Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất thường gặp khó khăn trong việc duy trì quản lý spare parts ( phụ tùng thay thế) một cách tối ưu và hiệu quả do lo ngại những vấn đề về dự trữ phụ tùng thay thế và quản lý tồn kho của các mặt hàng này. Do vậy, để góp phần giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và kiểm soát được chi phí, việc quản lý tồn kho spare parts (phụ tùng thay thế) là hoạt động cần được chú trọng và là nền tảng để giúp quy trình sản xuất diễn ra mạch lạc. Vậy spare parts là gì , tầm quan trọng của spare parts cho sản xuất và 7 yếu tố mà các doanh nghiệp sản xuất cần chú ý để quản lý spare parts hiệu quả. 

Tổng quan về spare parts ( phụ tùng thay thế ) 

Spare parts hay phụ tùng thay thế là các thành phần, linh kiện hoặc bộ phận được sử dụng để thay thế các bộ phận và chi tiết máy bị hư hại hoặc cần được bảo trì.Những phụ tùng thay thế này thường được mua riêng hoặc được khi kèm với những thiết bị được doanh nghiệp mua mới.  Spare parts là phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp nên có chiến lược quản lý chúng một cách hiệu quả để tránh gây thất thoát do đây là những chi tiết rời rạc và khó quản lý. 

6 phương pháp đơn giản hướng dẫn quản lý spare parts

Lập kế hoạch dự báo spare parts cho sản xuất

Để quản lý spare parts (phụ tùng thay thế) một cách hiệu quả , doanh nghiệp sản xuất cần áp dụng chiến lược dự đoán và lập kế hoạch dự báo khối lượng spare parts cho các công đoạn sản xuất. Cốt lõi của việc quản lý bảo trì trang thiết bị hiệu quả nằm ở khả năng ngăn chặn và dự trù các vấn đề về phụ tùng, nguyên vật liệu trước khi chúng xảy ra. Chính vì vậy, doanh nghiệp sản xuất cần lên kế hoạch chuẩn bị số lượng spare parts cụ thể cho từng chi tiết máy để có thể thay thế kịp thời những bộ phận trục trặc trong quá trình sản xuất. 

Chuẩn hóa quy trình đặt hàng công việc

Chuẩn hóa quy trình sản xuất là một bước quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng trong quá trình sản xuất, đặc biệt là giảm đáng kể thời gian chờ đợi thay thay thế, lắp đặt spare parts. Quy trình này bao gồm một số bước như tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi lịch giao hàng, kiểm tra hàng hóa và xuất kho hàng hóa. Quy trình đặt hàng công việc trong sản xuất giúp đảm bảo sự chính xác và đúng thời gian, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty , từ đó giúp việc quản lý các phụ tùng thay thế trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để áp dụng quy trình này, cần lưu ý tuân thủ đúng quy trình đã thiết lập, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty và kiểm soát và giám sát đúng đắn để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quy trình, cũng như tích hợp các phần mềm quản lý sản xuất và quản lý kho để có một quy trình sản xuất

Kiểm soát tồn kho phụ tùng thay thế hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho phụ tùng không phải lúc nào cũng phải bao gồm tất cả để được gọi là hiệu quả. Trên thực tế, khó có thể tìm thấy các bộ phận khác nhau nếu chúng có số lượng lớn. Việc lưu trữ và sắp xếp spare parts đúng cách trong kho sản xuất an toàn là chìa khóa để kiểm soát hàng tồn kho.

Những điều cần xem xét để đạt được sự kiểm soát tốt hơn đối với hàng tồn kho bao gồm:

• Phát triển các tiêu chí rõ ràng để hỗ trợ, phân loại và xác định các phụ tùng thay thế , đánh dấu các bộ phận bằng các thuật ngữ chuyên biệt để có thể giúp ưu tiên kiểm kê các bộ phận
• Kiểm tra định kỳ tất cả các phụ tùng thay thế dựa trên sự thay đổi thời gian, từ đó đưa ra quyết định về việc lưu trữ hoặc tiêu hủy. Việc kiểm tra thường xuyên spare parts để xem bạn có đang giữ lượng hàng tồn kho dư thừa cho một số bộ phận cụ thể hay không có thể giúp giảm tổng chi phí tồn kho

Hoạch định chi tiết về thời gian lắp đặt spare parts cho các bộ phận khác nhau

Các doanh nghiệp sản xuất cần lập kế hoạch chi tiết và có được kiến ​​thức thấu đáo về thời gian lắp đặt và chuyển giao spare parts. Thời gian chuẩn bị cho một bộ phận là điều cần thiết để xem xét bộ phận nào cần dự trữ và số lượng bao nhiêu. Đây là điều cần thiết để tạo ra một hệ thống quản lý tồn kho phụ tùng thành công. Ví dụ, các phụ tùng thay thế cho máy móc không quan trọng đối với hoạt động hàng ngày thường có thể bị loại khỏi kế hoạch dự trữ. Mặt khác, nếu thời gian sản xuất bị mất đồng nghĩa với tổn thất tài chính nặng nề cho doanh nghiệp của bạn thì việc duy trì một hoặc hai ngày mà không có phụ tùng thay thế cho những tài sản quan trọng đó là điều rất rủi ro và có thể gây ra thất thoát lớn cho công ty. 

