1. Kho thành phẩm là gì?

Thành phẩm trong sản xuất là sản phẩm cuối cùng được tạo ra sau khi đã trải qua các công đoạn sản xuất, xử lý, hoặc lắp ráp để trở thành sản phẩm hoàn chỉnh và có thể đưa ra thị trường hoặc sử dụng. Thành phẩm thường là kết quả của một chuỗi quá trình sản xuất và thể hiện giá trị cuối cùng mà doanh nghiệp mang lại cho khách hàng hoặc người tiêu dùng.

Kho thành phẩm là khu vực lưu trữ hàng hóa đã qua tất cả các công đoạn sản xuất, kiểm định chất lượng và sẵn sàng để xuất bán hoặc giao hàng.Ví dụ: Một công ty sản xuất giày dép: sau khi giày được hoàn thiện, đóng hộp và đạt yêu cầu chất lượng, chúng sẽ được chuyển vào kho thành phẩm trước khi giao cho các cửa hàng bán lẻ hoặc khách hàng.

Vai trò của kho thành phẩm:

• Lưu trữ hàng hóa để đảm bảo có sẵn hàng phục vụ đơn đặt hàng của khách.
• Giúp điều tiết sản xuất – tiêu thụ: nếu nhu cầu thị trường thấp, sản phẩm có thể lưu tạm trong kho.
• Hỗ trợ quản lý tồn kho, theo dõi tình trạng xuất – nhập – tồn sản phẩm một cách khoa học.
• Là nơi tập kết để đóng gói, kiểm đếm trước khi xuất hàng.

2. Tầm quan trọng của quản lý kho thành phẩm trong sản xuất

2.1. Kiểm soát chi phí tồn kho thành phẩm

Trong quá trình sản xuất, quản lý kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí tồn kho. Bằng việc theo dõi số lượng tồn kho thành phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu thị trường, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa mức tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu, tránh tình trạng tồn kho dư thừa và giảm chi phí lưu trữ. 

2.2. Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Việc quản lý kho thành phẩm hiệu quả cũng góp phần quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra cho doanh nghiệp. Với các yêu cầu về môi trường lưu trữ phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện tốt nhất để tránh hư hại, mất mát và sự giảm giá trị của sản phẩm, điều này là cơ sở giúp đảm bảo rằng khi sản phẩm rời khỏi kho, chúng vẫn giữ được chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn theo quy định.

2.3. Đảm bảo tính liên tục và tăng cường tính linh hoạt cho chuỗi cung ứng

Quản lý kho thành phẩm không chỉ đảm bảo tính liên tục trong sản xuất mà còn tăng cường tính linh hoạt cho chuỗi cung ứng. Việc duy trì một lượng tồn kho thành phẩm ổn định giúp doanh nghiệp có thể ứng phó linh hoạt với các biến động của thị trường và tình hình cung cấp nói chung. Đồng thời, sự linh hoạt trong quá trình đặt hàng và tái tồn kho giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với thay đổi trong nhu cầu thị trường, qua đó giữ cho chuỗi cung ứng hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả.

3. Quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả

3.1. Quy trình nhập kho thành phẩm

Bước 1: Vận chuyển thành phẩm và tập kết tại kho

Mục tiêu: Đảm bảo thành phẩm được di chuyển an toàn từ khu vực sản xuất (hoặc thuê gia công) đến kho lưu trữ mà không hư hại, mất mát hoặc lẫn lộn mã hàng.

Nội dung thực hiện:

• Nhân viên sản xuất hoặc bên thứ ba (nếu thuê ngoài) vận chuyển thành phẩm đến vị trí tập kết của kho.
• Kiểm tra bao bì, niêm phong, điều kiện vận chuyển (nhiệt độ, độ ẩm nếu có).
• Ghi nhận thời gian, phương tiện vận chuyển và người chịu trách nhiệm.

Rủi ro & lưu ý:

• Hư hỏng do vận chuyển không đúng cách.
• Mất mát, thất lạc nếu không có biên bản bàn giao.
• Giao nhầm hàng nếu không đánh mã lô/tem nhãn rõ ràng.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Mục tiêu: Ghi nhận chính thức việc nhập kho, làm căn cứ hạch toán kế toán, kiểm tra đối chiếu sau này.

Nội dung thực hiện:

• Bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho với các thông tin:
• Mã thành phẩm, số lượng, đơn vị tính, ngày nhập, số lô, đơn sản xuất, giá trị.
• Các bên liên quan cùng ký xác nhận gồm: Kế toán, bộ phận sản xuất/gia công, thủ kho.

Rủi ro & lưu ý:

• Ghi sai mã hàng, số lượng → ảnh hưởng tồn kho.
• Thiếu chữ ký xác nhận → khó kiểm tra truy xuất sau này.
• Không kèm biên bản bàn giao → khó chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Bước 3: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp thành phẩm vào kho lưu trữ

Mục tiêu: Đảm bảo thực tế khớp với chứng từ, sắp xếp hàng hóa khoa học, đúng chuẩn bảo quản.

