng thường–hàng cần QC.
3. Đối chiếu chứng từ: mã hàng, số lượng, lot/serial, HSD (nếu có).
4. Ghi nhận sai lệch ban đầu (rách vỡ, thiếu/ thừa kiện) → biên bản nhận hàng.

Điểm kiểm soát: Chứng từ đầy đủ; số kiện nhận = số kiện trên packing list; không dỡ hàng khi niêm phong sai/không có PO.

KPI gợi ý: Thời gian dock-to-receive; % chứng từ đủ/đúng; số biên bản sai lệch/100 PO.

Tự động hóa với WMSX: Scan PO để sinh Receiving Task, kiểm đếm bằng barcode, chụp ảnh biên bản gắn vào PO.

Bước 3: Kiểm tra chất lượng và đối chiếu

Mục tiêu: Xác nhận chất lượng đạt chuẩn trước khi nhập kho khả dụng.
Bộ phận liên quan: QC, Nhân viên kho, Phòng Mua hàng (nếu cần).

Đầu vào/Chứng từ: PO, tiêu chuẩn kỹ thuật/spec, AQL sampling plan, phiếu kiểm chất lượng, nhãn mẫu retain (nếu cần).

Quy trình chi tiết:

1. Lấy mẫu theo AQL/FEFO; kiểm ngoại quan (tem, nhãn, seal), trọng lượng, kích thước, test nhanh (nếu quy định).
2. Đối chiếu với PO/spec: mã, lô, COA (nếu NVL), HSD/NSX.
3. Phân loại: Pass → dán nhãn Đạt; Fail → Cách ly/Quarantine, lập NCR (Non-Conformance Report).
4. Phối hợp xử lý: trả/đổi/giảm giá; cập nhật hồ sơ nhà cung cấp.

Điểm kiểm soát: 100% lô NVL có kết quả QC trước khi nhập khả dụng; đường đi hàng lỗi tách biệt.

KPI gợi ý: Tỷ lệ Fail rate theo NCC; QC lead time; % hồ sơ COA/HSD hợp lệ.

Tự động hóa với WMSX: Tạo Quality Hold, ghi nhận kết quả QC theo lô/serial; tự động mở khả dụng khi Pass.

Bước 4: Lập phiếu nhập kho và hoàn tất thủ tục

Mục tiêu: Ghi nhận hợp lệ, đủ pháp lý; khớp PO – Receiving – Invoice (3-way match).
Bộ phận liên quan: Nhân viên kho, Kế toán kho, Quản lý kho.

Đầu vào/Chứng từ: PO, Phiếu giao hàng, Kết quả QC, Invoice, Biên bản sai lệch (nếu có).

 Quy trình chi tiết:

1. Lập GRN/Phiếu nhập từ dữ liệu nhận + QC Pass.
2. 3-way match: số dòng, số lượng, đơn giá (nếu tích hợp ERP).
3. Trình ký duyệt (Thủ kho → Kế toán kho → Quản lý), lưu bản cứng & bản mềm.

Điểm kiểm soát: Không phát hành GRN khi QC chưa Pass; sai lệch vượt ngưỡng phải có phê duyệt.

 KPI gợi ý: % GRN đúng ngay lần đầu; thời gian lập GRN/PO; số case phải điều chỉnh.

Tự động hóa với WMSX: Tự tạo GRN từ Receiving; cảnh báo chênh lệch; đính kèm chứng từ điện tử.

Bước 5: Sắp xếp và định vị hàng hóa trong kho

Mục tiêu: Đặt hàng vào đúng vị trí tối ưu để dễ tìm – dễ lấy – an toàn – tuân thủ FIFO/FEFO.
Bộ phận liên quan: Nhân viên kho, Quản lý kho.

Đầu vào/Chứng từ: GRN, sơ đồ kho, quy tắc slotting (theo kích thước, trọng lượng, ABC, tần suất xuất), nhãn vị trí.

Quy trình chi tiết:

1. WMS (hoặc sơ đồ) gợi ý vị trí: khu Bulk/Rack/Pick-face; tầng kệ theo tải trọng.
2. Putaway: sử dụng xe nâng/pallet; dán nhãn vị trí + mã lô; chụp ảnh (nếu quy định).
3. Cập nhật xong nhiệm vụ để giải phóng khu nhận.

Điểm kiểm soát: 100% kiện có nhãn vị trí; không xếp quá tải; lối đi an toàn.