Quản trị rủi ro cho phụ tùng thay thế

Không thể tránh khỏi việc thiết bị có thể gặp trục trặc và hỏng hóc bất cứ lúc nào, nhưng việc tính toán rủi ro về thời gian ngừng hoạt động có thể hỗ trợ quản lý phụ tùng thay thế hiệu quả. Quản trị rủi ro cho spare parts là quá trình đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp. Trong việc thay thế phụ tùng, việc quản trị rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu suất của các phụ tùng được thay thế. Các bước quản trị rủi ro bao gồm đánh giá rủi ro tiềm ẩn, lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, kiểm tra chất lượng của các phụ tùng, thiết lập quy trình theo dõi và bảo trì định kỳ, đào tạo nhân viên về quản lý rủi ro và quy trình thay thế phụ tùng, và liên tục cải tiến quy trình quản trị rủi ro. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề như sự không tương thích, sự hỏng hóc hoặc sự mất mát của phụ tùng thay thế. Nó cũng đảm bảo rằng các phụ tùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn, và nhân viên được đào tạo đầy đủ về quy trình thay thế phụ tùng.

Áp dụng các biện pháp quản lý tồn kho spare parts an toàn và bảo mật 

Việc áp dụng công nghệ trong việc quản lý kho spare parts giúp tối ưu hóa quy trình quản lý cũng như tăng tính bảo mật trong việc kiểm soát xuất, nhập phụ tùng thay thế, giảm thất thoát và hao tổn phụ tùng thay thế. Để thực hiện hóa được điều này, các doanh nghiệp sản xuất ưu tiên lựa chọn những phần mềm quản lý kho uy tín trên thị trường để có thể thực thi quản lý một cách chỉn chu, bài bản và phát huy tối đa yếu tố an toàn, bảo mật. Các phần mềm quản lý kho WMS sẽ là chìa khóa để các doanh nghiệp sản xuất hướng tới mục tiêu quản lý không chỉ bảo mật, an toàn mà còn giúp quản lý tồn kho và lên kế hoạch chi tiết trong việc sử dụng spare parts. 

Quản lý hiệu quả spare parts với hệ thống WMS

Quản lý hiệu quả spare parts (phụ tùng thay thế) với hệ thống Quản lý Kho Hàng (Warehouse Management System – WMS) đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và chính xác trong việc lưu trữ, theo dõi và xử lý các phụ tùng trong kho. Các tác vụ mà hệ thống WMS có thể hỗ trợ trong việc quản lý spare parts như : 

Phân loại và gắn mã vạch spare parts cụ thể 

Phân loại phụ tùng là việc đảm bảo rằng tất cả các phụ tùng đều được phân loại rõ ràng theo loại, kích thước và mục đích sử dụng. Điều này giúp việc quản lý và tìm kiếm phụ tùng thay thế trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, gắn mã vạch cho từng phụ tùng là một phương pháp hiệu quả để theo dõi và quản lý chúng. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập và xuất kho. Hệ thống mã vạch giúp dễ dàng kiểm tra thông tin của spare parts, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng,

Quản lý tồn kho phụ tùng thay thế

Theo dõi số lượng tồn kho có thể được thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng hệ thống WMS để quản lý số lượng tồn kho của từng phụ tùng một cách chính xác. Ngoài ra, việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng loại phụ tùng là cần thiết để đảm bảo luôn có đủ spare parts trong kho, giúp tránh tình trạng thiếu hụt phụ tùng thay thế và đảm bảo máy móc được hoạt động liên tục.

Quản lý vị trí của các spare parts trong kho

Lưu trữ hợp lý các phụ tùng bằng cách sắp xếp chúng theo cách dễ tìm kiếm và lấy ra, kết hợp với việc sử dụng hệ thống vị trí lưu trữ thông minh. Đồng thời, theo dõi vị trí của từng phụ tùng trong kho bằng hệ thống WMS để đảm bảo việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Tự động hóa quy trình

Nhập và xuất kho có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng hệ thống WMS, giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Hệ thống này cũng cho phép cài đặt thông báo tự động khi cần nhập thêm phụ tùng hoặc khi có sự cố trong quy trình, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Bảo dưỡng và bảo quản

Hệ thống WMS hỗ trợ việc lên lịch kiểm tra định kỳ các phụ tùng để đảm bảo chúng luôn trong tình trạng tốt, đồng thời bảo quản các phụ tùng đúng cách theo yêu cầu của nhà sản xuất. Điều này giúp duy trì chất lượng và tuổi thọ của các phụ tùng, đồng thời đảm bảo rằng chúng luôn sẵn sàng để sử dụng khi cần thiết.

Giải Pháp Quản Lý Kho Thông Minh Toàn Diện WMS-X

WMS-X, phát triển bởi VTI Solutions là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp MES-X với các tiêu chí chính : 

Tự động hóa : Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa : thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm đếm, …

Tính chính xác cao : Cho phép ghi nhập thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. 

Just-in-time : Quản lý kho theo mô hình JTI giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất. 

Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng trong kho, cung cấp báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hơn nữa còn cung cấp hệ thống ghi nhận mã vạch 

Báo cáo tồn kho thông minh: WMS-X cung cấp một loạt các mẫu báo cáo đa dạng và trực quan, bao gồm biểu đồ và hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đồng thời đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống WMS hàng đầu Việt Nam!

Thông thường, việc quản lý hàng tồn kho phụ tùng thay thế không nhận được sự quan tâm cần thiết và chỉ được xem xét nghiêm túc nếu cần cắt giảm chi phí tồn kho hoặc khi thiếu phụ tùng thay thế liên tục trong thời gian dài gây thất thoát và hao tổn nguồn lực của doanh nghiệp. Do đó,  một hệ thống kiểm kê chính xác, cùng với việc quản lý phụ tùng thay thế hiệu quả, cho phép việc sử dụng phụ tùng chủ động hơn và đáp ứng nhu cầu hoạt động. Việc ứng dụng phần mềm WMS trong việc quản lý kho sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa quy trình quản lý spare parts cũng như giảm lãng phí và thất thoát.

5432100/5 - (0 bình chọn)