Nội dung thực hiện:

• Thủ kho kiểm đếm số lượng thực tế, đối chiếu phiếu nhập:
• Mã hàng, số lượng, chất lượng, chủng loại, ngày sản xuất – hạn dùng (nếu có), mã lô.
• Giao nhận với các bên liên quan, có thể có biên bản nếu hàng hóa có giá trị lớn.

Sắp xếp thành phẩm vào kệ/khu vực phù hợp, theo nguyên tắc:

• Nhập trước – Xuất trước (FIFO)
• Dễ lấy – dễ thấy – dễ kiểm soát
• Cập nhật thông tin vào: Sổ kho nếu dùng thủ công hoặc Phần mềm quản lý kho (WMS) nếu sử dụng hệ thống.

Rủi ro & lưu ý:

• Thiếu kiểm đếm kỹ có thể gây chênh lệch tồn kho.
• Xếp sai vị trí dễ gây thất lạc, khó truy xuất hoặc mất kiểm soát hạn dùng (nếu có).
• Nếu không cập nhật hệ thống kịp thời → dữ liệu sai lệch với thực tế.

3.1. Quy trình xuất kho thành phẩm

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho, lập đề nghị/phê duyệt xuất kho

Mục tiêu: Khởi tạo đúng và đủ nhu cầu xuất kho từ các bộ phận nội bộ (bán hàng, kho vận, sản xuất, v.v…)

Nội dung thực hiện:

• Bộ phận có nhu cầu (thường là kinh doanh hoặc kho vận) gửi phiếu yêu cầu xuất kho hoặc đề nghị xuất kho thành phẩm.
• Thông tin cần có: Mã sản phẩm, số lượng, đơn hàng liên quan (nếu có), khách hàng, thời gian giao hàng.

Rủi ro & lưu ý:

• Thiếu sót thông tin đơn hàng gây chậm trễ.
• Yêu cầu xuất nhầm mã sản phẩm hoặc số lượng.
• Không có bản lưu trữ để đối chiếu sau này.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho

Mục tiêu: Kiểm soát hoạt động xuất kho, tránh thất thoát hoặc xuất kho không hợp lệ.

Nội dung thực hiện:

• Bộ phận quản lý kho hoặc cấp trên có thẩm quyền thực hiện duyệt đề nghị xuất kho.
• Có thể phê duyệt điện tử qua phần mềm hoặc ký trực tiếp nếu làm thủ công.

Rủi ro & lưu ý:

• Duyệt thiếu kiểm tra → xuất nhầm hàng.
• Không lưu lại lịch sử phê duyệt, khó truy vết.
• Phát sinh xuất kho trái phép nếu không có bước kiểm soát này.

Bước 3: Kiểm tra số lượng, chất lượng thành phẩm trước khi xuất kho

Mục tiêu: Đảm bảo thành phẩm xuất ra đạt tiêu chuẩn chất lượng, đúng chủng loại, đúng số lượng.

Nội dung thực hiện:

• Thủ kho kiểm tra thực tế sản phẩm trong kho:
  • Số lượng tồn đủ để xuất không.
  • Tình trạng hàng hóa: bao bì nguyên vẹn, không hư hỏng.
• Đảm bảo nguyên tắc FIFO (hàng sản xuất trước được xuất trước).
• Ghi nhận lô hàng, hạn sử dụng (nếu áp dụng).

Rủi ro & lưu ý:

• Xuất hàng kém chất lượng → ảnh hưởng đến khách hàng.
• Không tuân thủ FIFO → tồn kho lâu ngày, hư hỏng.
• Kiểm đếm sai số lượng → gây chênh lệch sổ sách.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho

Mục tiêu: Ghi nhận chứng từ kế toán để theo dõi luồng hàng hóa và hạch toán giá vốn.

Nội dung thực hiện:

• Kế toán lập phiếu xuất kho, bao gồm:
• Mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, người lập – người duyệt.
• Mã đơn hàng (nếu có), phương thức giao hàng, đơn vị nhận hàng.

Rủi ro & lưu ý:

• Thiếu thông tin → không đối chiếu được với đơn hàng.
• Nhầm số lượng, đơn giá → sai lệch tồn kho và hạch toán.
• Phiếu không có chữ ký đầy đủ → mất tính pháp lý.

Bước 5: Xuất kho thành phẩm và cập nhật hệ thống

Mục tiêu: Thực hiện xuất hàng đúng người – đúng thời gian – đúng sản phẩm, đồng thời cập nhật tồn kho kịp thời.