KPI gợi ý: Thời gian Receiving→Putaway; % putaway đúng vị trí ngay lần đầu; không gian sử dụng (% occupancy).

Tự động hóa với WMSX: Sinh Putaway Task theo slotting rules; quét barcode vị trí; theo dõi realtime location.

Bước 6: Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho

Mục tiêu: Dữ liệu tồn kho real-time, đầy đủ lô/serial/UOM, sẵn sàng cho sản xuất–bán hàng–kế toán.
Bộ phận liên quan: Nhân viên kho, Kế toán kho.

Đầu vào/Chứng từ: GRN, danh sách lô/serial, quy đổi UOM, bảng định mức (nếu NVL).

Quy trình chi tiết:

1. Ghi nhận lô/serial/HSD, quy đổi UOM (thùng – hộp – cái).
2. Đồng bộ với ERP/GL (nếu tích hợp): tài khoản kho, thuế, giá vốn.
3. Thiết lập quy tắc xuất (FIFO/FEFO/LIFO), cảnh báo tồn tối thiểu – tối đa.

Điểm kiểm soát: Dữ liệu GRN = tồn thực; lô/serial không thiếu; mapping tài khoản đúng.

KPI gợi ý: % đồng bộ ERP thành công; số lỗi dữ liệu/1000 dòng; thời gian cập nhật.

Tự động hóa với WMSX: Tự sync ERP; bắt buộc nhập lot/serial/HSD; khóa transaction nếu thiếu trường bắt buộc.

Bước 7: Báo cáo và đối chiếu tồn kho

Mục tiêu: Minh bạch số liệu; phát hiện sai lệch sớm; nâng cao hiệu quả nhà cung cấp.
Bộ phận liên quan: Kế toán kho, Nhân viên kho, Quản lý kho.

Đầu vào/Chứng từ: Sổ kho, báo cáo ERP/WMS, biên bản kiểm kê, log sai lệch/NCR.

Quy trình chi tiết:

1. Lập báo cáo nhập–tồn theo ngày/tuần/tháng; đối chiếu chéo sổ – hệ thống – thực tế.
2. Ghi nhận chênh lệch (thừa/thiếu/hư hỏng), phân tích nguyên nhân (5 Whys).
3. Scorecard NCC: tỷ lệ đúng hẹn, chất lượng, sai lệch chứng từ.
4. Lập kế hoạch kiểm kê chu kỳ (cycle count) và hành động khắc phục (CAPA).

Điểm kiểm soát: Biên bản đối chiếu có chữ ký; sai lệch > ngưỡng phải có CAPA.

KPI gợi ý: Tỷ lệ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy); Shrinkage; OTIF từ NCC; số CAPA hoàn thành đúng hạn.

Tự động hóa với WMSX: Dashboard realtime, báo cáo Cycle Count, Vendor scorecard, cảnh báo sai lệch.

3.2 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Các bộ phận có nhu cầu nhập nguyên vật liệu thông báo kế hoạch nhập kho, sắp xếp nhân sự và chuẩn bị các điều kiện cần thiết.

Bước 2: Đối chiếu và kiểm đếm vật liệu

Thủ kho đối chiếu số lượng, chất lượng nguyên vật liệu thực tế với phiếu đề nghị nhập, đơn đặt hàng. Nếu phát hiện hư hỏng hoặc sai lệch, lập biên bản báo cáo để xử lý.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra, lập phiếu nhập kho, kèm các chứng từ như hóa đơn, phiếu yêu cầu nhập, chuyển cho kế toán đối chiếu.

Bước 4: Nhập kho và sắp xếp vật liệu

Thủ kho nhập kho nguyên vật liệu vào hệ thống quản lý, sắp xếp vật liệu vào vị trí kho phù hợp.

Bước 5: Ký nhận và lưu trữ chứng từ

Thủ kho ký nhận trên phiếu nhập kho, lưu trữ chứng từ theo quy định.

Bước 6: Ghi sổ và hạch toán

Bộ phận kế toán ghi nhận nhập kho vào sổ sách, hạch toán theo quy định của doanh nghiệp.

3.3 Quy trình nhập kho thành phẩm 

Bước 1: Tập kết hàng hóa thành phẩm tại kho

Các thành phẩm đã hoàn tất được vận chuyển và tập kết tại kho, dưới sự giám sát của các bộ phận liên quan để đảm bảo số lượng và chất lượng khi giao nhận.

