Theo một báo cáo của Tổ chức Logistics và Supply Chain Management (LSCM), khoảng 60% các doanh nghiệp đang vấp phải các vấn đề liên quan đến quản lý kho vật tư. Trong đó, vấn đề về tồn kho dư thừa và thiếu hụt vẫn là một trong những vấn đề chính. Đồng thời, việc quản lý dữ liệu và thông tin về kho vật tư vẫn còn nhiều khó khăn. Các doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng mất mát dữ liệu, thông tin không chính xác do việc quản lý bằng tay, thiếu hệ thống quản lý kho hiệu quả.

Ngoài ra, các yếu tố như biến động của thị trường, thay đổi nhu cầu của khách hàng cũng đặt ra áp lực lớn đối với quản lý kho vật tư. Cần có sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng để đảm bảo nguồn cung ứng đủ và kịp thời. Vậy làm thế nào để có được một quy trình quản lý kho vật tư mang lại sự hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây:

Tổng quan quy trình quản lý kho vật tư

1. Kho vật tư là gì?

Kho vật tư là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực quản lý nguồn lực sản xuất nói chung và quản lý kho hàng nói riêng, là loại hình kho lưu trữ và quản lý các vật tư, thành phần, hoặc nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp. Kho vật tư thường lưu trữ nhiều loại hàng hóa khác nhau như nguyên liệu thô, bộ phận, linh kiện. Một kho vật tư được xây dựng trình quản lý hiệu quả sẽ có khả năng cung cấp các nguyên liệu và thành phần cần thiết đúng lúc và đủ số lượng cho các quy trình sản xuất mà không gây ra sự gián đoạn không mong muốn. Từ đó giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu chi phí tồn kho không cần thiết cho tổ chức.

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, với sự phát triển của công nghệ và các phương tiện quản lý thông tin, các hệ thống quản lý kho vật tư đã được phát triển để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tự động hóa quy trình, tối ưu hóa quản lý, và tăng cường tính chính xác và linh hoạt trong việc điều hành kho vật tư của mình.

2. Khái niệm Quy trình quản lý kho vật tư 

Quy trình quản lý kho vật tư là hệ thống các bước được thiết kế để điều chỉnh và điều hành các hoạt động liên quan đến việc quản lý, kiểm soát, và sử dụng nguồn lực vật tư một cách hiệu quả trong doanh nghiệp. Đây được xem là một phần quan trọng của hoạt động sản xuất, đặc biệt là khi chúng liên quan trực tiếp đến việc duy trì các mức tồn kho hợp lý, tối ưu hóa quy trình sản xuất, và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác và kịp thời.

Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho vật tư

Giám sát – theo dõi chặt chẽ vật tư: Việc giám sát và theo dõi vật tư một cách chặt chẽ không chỉ giúp tổ chức phát hiện và ngăn chặn sớm bất kỳ sự mất mát hoặc thất thoát nào, mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quy trình quản lý kho vật tư, từ đó giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết.

Kiểm soát trạng thái vật tư, hàng hóa an toàn: Bằng cách theo dõi và kiểm soát trạng thái của vật tư và hàng hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng chúng được bảo quản một cách an toàn và không bị hỏng hóc. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát do hỏng hóc và tăng cường chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tối ưu hoạt động xuất – nhập vật tư: Việc tối ưu hoạt động xuất – nhập vật tư thông qua sự tính toán, cân nhắc kỹ lưỡng về lịch trình và phương thức vận chuyển, cùng với quản lý hiệu quả việc xếp dỡ hàng hóa sẽ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và các chi phí liên quan đến vận chuyển và xử lý hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa hoạt động sản xuất của tổ chức.

Tối ưu không gian lưu trữ linh hoạt: Từ việc sắp xếp và tổ chức hàng hoá vật tư trong kho một cách hợp lý, tổ chức có thể tận dụng tối đa không gian lưu trữ mà không gặp phải sự cồng kềnh hoặc lãng phí không gian. Ngoài ra, việc liên tục đánh giá và điều chỉnh phương pháp và quy trình, tổ chức sắp xếp sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì và tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả của không gian lưu trữ trong kho vật tư của mình.

Báo cáo chính xác, cụ thể: Quy trình quản lý kho vật tư không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ và điều phối hàng hóa, mà còn là nguồn cung cấp thông tin hữu ích để tổ chức ra quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động sản xuất nói chung và quản lý kho hàng nói riêng. Thông qua việc thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu, quy trình quản lý kho cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tồn kho, bao gồm số lượng, giá trị, vị trí, và trạng thái của hàng hóa vật tư. Những thông tin này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về các nguồn lực mà họ đang sở hữu và cách thức họ đang quản lý chúng.

Quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất

Bước 1: Nhập kho hàng hoá/Vật tư – Nguyên vật liệu

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho vật tư cho doanh nghiệp sản xuất là nhập kho hàng hóa và vật tư – nguyên vật liệu. Đây là bước đặc biệt quan trọng, được xem là giai đoạn khởi đầu để đảm bảo rằng các nguyên liệu và vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất được nhập kho một cách chính xác và đầy đủ. 

Trước hết, quy trình được bắt đầu bằng việc tiếp nhận hồ sơ và giấy tờ nhập kho từ bên gửi hàng, nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các thông tin trong các tài liệu này đầy đủ và chính xác theo quy định chung của doanh nghiệp. Cụ thể, chúng sẽ bao gồm kiểm tra thông tin về số lượng, chất lượng, mã hàng, tên hàng hóa và các thông tin liên quan khác.

Sau khi xác nhận hồ sơ và giấy tờ nhập kho, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa theo đơn đặt hàng để đảm bảo rằng không có sự sai lệch nào giữa thông tin trên đơn và thực tế. Sau khi hoàn thành kiểm tra hàng hóa, nhân viên quản lý kho sẽ tạo phiếu/lệnh nhập kho cho bên gửi hàng. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo sự rõ ràng và tính minh bạch việc nhập kho hàng hóa và tạo ra bằng chứng cho quá trình này.

Cuối cùng, các nhà quản lý kho sẽ tiến hành nhập liệu vào hệ thống quản lý kho. Thông tin về hàng hóa như tên hàng hóa, mã hàng, ngày tháng nhập hàng, người chịu trách nhiệm, số đơn hàng, số lượng, và các thông tin khác sẽ được nhập đầy đủ và chính xác vào hệ thống. Điều này làm cho các thông tin liên quan đến vật tư hàng hoá có thể dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết trong quá trình sản xuất và quản lý tồn kho.

Bước 2: Lưu trữ dữ liệu

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho vật tư đề cập đến việc lưu trữ dữ liệu hàng hoá một cách cẩn thận và có tổ chức. Đây được xem là hoạt động có vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được ghi nhận và theo dõi một cách chính xác và hiệu quả. Mục tiêu của việc lưu trữ dữ liệu là tạo ra một hệ thống thông tin mạnh mẽ và linh hoạt, giúp người quản lý kho và các bộ phận liên quan có thể dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.

Để làm được điều này hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần đầu tư vào việc tạo ra một hệ thống lưu trữ dữ liệu riêng cho mình, chúng có thể bao gồm việc sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp hoặc phát triển một hệ thống quản lý dữ liệu tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Hệ thống này nên được thiết kế để có thể lưu trữ và quản lý thông tin về hàng hóa, bao gồm mã vạch, thông tin về tình trạng, vị trí và số lượng hàng hóa trong kho.

Một yếu tố quan trọng khác của việc lưu trữ dữ liệu là việc mỗi loại vật tư hàng hóa được gắn một mã vạch riêng. Mã vạch này không chỉ giúp các nhà quản lý kho dễ dàng xác định và theo dõi từng mặt hàng một cách chính xác, mà còn giúp các bộ phận liên quan như kế toán, bán hàng và sản xuất có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết về hàng hóa khi cần. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình như lưu kho, xuất kho và mua bán hàng hóa một cách hiệu quả. 

Bước 3: Lập kế hoạch xuất kho hợp lý

Ở bước này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để xác định kế hoạch xuất kho phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp từ việc sử dụng thông tin của các báo cáo về tình hình tồn kho. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng số lượng hàng hóa cần xuất kho được tính toán một cách chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa trong kho.

Sau khi đưa ra quyết định về kế hoạch xuất kho, các bước cụ thể được triển khai để thực hiện bao gồm: 

• Lập thống kê và báo cáo xuất kho định kỳ theo ngày/tháng/quý tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Thông tin này không chỉ giúp ghi nhận số lượng hàng hóa đã được xuất kho mà còn hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu suất và tính toán nhu cầu cung ứng hàng hóa trong tương lai.
• Sau khi hàng hóa được xuất kho, thông tin và số liệu về việc xuất kho cần được lưu trữ một cách cẩn thận để đảm bảo rằng công tác quản lý sau này có thể được thực hiện một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc tiếp nhận và kiểm tra chứng từ hàng xuất kho, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
• Quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất để lựa chọn hàng hóa theo yêu cầu. Quá trình xuất kho phải được thực hiện dưới sự giám sát và xác nhận của bộ phận chịu trách nhiệm, đồng thời cần có chữ ký/lệnh xác nhận để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Cuối cùng, việc xác nhận và phê duyệt phiếu yêu cầu xuất kho của bộ phận yêu cầu là bước cuối cùng trong quá trình này nhằm đảm bảo mọi giao dịch xuất kho được thực hiện theo đúng quy trình và yêu cầu của tổ chức.

