SKU là gì? Cách tạo mã SKU quản lý kho hiệu quả 2024

SKU là gì? Cách tạo mã SKU quản lý kho hàng hiệu quả 2024

Sku là gì? Mã Sku

SKU Là gì?

Mã SKU, hay còn được gọi là Stock Keeping Unit, là một hệ thống mã hóa độc đáo được sử dụng để phân biệt và nhận diện mỗi sản phẩm cụ thể trong quản lý kho hàng và bán lẻ. Mã SKU chứa thông tin chi tiết về sản phẩm như loại hàng, kích thước, màu sắc, giá trị và các thuộc tính khác, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho.

Sku là gì? Mã Sku
Mã Sku là gì?

Mỗi mã SKU được thiết kế độc nhất và đảm bảo không trùng lặp với bất kỳ mã nào khác trong hệ thống. Mục đích của điều này nhằm giúp tổ chức tránh nhầm lẫn trong quá trình quản lý hàng tồn kho và đảm bảo tính chính xác khi thực hiện các hoạt động như đặt hàng, nhận hàng, và bán hàng. Hệ thống mã SKU thường được tích hợp với các phần mềm quản lý kho và hệ thống bán lẻ để tối ưu hóa quá trình theo dõi hàng tồn kho và cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm. 

Vai trò của mã SKU trong quản lý kho hàng

Mã SKU (Stock Keeping Unit) đóng một vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản lý kho hàng ngày, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, đòi hỏi sự chính xác và tính linh hoạt cao

1. Xác định và phân loại sản phẩm 

Mã SKU giúp xác định từng loại sản phẩm một cách cụ thể với thiết kế độc nhất cho mỗi sản phẩm khác nhau, từ đó tạo ra một hệ thống phân loại cho hàng tồn kho. Thông qua mã SKU, người quản lý có thể nhanh chóng nhận biết loại sản phẩm, đặc điểm kỹ thuật, màu sắc, kích thước, và các thuộc tính khác, giúp tối ưu hóa sự tổ chức và theo dõi hàng tồn kho.

2. Theo dõi tồn kho hiệu quả 

Mã SKU giúp tự động hóa quá trình theo dõi tồn kho thông qua việc quét mã khi nhập và xuất hàng. Khi sản phẩm được nhập vào kho, hệ thống tự động cập nhật số lượng mới vào cơ sở dữ liệu, từ đó giữ cho thông tin về tồn kho luôn được cập nhật và chính xác. Việc này giảm thiểu sai sót và mất mát hàng hóa do nhầm lẫn trong quá trình nhập và xuất hàng.

Hệ thống theo dõi tồn kho còn giúp tổ chức dự báo và quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Thông qua việc theo dõi các mức tồn kho tối thiểu và tối đa, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch đặt hàng một cách linh hoạt, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư. Từ đó giúp các nhà quản lý tối ưu hóa chi phí kho hàng và duy trì sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

Bên cạnh đó, với mã SKU, nhân viên kho có thể dễ dàng xác định vị trí của từng sản phẩm trong kho, giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời, thông qua việc theo dõi các chỉ số hiệu suất kho, doanh nghiệp có thể xác định được những vấn đề trong quá trình quản lý tồn kho và đưa ra các biện pháp cải tiến.

3. Quản lý đặt hàng và nhập hàng

Mã SKU không chỉ đơn thuần là một mã số để nhận diện sản phẩm, mà còn chứa đựng nhiều thông tin chi tiết giúp quản lý hiểu rõ về sản phẩm cụ thể mà họ đang đặt hàng hoặc nhập hàng.

Khi tiến hành đặt hàng, mã SKU hỗ trợ quá trình này bằng cách cung cấp thông tin đặc biệt về sản phẩm, bao gồm loại hàng, mô tả, giá cả, và các thuộc tính khác. Thông qua mã SKU, nhân viên đặt hàng có thể xác định chính xác sản phẩm mà họ cần, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong quá trình đặt hàng. Đồng thời, thông tin này giúp tối ưu hóa quyết định về số lượng đặt hàng dựa trên thông tin tồn kho và nhu cầu thực tế của sản phẩm.

Khi hàng hóa được nhập vào kho, mã SKU tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và kiểm soát lượng hàng nhập kho. Bằng cách quét mã SKU, hệ thống có thể tự động cập nhật thông tin về lượng hàng mới và cập nhật tồn kho một cách chính xác. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác trong quá trình nhập kho.