Bước 2: Kiểm đếm, kiểm tra và sắp xếp

Nhân viên kho cùng bộ phận giám sát tiến hành kiểm đếm số lượng hàng hóa, kiểm tra chất lượng dưới sự chứng kiến của các bên có thẩm quyền, sau đó sắp xếp hàng hóa vào vị trí lưu trữ đã quy định.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Bộ phận kế toán hoặc kho dựa trên kết quả kiểm đếm lập phiếu nhập kho ghi rõ thông tin sản phẩm, số lượng, ngày nhận và chữ ký xác nhận của các bên liên quan nhằm quản lý minh bạch.

Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sau khi lập cần được trình lên ban giám đốc, kế toán trưởng hoặc cấp quản lý phù hợp để xem xét, phê duyệt và giữ chữ ký, con dấu hợp lệ.

Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho vào thẻ kho

Sau khi phê duyệt, phiếu nhập kho được gửi lại cho thủ kho để cập nhật vào hệ thống quản lý kho hoặc sổ sách, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác.

Bước 6: Lưu trữ chứng từ và hoàn tất hồ sơ

Thủ kho lưu giữ các giấy tờ liên quan và chuyển bộ phận kế toán lưu trữ, hoàn tất quá trình nhập kho thành phẩm.

3.4  Quy trình nhập kho vật tư

Bước 1: Yêu cầu nhập kho vật tư

Người phụ trách mua hàng hoặc người trực tiếp nhận vật tư gửi yêu cầu nhập kho. Yêu cầu này có thể bằng lời nói hoặc văn bản tùy quy định từng doanh nghiệp.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán kho nhận yêu cầu, lập phiếu nhập kho thành nhiều liên để lưu trữ và giao cho các bên liên quan. Trong một số trường hợp, thủ kho cũng có thể cùng tham gia lập phiếu nhập kho.

Bước 3: Bàn giao vật tư

Nhân viên mua hàng giao vật tư đã mua cho thủ kho theo phiếu nhập kho.

Bước 4: Kiểm đếm và kiểm tra vật tư

Thủ kho và bộ phận liên quan kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng vật tư so với phiếu nhập kho. Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu, lập biên bản báo cáo xử lý theo quy định.

Bước 5: Xác nhận nhập kho và ghi chép

Thủ kho ký xác nhận trên phiếu nhập kho, lưu một liên phiếu, ghi thông tin vào thẻ kho. Phiếu nhập kho cũng được giao cho kế toán và người nhập hàng mỗi bên một liên.

Bước 6: Ghi sổ và hạch toán

Bộ phận kế toán kho căn cứ phiếu nhập kho ghi sổ sách, hạch toán hàng nhập kho theo quy định kế toán.

4. Rủi ro thường gặp & Cách tối ưu quy trình nhập kho 

4.1 Rủi ro thường gặp trong quy trình nhập kho

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các rủi ro khiến quy trình nhập kho hàng hóa thiếu chính xác, gây ảnh hưởng đến kiểm soát tồn kho và báo cáo tài chính:

• Nhóm con người: Sai lệch số lượng do kiểm đếm thủ công, nhập nhầm hoặc bỏ sót hàng hóa.
• Nhóm quy trình: Lỗi ghi nhận chứng từ, nhập sai vị trí khiến hàng dễ thất lạc, khó tìm khi cần.
• Nhóm công nghệ: Dữ liệu không đồng bộ giữa các bộ phận dẫn đến xử lý chậm, khó truy xuất khi kiểm toán (audit).

4.2 Cách tối ưu quy trình nhập kho hiệu quả

Để hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp có thể áp dụng những giải pháp sau:

• Chuẩn hóa SOP nhập kho: Xây dựng quy trình chi tiết từ bước tiếp nhận, kiểm tra, ghi nhận đến lưu kho.
• Ứng dụng công nghệ nhận diện: Sử dụng barcode/QR code hoặc RFID để giảm sai sót thủ công, tăng tốc độ nhập liệu.
• Đào tạo nhân sự định kỳ: Giúp nhân viên kho nắm rõ nghiệp vụ, hạn chế sai sót trong kiểm đếm và ghi nhận.
• Ứng dụng phần mềm quản lý kho (WMSX): Tự động hóa quy trình nhâp-xuất khó, lên cáo thống kê hàng trong kho giúp doanh nghiệp tối ưu trong việc quản lý. 