Bước 4: Kiểm tra, thống kê và báo cáo

Bước cuối cùng trong quy trình đóng vai trò mang tới cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình trạng và hoạt động của kho vật tư, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Việc thu thập và lưu trữ các báo cáo giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khả năng sản xuất và bán hàng của mình. Bằng cách thống kê số liệu qua các báo cáo này, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác số lượng và giá trị vật tư hàng hóa đang được lưu kho, thông tin về nhập xuất kho, cũng như lượng vật tư dự trữ. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về tình hình tồn kho và nhu cầu cung ứng, từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất và kinh doanh một cách linh hoạt và hiệu quả.

Ngoài ra, qua việc phân tích các báo cáo và số liệu kết hợp với việc đo lường hiệu suất và hiệu quả của quy trình quản lý kho vật tư, các nhà quản lý có thể xác định được các khu vực lưu trữ có thể tối ưu hóa hoặc cải thiện để tiết kiệm chi phí và tăng cường lợi nhuận.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả 

Những lưu ý để có được quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả

1. Xây dựng hệ thống quản lý kho chặt chẽ

Để có được một quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả, việc xây dựng một hệ thống quản lý kho chặt chẽ là bước quan trọng đầu tiên. Hệ thống này nên được thiết kế và triển khai một cách cẩn thận và có kế hoạch, bao gồm các quy định, quy trình và quy tắc rõ ràng để quản lý và điều hành kho hàng. Việc xây dựng hệ thống này giúp đảm bảo rằng các hoạt động trong kho được thực hiện theo cách có tổ chức và tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn đề ra.

2. Tối ưu hóa khâu lưu trữ và sắp xếp vật tư hàng hoá

Khâu lưu trữ và sắp xếp vật tư hàng hoá cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho vật tư. Bằng việc sắp xếp kho hàng một cách logic và hợp lý, tổ chức có thể tăng cường hiệu quả trong việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa. Điều này giảm giúp thiểu thời gian và công sức cần thiết cho các quy trình lưu kho và xuất nhập kho, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường năng suất lao động.

3. Theo dõi tồn kho và tính toán điểm tái đặt hàng phù hợp

Để đảm bảo rằng tồn kho luôn được duy trì ở mức phù hợp và không gây lãng phí, việc theo dõi tồn kho và tính toán điểm tái đặt hàng là vô cùng cần thiết. Dựa vào việc đánh giá và theo dõi sát sao về tình trạng tồn kho và nhu cầu cung ứng, tổ chức có thể đưa ra các quyết định thông minh về việc tái đặt hàng và quản lý nguồn cung ứng một cách hiệu quả nhất. Điều này giúp tổ chức tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa trong kho, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động của tổ chức.

4. Theo dõi báo cáo để đánh giá liên tục độ hiệu quả nhằm cải tiến

Thông qua việc xem xét các báo cáo và chỉ số, tổ chức có thể nhận biết các vấn đề hoặc cơ hội cải thiện trong quy trình quản lý kho và đưa ra các biện pháp cần thiết để tối ưu hóa hoạt động. Chúng bao gồm việc đánh giá hiệu suất của hệ thống quản lý kho, xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh, và áp dụng các biện pháp cải thiện liên tục để đảm bảo rằng quy trình quản lý kho luôn hoạt động một cách hiệu quả nhất.

5. Ứng dụng hệ thống quản lý kho thông minh để tối ưu hiệu suất

Trước sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 trong lĩnh vực sản xuất, việc áp dụng các giải pháp/hệ thống quản lý kho thông minh đang dần trở thành xu hướng phổ biến mang tới nhiều lợi ích lớn lao cho các doanh nghiệp. Với những giải pháp công nghệ và phần mềm hiện đại, tổ chức có thể tự động hóa các quy trình, tăng cường khả năng dự báo và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho vật tư nói riêng và kho hàng nói chung. Điều này giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của hoạt động, đồng thời tăng cường sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với các biến động của thị trường và nhu cầu của khách hàng, qua đó tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm chi phí. 

Xem thêm: Tất tần tật về hệ thống quản lý kho hàng thông minh 4.0

Xây dựng quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả với giải pháp Quản lý kho thông minh toàn diện WMS-X

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.

• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 

• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 

• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

5432104.8/5 - (5 bình chọn)