4. Kiểm kê hàng tồn kho

Hoạt động kiểm kê hàng tồn kho thường đi kèm với việc so sánh thông tin trong hệ thống với tình trạng thực tế của hàng trong kho. Với mã SKU được gắn liền với từng sản phẩm, cung cấp một định danh duy nhất và chi tiết cho mỗi mục hàng, vì vậy trong quá trình đối soát, mã SKU được sử dụng để so sánh số lượng hàng tồn kho ghi trong hệ thống với số lượng thực tế có trong kho. Bất kỳ chênh lệch nào giữa các con số này có thể được nhanh chóng xác định và điều chỉnh.

Việc sử dụng mã SKU trong quá trình kiểm kê giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác, và tiết kiệm thời gian. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và xác định nguyên nhân của sự chênh lệch thông tin, từ đó có thể áp dụng các biện pháp điều chỉnh cụ thể. 

 Xem thêm: Top 4 Mô hình quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất hiện nay

Bí quyết tạo mã SKU dễ nhớ và dễ đọc

Để tối ưu hóa hiệu quả trong việc quản lý kho hàng, việc đặt tên mã SKU một cách khoa học và hợp lý là vô cùng quan trọng. Cách đơn giản nhất là sử dụng chữ cái hoặc số để biểu diễn thông tin về sản phẩm. Điều này giúp tạo ra các mã SKU có cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu và dễ quản lý. Có 6 thông tin cần xem xét để đưa vào mã SKU một cách chi tiết và đầy đủ. 

  1. Tên nhà sản xuất (hoặc tên thương hiệu): là thông tin quan trọng để xác định nguồn gốc của sản phẩm. 
  2. Mô tả sản phẩm: bao gồm chất liệu và hình dáng, giúp tạo ra một mô tả ngắn gọn về đặc điểm cụ thể của sản phẩm.
  3. Ngày mua hàng: sử dụng 2 số cuối của ngày, tháng, năm. Thông tin này giúp theo dõi ngày nhập hàng một cách dễ dàng và tiện lợi. 
  4. Kho lưu trữ: Sử dụng ký hiệu riêng cho mỗi kho nhằm xác định vị trí lưu trữ của sản phẩm.
  5. Kích cỡ và màu sắc của sản phẩm: Cung cấp cái nhìn tổng quan về đặc điểm cụ thể của sản phẩm. 
  6. Tình trạng của sản phẩm: thông tin về trạng thái (mới hay đã qua sử dụng) giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Việc sắp xếp các trường thông tin theo một thứ tự cố định trong mã SKU và sử dụng kết hợp số và chữ cái cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng phân tách giữa các trường thông tin của mỗi loại sản phẩm. Dấu “–” có thể được sử dụng để phân tách các trường thông tin, tạo ra một cấu trúc mã SKU rõ ràng và dễ đọc. Tuy nhiên, đối với mỗi trường thông tin, cần quy định số lượng ký tự để giữ cho mã SKU có kích thước hợp lý.

Sku là gì? Mã Sku
Ví dụ về một mã Sku trong quản lý kho hàng

Tuy nhiên, dù có một số hướng dẫn và quy tắc chung nhưng việc quyết định cách thiết kế mã SKU còn phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cụ thể và cách thức quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Sự linh hoạt trong việc thiết kế mã SKU là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính ứng dụng và hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Một số lưu ý khi tạo mã SKU để đạt hiệu quả cao

1. Hạn chế tạo mã Sku với quá nhiều thông tin 

Việc quá mức chú trọng vào việc tích hợp quá nhiều chi tiết không cần thiết vào mã SKU có thể gây rối và làm giảm hiệu quả của hệ thống quản lý kho. Khi đặt mã SKU, cần cân nhắc chọn lựa những thông tin quan trọng nhất và có thực sự ý nghĩa để giúp phân biệt sản phẩm. Sự quá tải thông tin không chỉ làm tăng độ phức tạp mà còn có thể làm giảm sự linh hoạt trong quản lý và tạo ra những thách thức không cần thiết trong việc theo dõi và đối soát hàng tồn kho.