Trong thực tế, quy trình nhập kho thủ công thường mất nhiều thời gian để đối chiếu chứng từ, kiểm tra số lượng – chất lượng, cập nhật Excel và báo cáo cho các bộ phận liên quan. Điều này dễ dẫn đến tình trạng nhập sai, nhầm vị trí lưu trữ, dữ liệu không đồng bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành kho và quá trình kiểm toán sau này.

Để giải quyết những hạn chế đó, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh WMSX của VTI Solutions. Đây là giải pháp tối ưu giúp tự động hóa toàn bộ quy trình nhập kho, mang lại những giá trị nổi bật:

• Tự động đối chiếu PO – phiếu nhập: Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và so khớp đơn đặt hàng (PO) với phiếu nhập, loại bỏ sai sót nhập liệu thủ công và giúp nhân viên rút ngắn thời gian kiểm tra chứng từ.
• Kiểm soát vị trí hàng hóa theo thời gian thực (realtime): Ngay khi hàng hóa được nhập, WMSX gán mã định danh và cập nhật vị trí lưu trữ trong kho, giúp sắp xếp hợp lý, tránh nhầm lẫn, đồng thời hỗ trợ nhân viên tìm kiếm nhanh chóng.
• Truy xuất nguồn gốc nhanh chóng: Hệ thống lưu toàn bộ lịch sử nhập kho theo lô, nhà cung cấp, nhân sự phụ trách…, cho phép doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra thông tin khi có yêu cầu audit hoặc kiểm toán.
• Tích hợp dữ liệu với ERP & hệ thống kế toán: WMSX đồng bộ dữ liệu kho với các hệ thống quản trị khác, đảm bảo thông tin minh bạch, giảm chồng chéo và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán.

5. Kết luận 

Quản lý kho hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc nắm rõ các bước trong quy trình nhập – xuất – tồn, mà còn ở khả năng nhận diện, dự đoán và kiểm soát rủi ro tiềm ẩn trong suốt quá trình vận hành. Nếu chỉ quản lý thủ công bằng giấy tờ hay Excel, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng số liệu chênh lệch, khó kiểm kê, mất nhiều thời gian xử lý, dẫn đến trì trệ trong ra quyết định. 

Ngược lại, khi áp dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa toàn bộ quy trình, đảm bảo dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, hạn chế tối đa sai sót, tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa, đồng thời tối ưu chi phí vận hành. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, phục vụ khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

Hãy đăng ký trải nghiệm demo WMSX ngay hôm nay để thấy rõ cách công nghệ giúp bạn biến quản lý kho thành lợi thế cạnh tranh bền vững.

Nhận demo miễn phí

6. FAQ – Giải đáp nhanh về quy trình nhập kho

6.1 Quy trình nhập kho gồm những bước nào?
Quy trình nhập kho thông thường trải qua các bước:

Chuẩn bị chứng từ – kiểm đếm – lập phiếu nhập – sắp xếp hàng vào vị trí – lưu hồ sơ.

6.2 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi nhập kho hàng hóa?

• Hồ sơ/chứng từ liên quan (hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn).
• Kế hoạch nhập hàng (thời gian, số lượng, vị trí lưu trữ).
• Nhân sự kiểm hàng và trang thiết bị hỗ trợ (máy quét mã vạch, xe nâng, giá kệ).
• Hệ thống quản lý kho (Excel hoặc phần mềm WMS) để ghi nhận dữ liệu.

6.3 Thời gian hoàn thành quy trình nhập kho thường là bao lâu?
Tùy quy mô và công nghệ, thời gian có thể khác nhau:

• Doanh nghiệp nhỏ (quản lý thủ công/Excel): 2 – 4 giờ cho một lô hàng.
• Doanh nghiệp áp dụng WMS/kho tự động: rút ngắn còn 30 phút – 1 giờ, nhờ quy trình chuẩn và tự động hóa.

6.4 Bao lâu cần lập báo cáo nhập kho một lần?

• Thông thường, báo cáo nhập kho được lập theo ngày để đảm bảo cập nhật liên tục.
• Với doanh nghiệp sản xuất – xuất nhập khẩu lớn, có thể yêu cầu báo cáo theo ca, theo tuần hoặc theo tháng tùy chính sách quản trị.

6.5 Ai chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hóa khi nhập kho?

• Bộ phận kho: tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa.
• Bộ phận QC/QA (nếu có): kiểm tra chất lượng, đặc biệt trong sản xuất.
• Kế toán kho: đối chiếu, xác nhận chứng từ và ghi nhận vào sổ sách/hệ thống.

5432100/5 - (0 bình chọn)