Nội dung thực hiện:

• Thủ kho thực hiện xuất hàng hóa thực tế theo đúng phiếu.
• Cập nhật thông tin xuất kho vào: Sổ kho thủ công (nếu áp dụng) hoặc Hệ thống WMS/ERP để đảm bảo đồng bộ số liệu.
• Giao hàng cho bộ phận vận chuyển hoặc đối tác giao nhận.

Rủi ro & lưu ý:

• Xuất sai vị trí lưu trữ, giao nhầm sản phẩm.
• Không cập nhật hệ thống kịp thời → báo cáo tồn kho sai lệch.
• Thiếu biên bản bàn giao giữa kho – vận chuyển – giao hàng → khó truy cứu nếu phát sinh khiếu nại.

3.3. Quy trình quản lý vận chuyển thành phẩm giữa các kho

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu điều chuyển kho

Mục tiêu: Xác định rõ mục đích, nội dung và phạm vi việc điều chuyển thành phẩm giữa các kho (ví dụ: từ kho sản xuất về kho trung tâm, từ kho trung tâm đến kho chi nhánh).

Nội dung thực hiện:

• Bộ phận quản lý kho hoặc kế hoạch gửi yêu cầu điều chuyển thành phẩm cho bộ phận điều phối/logistics.
• Nội dung bao gồm: Kho đi – kho đến, loại hàng, mã sản phẩm, số lượng, lý do điều chuyển (cân bằng tồn kho, chuẩn bị giao hàng, di dời kho,…)

Rủi ro & lưu ý:

• Không xác định rõ mục đích → điều chuyển không cần thiết, tăng chi phí.
• Thông tin không đầy đủ → sai sót trong vận chuyển.

Bước 2: Phê duyệt kế hoạch điều chuyển

Mục tiêu: Đảm bảo điều chuyển được xét duyệt đúng người, đúng hàng, đúng nhu cầu, tránh thất thoát và thao tác sai.

Nội dung thực hiện:

• Người có thẩm quyền (quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng) phê duyệt kế hoạch.
• Lập kế hoạch vận chuyển: thời gian, phương tiện, người phụ trách, đơn vị vận tải (nội bộ hoặc thuê ngoài).

Rủi ro & lưu ý:

• Không phê duyệt rõ ràng → khó truy cứu trách nhiệm nếu xảy ra mất hàng.
• Điều chuyển vượt quá tồn kho thực tế → gây âm kho hoặc lỗi hệ thống.

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và lập phiếu xuất điều chuyển

Mục tiêu: Ghi nhận chứng từ nội bộ và kiểm tra hàng hóa trước khi vận chuyển

Nội dung thực hiện:

• Thủ kho kho đi thực hiện:
  • Kiểm đếm hàng hóa.
  • Đóng gói, dán tem nếu cần (mã lô, mã vạch).
  • Lập phiếu xuất điều chuyển (không phải phiếu xuất bán), ghi rõ: Kho đi – kho đến, mã hàng, số lượng, trạng thái hàng hóa, người lập – người duyệt.
• Kèm theo biên bản giao nhận nội bộ hoặc vận đơn nếu có đối tác vận chuyển.

Rủi ro & lưu ý:

• Nhầm mã sản phẩm → sai lệch hàng ở kho đến.
• Không có phiếu điều chuyển → không có cơ sở cập nhật dữ liệu ở cả hai kho.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa đến kho nhận

Mục tiêu: Đảm bảo hàng hóa di chuyển an toàn, đúng thời gian, đúng địa điểm.

Nội dung thực hiện:

• Bộ phận vận chuyển nhận hàng từ kho đi, ký nhận kèm theo phiếu điều chuyển và vận đơn.
• Theo dõi lộ trình (có thể gắn GPS nếu hàng giá trị cao).
• Giao hàng đến kho nhận đúng lịch trình.

Rủi ro & lưu ý:

• Thất lạc/thất thoát nếu không theo dõi giao nhận chặt chẽ.
• Không có xác nhận ký nhận khi giao hàng → tranh cãi trách nhiệm nếu mất hàng.

Bước 5: Nhập kho tại kho nhận

Mục tiêu: Xác nhận hàng hóa đã nhận đầy đủ, cập nhật dữ liệu tồn kho mới.

Nội dung thực hiện:

• Thủ kho tại kho nhận:
• Kiểm đếm lại số lượng, mã hàng, tình trạng.
• Ký nhận vào phiếu nhập điều chuyển (đối ứng với phiếu xuất điều chuyển).
• Cập nhật tồn kho vào hệ thống hoặc sổ kho.

Rủi ro & lưu ý:

• Nếu không đối chiếu số liệu với kho đi → dễ xảy ra chênh lệch tồn.
• Không nhập kho kịp thời → sai báo cáo kho tổng.

4. Giải quyết bài toán quản lý kho thành phẩm hiệu quả với giải pháp quản lý kho hàng thông minh WMS-X. 

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

Nhận demo miễn phí

5432105/5 - (7 bình chọn)