SKU là gì? Ý nghĩa của mã SKU trong quản lý kho hàng

1. SKU là gì?

SKU (viết tắt của Stock Keeping Unit) là một mã số duy nhất được sử dụng để phân loại và theo dõi các sản phẩm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. Mỗi SKU thường bao gồm thông tin về loại sản phẩm, kích thước, màu sắc, và các thuộc tính khác để giúp dễ dàng quản lý và xác định hàng hóa.

Mỗi mã SKU được thiết kế độc nhất và đảm bảo không trùng lặp với bất kỳ mã nào khác trong hệ thống. Mục đích của điều này nhằm giúp tổ chức tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý hàng tồn kho và đảm bảo tính chính xác khi thực hiện các hoạt động như đặt hàng, nhận hàng, và bán hàng. Hệ thống mã SKU thường được tích hợp với các phần mềm quản lý kho và hệ thống bán lẻ để tối ưu hóa quá trình theo dõi hàng tồn kho và cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm. 

2. Vai trò của mã SKU trong quản lý kho hàng

Mã SKU (Stock Keeping Unit) đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản lý kho hàng ngày, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, đòi hỏi sự chính xác và tính linh hoạt cao.

2.1. Xác định và phân loại sản phẩm 

Mã SKU giúp xác định từng loại sản phẩm một cách cụ thể với thiết kế độc nhất cho mỗi sản phẩm khác nhau, từ đó tạo ra một hệ thống phân loại cho hàng tồn kho. Thông qua mã SKU, người quản lý có thể nhanh chóng nhận biết loại sản phẩm, đặc điểm kỹ thuật, màu sắc, kích thước, và các thuộc tính khác, giúp tối ưu hóa sự tổ chức và theo dõi hàng tồn kho.

2.2. Theo dõi tồn kho hiệu quả 

Mã SKU giúp tự động hóa quá trình theo dõi tồn kho thông qua việc quét mã khi nhập và xuất hàng. Khi sản phẩm được nhập vào kho, hệ thống tự động cập nhật số lượng mới vào cơ sở dữ liệu, từ đó giữ cho thông tin về tồn kho luôn được cập nhật và chính xác. Việc này giảm thiểu sai sót và mất mát hàng hóa do nhầm lẫn trong quá trình nhập và xuất hàng.

Hệ thống theo dõi tồn kho còn giúp tổ chức dự báo và quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Thông qua việc theo dõi các mức tồn kho tối thiểu và tối đa, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch đặt hàng một cách linh hoạt, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư. Từ đó giúp các nhà quản lý tối ưu hóa chi phí kho hàng và duy trì sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

Bên cạnh đó, với mã SKU, nhân viên kho có thể dễ dàng xác định vị trí của từng sản phẩm trong kho, giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời, thông qua việc theo dõi các chỉ số hiệu suất kho, doanh nghiệp có thể xác định được những vấn đề trong quá trình quản lý tồn kho và đưa ra các biện pháp cải tiến.

2.3. Quản lý đặt hàng và nhập hàng

Mã SKU không chỉ đơn thuần là một mã số để nhận diện sản phẩm, mà còn chứa đựng nhiều thông tin chi tiết giúp quản lý hiểu rõ về sản phẩm cụ thể mà họ đang đặt hàng hoặc nhập hàng.

Khi tiến hành đặt hàng, mã SKU hỗ trợ quá trình này bằng cách cung cấp thông tin đặc biệt về sản phẩm, bao gồm loại hàng, mô tả, giá cả, và các thuộc tính khác. Thông qua mã SKU, nhân viên đặt hàng có thể xác định chính xác sản phẩm mà họ cần, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình đặt hàng. Đồng thời, thông tin này giúp tối ưu hóa quyết định về số lượng đặt hàng dựa trên thông tin tồn kho và nhu cầu thực tế của sản phẩm.

Khi hàng hóa được nhập vào kho, mã SKU tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và kiểm soát lượng hàng nhập kho. Bằng cách quét mã SKU, hệ thống có thể tự động cập nhật thông tin về lượng hàng mới và cập nhật tồn kho một cách chính xác. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác trong quá trình nhập kho.

2.4. Kiểm kê hàng tồn kho

Hoạt động kiểm kê hàng tồn kho thường đi kèm với việc so sánh thông tin trong hệ thống với tình trạng thực tế của hàng trong kho. Với mã SKU được gắn liền với từng sản phẩm, cung cấp một định danh duy nhất và chi tiết cho mỗi mục hàng, vì vậy trong quá trình đối soát, mã SKU được sử dụng để so sánh số lượng hàng tồn kho ghi trong hệ thống với số lượng thực tế có trong kho. Bất kỳ chênh lệch nào giữa các con số này có thể được nhanh chóng xác định và điều chỉnh.