2. Sắp xếp các trường thông tin hợp lý 

Sự hợp lý trong việc xác định cấu trúc của mã SKU không chỉ giúp người quản lý kho dễ dàng đọc và nhớ, mà còn tạo ra sự rõ ràng trong việc phân biệt giữa các sản phẩm và mẫu mã khác nhau. Một chiến lược sắp xếp thông tin phổ biến là theo quy tắc từ lớn đến nhỏ, bao gồm việc bắt đầu với thông tin tổng quan như tên nhà sản xuất hoặc thương hiệu, sau đó chuyển đến mô tả sản phẩm, ngày mua hàng, kho lưu trữ, kích cỡ, màu sắc, và tình trạng sản phẩm. Cách tiếp cận này tạo ra một dãy thông tin có thứ tự, giúp dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, quy tắc từ lớn đến nhỏ có thể không phản ánh đầy đủ sự quan trọng của từng thuộc tính trong quản lý kho. Do đó, có thể áp dụng quy tắc khác: xác định thuộc tính quan trọng nhất đối với mỗi sản phẩm và đặt nó ở đầu mã SKU. Chiến lược này giúp nhân viên kho và hệ thống dễ dàng nhận diện và phân loại sản phẩm dựa trên những đặc điểm quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.

3. Lưu ý về các ký tự trên mã Sku

Chú ý đến các ký tự được sử dụng trong mã SKU không chỉ giúp tránh nhầm lẫn mà còn đảm bảo sự linh hoạt và dễ quản lý. Tránh sử dụng chữ “O” là một lưu ý quan trọng bởi nó có thể bị nhầm lẫn với số “0”. Điều này có thể gây ra những hiểu lầm không mong muốn trong quá trình đọc và xử lý thông tin. Đồng thời, cần hạn chế sử dụng chữ cái in hoa “I” và chữ cái thường “l” vì chúng có thể trở nên khó phân biệt, đặc biệt khi xem từ xa hoặc trong các điều kiện ánh sáng không tốt.

Một lưu ý quan trọng khác là tránh sử dụng dấu “/” trong mã SKU, vì nó có thể tạo ra vấn đề định dạng khi nhập vào các bảng tính như Excel, từ đó có thể làm thay đổi ý nghĩa của SKU và dẫn đến sự hiểu lầm về thông tin sản phẩm. Ngoài ra, việc tránh sử dụng các ký tự như “>”, “<“, “@”, “#”, “$” cũng là quy tắc quan trọng để giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác của mã SKU.

Phân biệt mã SKU và Barcode

Mã SKU (Stock Keeping Unit) và mã Barcode đều là hai công cụ quan trọng trong quản lý kho hàng, đặc biệt là trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho. 

Mã SKU là một chuỗi ký tự độc nhất được thiết kế để định danh cho mỗi một sản phẩm cụ thể trong kho hàng. Mã SKU bao gồm các thông tin như nhóm sản phẩm, mô hình, màu sắc, kích thước và các yếu tố khác giúp xác định sản phẩm một cách chi tiết. Chúng ta có thể đọc được bằng mắt thường mà không cần sử dụng đến máy móc, thiết bị. Mục đích chính của mã SKU là tạo ra một hệ thống định danh nhanh chóng và hiệu quả cho việc theo dõi tồn kho, đặt hàng và quản lý hàng tồn kho.

Sku là gì? Mã Sku
Phân biệt mã Sku và Barcode

Trong khi đó, mã Barcode là một hình thức biểu diễn dữ liệu bằng các dãy đen và trắng theo quy tắc nhất định để các máy quét có thể đọc được thông tin và rất khó để chúng ta đọc bằng mắt thường. Mã Barcode thường được sử dụng để mã hóa thông tin về sản phẩm, nhưng không mang theo thông tin chi tiết như mã SKU. Mục tiêu của mã Barcode là cung cấp một phương tiện nhanh chóng và chính xác để đọc dữ liệu, thường bằng cách sử dụng máy quét mã vạch, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý hàng tồn kho.

Trong khi mã SKU tập trung vào việc định danh và phân loại sản phẩm trong kho, mã Barcode hướng đến việc tối ưu hóa quá trình quét và xử lý thông tin. Thông thường, mỗi sản phẩm trong kho hàng có thể có cả hai loại mã này nhằm giúp tổ chức tối ưu hóa hiệu suất và chính xác của các hoạt động trong quá trình quản lý kho.

Nâng cao hiệu quả quản lý kho với Hệ thống quản lý kho hàng thông minh WMS-X hàng đầu Việt Nam

WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:  

  • Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
  • Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
  • Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMS Là Gì? 5 Phút Hiểu Về Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng WMS

WMS-X là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như: 

  • Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
  • Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
  • Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
  • Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,… 
  • Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. 
  • Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời. 
  • Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa. 

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

VTI Group achieves hat-trick of awards in Vietnam Top 10 Digital Technology Companies

5/5 - (12 bình chọn)