Việc sử dụng mã SKU trong quá trình kiểm kê giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác, và tiết kiệm thời gian. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và xác định nguyên nhân của sự chênh lệch thông tin, từ đó có thể áp dụng các biện pháp điều chỉnh cụ thể. 

3. Phân biệt Mã SKU với mã Barcode

Tiêu chí	Mã SKU (Stock Keeping Unit)	Mã Barcode (Mã vạch)
Khái niệm	Mã nội bộ do doanh nghiệp tự đặt để quản lý hàng hóa.	Mã vạch chuẩn hóa để nhận diện sản phẩm trên thị trường.
Mục đích sử dụng	Quản lý kho, phân loại sản phẩm theo đặc điểm nội bộ: màu, size, chất liệu, nhà cung cấp…	Quét bán hàng, thanh toán, truy xuất nguồn gốc, lưu thông hàng hóa trên thị trường.
Ai tạo ra?	Doanh nghiệp tự tạo, không theo chuẩn quốc tế.	Tổ chức GS1 hoặc nhà sản xuất đăng ký theo chuẩn quốc tế.
Cấu trúc	Tùy biến theo quy ước doanh nghiệp (chữ + số).	Chuẩn hóa, thường là số (EAN, UPC…).
Tính duy nhất	Duy nhất trong nội bộ doanh nghiệp.	Duy nhất trên phạm vi thị trường, toàn cầu.
Khả năng đọc bằng máy	Không nhất thiết đọc bằng máy (chỉ là ký tự).	Có thể quét bằng máy quét mã vạch, thiết bị POS.
Phạm vi ứng dụng	Chỉ dùng trong nội bộ hệ thống kho – bán hàng của doanh nghiệp.	Áp dụng từ nhà sản xuất, phân phối đến cửa hàng bán lẻ.

4. Bí quyết tạo mã SKU dễ nhớ và dễ đọc

Để tối ưu hóa hiệu quả trong việc quản lý kho hàng, việc đặt tên mã SKU một cách khoa học và hợp lý là vô cùng quan trọng. Cách đơn giản nhất là sử dụng chữ cái hoặc số để biểu diễn thông tin về sản phẩm. Điều này giúp tạo ra các mã SKU có cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu và dễ quản lý. Có 6 thông tin cần xem xét để đưa vào mã SKU một cách chi tiết và đầy đủ. 

1. Tên nhà sản xuất (hoặc tên thương hiệu): là thông tin quan trọng để xác định nguồn gốc của sản phẩm. 
2. Mô tả sản phẩm: bao gồm chất liệu và hình dáng, giúp tạo ra một mô tả ngắn gọn về đặc điểm cụ thể của sản phẩm.
3. Ngày mua hàng: sử dụng 2 số cuối của ngày, tháng, năm. Thông tin này giúp theo dõi ngày nhập hàng một cách dễ dàng và tiện lợi. 
4. Kho lưu trữ: Sử dụng ký hiệu riêng cho mỗi kho nhằm xác định vị trí lưu trữ của sản phẩm.
5. Kích cỡ và màu sắc của sản phẩm: Cung cấp cái nhìn tổng quan về đặc điểm cụ thể của sản phẩm. 
6. Tình trạng của sản phẩm: thông tin về trạng thái (mới hay đã qua sử dụng) giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Việc sắp xếp các trường thông tin theo một thứ tự cố định trong mã SKU và sử dụng kết hợp số và chữ cái cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng phân tách giữa các trường thông tin của mỗi loại sản phẩm. Dấu “–” có thể được sử dụng để phân tách các trường thông tin, tạo ra một cấu trúc mã SKU rõ ràng và dễ đọc. Tuy nhiên, đối với mỗi trường thông tin, cần quy định số lượng ký tự để giữ cho mã SKU có kích thước hợp lý.

Tuy nhiên, dù có một số hướng dẫn và quy tắc chung nhưng việc quyết định cách thiết kế mã SKU còn phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cụ thể và cách thức quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Sự linh hoạt trong việc thiết kế mã SKU là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính ứng dụng và hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi tạo mã SKU, viết ngắn gọn – dễ áp dụng:

• Ngắn gọn, dễ hiểu, ưu tiên 8–12 ký tự.
• Thống nhất quy tắc đặt mã trong toàn doanh nghiệp (format chung).
• Tránh dùng ký tự đặc biệt như / \ * ? # vì dễ gây lỗi hệ thống.
• Mã phải thể hiện đặc tính sản phẩm: loại hàng – màu – size – chất liệu…
• Không trùng lặp giữa các sản phẩm và phiên bản biến thể.
• Sắp xếp ký tự theo thứ tự logic để dễ lọc và tìm kiếm.
• Luôn dùng chữ in hoa để tránh nhầm lẫn với số (O/0, I/1).
• Không thay đổi mã SKU thường xuyên để tránh sai lệch dữ liệu kho.
• Đảm bảo đồng bộ SKU trên tất cả kênh bán hàng (offline, online, sàn TMĐT).
• Gắn với quy trình nhập – xuất – kiểm kho để đảm bảo tính khả thi khi vận hành.

5. Quy trình tạo mã SKU trong quản lý kho

5.1. Xác định mục tiêu của hệ thống SKU

Trước khi tạo mã, doanh nghiệp cần làm rõ SKU sẽ phục vụ cho điều gì:

• Quản lý tồn kho theo biến thể (màu, size, chất liệu).

• Theo dõi nhà cung cấp, lô hàng, ngày nhập.

• Hỗ trợ tra cứu nhanh trong bán hàng và kiểm kho.

• Đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng (POS – Website – Sàn).

Mục tiêu càng rõ ràng thì cấu trúc SKU càng tối ưu, dễ dùng và không bị rối.

5.2. Chuẩn hóa bộ quy tắc đặt mã SKU

Việc xây dựng quy tắc chung giúp tất cả bộ phận dùng cùng một chuẩn, tránh trùng lặp.

Bộ quy tắc thường gồm:

• Độ dài SKU (thường 8–12 ký tự).

• Kiểu ký tự: dùng chữ in hoa + số, không dùng ký tự đặc biệt.

• Thứ tự thông tin: Loại sản phẩm → Màu → Size → Biến thể khác → Nhà cung cấp (nếu cần).

• Quy ước viết tắt (VD: Áo thun = AT, Màu trắng = TR, Size L = L).

• Quy định về version, lô hàng (nếu sản phẩm thay đổi định kỳ).

Khi quy tắc rõ ràng, nhân viên kho – bán hàng – nhập liệu đều dùng được ngay.

5.3. Xác định các thuộc tính cần mã hóa

Không phải sản phẩm nào cũng cần cùng số lượng thuộc tính.
Doanh nghiệp nên xác định những yếu tố quan trọng nhất để quản lý.

Các thuộc tính thường dùng trong SKU:

• Loại sản phẩm: AT (áo thun), QU (quần), GD (ga giường)…

• Màu sắc: TR (trắng), DEN (đen), DO (đỏ)…

• Kích thước: S, M, L, XL…

• Chất liệu: CO (cotton), BO (bamboo)…

• Nhà cung cấp / thương hiệu: NB01, NPP3…

• Số phiên bản / Model: V1, V2…

Chỉ chọn những thuộc tính thực sự giúp quản lý tốt hơn. Tránh đưa quá nhiều khiến SKU dài và rối.

5.4. Xây dựng cấu trúc SKU mẫu

Sau khi có thuộc tính → bắt đầu xây dựng khung mã.

Ví dụ cấu trúc chuẩn:
[Loại hàng] – [Màu] – [Size] – [Chất liệu]
→ AT-TR-M-CO

Hoặc cấu trúc rút gọn nếu sản phẩm ít biến thể:
[Loại] – [Phiên bản/Model] – [Nhà cung cấp]
→ MP-V1-NB03

Cần thống nhất 1 cấu trúc để dùng cho toàn bộ kho.

5.5. Tạo mã SKU cho từng sản phẩm và biến thể

• Liệt kê toàn bộ sản phẩm hiện có.

• Tạo SKU theo đúng cấu trúc đã thống nhất.

• Với sản phẩm có nhiều biến thể → mỗi biến thể là một SKU riêng (không dùng chung).

• Ghi SKU vào file quản lý hoặc phần mềm kho.

Ví dụ:
Áo thun – trắng – size M – cotton → AT-TR-M-CO
Áo thun – trắng – size L – cotton → AT-TR-L-CO

5.6. Kiểm tra tính duy nhất & tránh trùng lặp

Trước khi đưa vào sử dụng cần:

• Kiểm tra toàn bộ SKU trong danh sách.

• Sử dụng phần mềm để cảnh báo SKU trùng.

• Đảm bảo mỗi SKU gắn với đúng một sản phẩm.

Một SKU trùng có thể gây sai lệch tồn kho, nhầm đơn hàng, sai dữ liệu bán hàng.

5.7. Đồng bộ SKU trên toàn bộ hệ thống

Sau khi chốt, cần đồng bộ trên:

• Phần mềm quản lý kho.

• POS/Website bán hàng.

• Sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop.

• Phiếu nhập kho – xuất kho – kiểm kho.

• Nhãn kệ, tem sản phẩm.

SKU chỉ hiệu quả khi được sử dụng xuyên suốt mọi nền tảng và quy trình.

6. Nâng cao hiệu quả quản lý kho với Hệ thống quản lý kho hàng thông minh WMSX hàng đầu Việt Nam

WMSX là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MESX được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

• Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
• Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
• Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMSX là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

• Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
• Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMSX là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
• Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMSX cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMSX cung cấp.
• Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
• Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 

• Quản lý tồn kho hiệu quả: WMSX cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 

• Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với VTI Solutions để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

Liên hệ ngay

5432105/5 - (12 bình chọn)