Hiểu rõ chi phí quản lý doanh nghiệp: Từng khoản chi phí và tầm quan trọng

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh để duy trì, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi phí này thường bao gồm:

• Lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm và chi phí đào tạo cho đội ngũ nhân sự quản lý.
• Chi phí thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý.
• Chi phí marketing, quảng bá thương hiệu.
• Thuế, phí và các khoản chi phí pháp lý khác.

Một số đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp như:

• Mang tính chất chung: Các khoản chi phí này không gắn với một bộ phận hay chức năng cụ thể nào, mà phục vụ lợi ích tổng thể của doanh nghiệp.
• Một phần mang tính cố định: Dù sản xuất hay doanh thu tăng giảm, một số chi phí quản lý vẫn phát sinh đều đặn trong một khoảng thời gian nhất định.
• Cần được tối ưu hóa: Nhà quản trị luôn tìm cách giảm thiểu chi phí quản lý để nâng cao hiệu quả vận hành, từ đó tăng sức cạnh tranh và lợi nhuận.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là tập hợp nhiều khoản chi phí khác nhau nhằm duy trì hoạt động vận hành, điều hành và phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là các nhóm chi phí chính:

Chi phí nhân sự quản lý	Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm: Lương, thưởng, phụ cấp cho ban giám đốc, trưởng phòng, quản lý cấp trung và nhân viên hành chính. Các khoản bảo hiểm bắt buộc: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Chi phí đào tạo và phát triển nhân sự: tổ chức khóa học, hội thảo, nâng cao kỹ năng quản trị và lãnh đạo. Ví dụ: Doanh nghiệp bỏ ra 200 triệu đồng/tháng để chi trả lương và phụ cấp cho đội ngũ quản lý.
Chi phí văn phòng và cơ sở vật chất	Bao gồm các khoản chi cần thiết để duy trì môi trường làm việc và hoạt động hành chính: Tiền thuê văn phòng hoặc chi phí khấu hao nếu doanh nghiệp sở hữu trụ sở. Mua sắm, sửa chữa và bảo trì trang thiết bị văn phòng: máy tính, bàn ghế, máy in, điện thoại, phần mềm quản trị. Chi phí điện, nước, internet và các dịch vụ tiện ích liên quan.
Chi phí marketing và truyền thông	Nhằm duy trì hình ảnh thương hiệu và mở rộng thị trường: Chi phí quảng cáo online và offline. Tổ chức sự kiện, hội thảo và các hoạt động PR. Sản xuất nội dung truyền thông, thiết kế ấn phẩm, video quảng bá. Ví dụ: Doanh nghiệp chi 50 triệu đồng/tháng cho quảng cáo Facebook, Google Ads và SEO.
Chi phí pháp lý, thuế và tuân thủ	Bao gồm các khoản chi để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng quy định pháp luật: Thuế doanh nghiệp và các khoản phí bắt buộc. Chi phí pháp lý: tư vấn luật, soạn thảo hợp đồng, xử lý tranh chấp. Lệ phí đăng ký giấy phép kinh doanh hoặc gia hạn các chứng chỉ cần thiết.
Chi phí quản trị nội bộ và điều hành	Đây là các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc vận hành doanh nghiệp: Chi phí phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM, HRM, phần mềm kế toán…). Chi phí tiếp khách, hội họp, đi công tác. Chi phí văn phòng phẩm, in ấn, hồ sơ chứng từ.
Dự phòng và chi phí khác	Ngoài các khoản cố định, doanh nghiệp cũng cần dự trù chi phí cho những rủi ro phát sinh: Dự phòng rủi ro pháp lý, kiện tụng. Dự phòng tổn thất tài sản hoặc gián đoạn kinh doanh. Các khoản chi đột xuất khác.

3. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí

Quản lý chi phí đóng vai trò then chốt trong sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một hệ thống quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu nguồn lực và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Ngược lại, việc bỏ qua hoặc kiểm soát chi phí không chặt chẽ có thể dẫn đến thâm hụt ngân sách, giảm lợi nhuận và thậm chí gây rủi ro phá sản.

• Giúp kiểm soát tài chính và dòng tiền
• Nâng cao hiệu quả vận hành
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược
• Tăng khả năng cạnh tranh và lợi nhuận
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý và minh bạch tài chính

Việc quản lý chi phí không chỉ là một nhiệm vụ tài chính mà còn là chiến lược sống còn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, tối ưu hóa nguồn lực và phát triển bền vững. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý chi phí thông minh, ứng dụng phần mềm kế toán và các công cụ quản trị hiện đại để đạt hiệu quả tối đa.

4. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 200

4.1. Kết cấu và nội dung của tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, việc hạch toán chi phí và doanh thu được quy định rõ ràng. Dưới đây là phương pháp tính chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng hướng dẫn của thông tư này:

Bên nợ

Bên có

Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ: Bao gồm tiền lương, phụ cấp cho nhân viên quản lý, chi phí vật liệu và dụng cụ phục vụ công tác quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định, các khoản thuế, phí, lệ phí và các chi phí liên quan khác phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp. Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả: Phản ánh phần chênh lệch khi số dự phòng cần lập trong kỳ lớn hơn số dự phòng đã lập từ kỳ trước nhưng chưa sử dụng hết. Mục đích là để điều chỉnh số dự phòng phù hợp với thực tế.

Các khoản giảm chi phí quản lý kinh doanh: Ghi nhận các khoản điều chỉnh hoặc giảm trừ chi phí theo yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc theo quy định của doanh nghiệp. Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả: Áp dụng trong trường hợp số dự phòng cần lập trong kỳ nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ trước nhưng chưa dùng hết. Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Giúp tổng hợp chi phí quản lý để lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Lưu ý về tài khoản 642:

• Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ, vì tất cả các khoản chi phí đã ghi nhận sẽ được kết chuyển sang các tài khoản khác.

• Ngoài ra, tài khoản 642 còn gồm hai tài khoản cấp 2 liên quan:

  • Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và tình hình kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

  • Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Ghi nhận các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, đồng thời phản ánh tình hình kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

4.2. Quy trình tính toán và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Bước 1: Xác định các khoản chi phí quản lý

Trước tiên, nhà quản trị cần xác định đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp. Những khoản này có thể bao gồm:

• Lương, thưởng và phụ cấp của đội ngũ nhân viên quản lý.

• Chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng và các khoản tiêu hao khác phục vụ công tác quản lý.

• Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) sử dụng cho hoạt động quản lý.

• Thuế, phí, lệ phí và các khoản chi phí quản lý khác có liên quan.

Bước 2: Ghi nhận chi phí vào hệ thống kế toán

Sau khi đã xác định các khoản chi phí, kế toán sẽ ghi nhận chúng vào sổ sách theo đúng tài khoản quy định. Một số ví dụ phổ biến:

• Tài khoản 631: Chi phí lương và phụ cấp nhân viên quản lý.

• Tài khoản 633: Chi phí vật liệu tiêu hao, phục vụ hoạt động quản lý.

• Tài khoản 642: Chi phí khấu hao tài sản cố định.

• Tài khoản 635: Thuế, phí và lệ phí liên quan.

Bước 3: Thu thập và tổng hợp dữ liệu chi phí

Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu chi tiết về các khoản chi phí đã ghi nhận trong kỳ, bao gồm số tiền phát sinh thực tế cho từng tài khoản. Việc tổng hợp dữ liệu này là nền tảng cho bước tính toán chính xác.

Bước 4: Tính toán tổng chi phí quản lý

Dựa trên dữ liệu thu thập được, kế toán tính tổng chi phí quản lý doanh nghiệp bằng cách cộng dồn các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ, phân loại rõ ràng theo từng nhóm chi phí để dễ dàng theo dõi và phân tích.

Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh số liệu

Sau khi tính toán, doanh nghiệp cần so sánh kết quả với dữ liệu thực tế và thông tin trong hệ thống kế toán. Nếu có sự chênh lệch, kế toán sẽ điều chỉnh số liệu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

Bước 6: Kết chuyển chi phí

Vào cuối kỳ kế toán, tổng chi phí quản lý sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 – “Xác định kết quả kinh doanh”. Bước này giúp tích hợp chi phí quản lý vào báo cáo kết quả kinh doanh, phục vụ phân tích lợi nhuận và hiệu quả hoạt động.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính

Cuối cùng, doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính cần thiết, bao gồm:

• Báo cáo kết quả kinh doanh (lãi/lỗ).

• Các báo cáo liên quan thể hiện tổng chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng của nó đến lợi nhuận.

5. Chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến giá sản phẩm, dịch vụ như thế nào?

Chi phí quản lý doanh nghiệp có tác động trực tiếp và gián tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ. Việc kiểm soát tốt các khoản chi này giúp doanh nghiệp tối ưu giá bán, nâng cao khả năng cạnh tranh và lợi nhuận.

5.1. Ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ

Một số khoản chi phí quản lý như lương và phụ cấp nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, chi phí marketing thường được tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Khi chi phí quản lý tăng, giá thành sản phẩm sẽ tăng theo.
• Ngược lại, nếu doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, giá thành sẽ ổn định hoặc giảm xuống, tạo lợi thế cạnh tranh.

5.2. Ảnh hưởng gián tiếp đến giá bán

Bên cạnh các khoản chi trực tiếp, một số chi phí quản lý khác như:

• Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D),
• Chi phí chăm sóc và hỗ trợ khách hàng,
• Chi phí hành chính nội bộ

Những chi phí này không được phân bổ cụ thể cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, chúng tác động đến tổng chi phí hoạt động và lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng gián tiếp đến chiến lược định giá chung.

5.3. Tối ưu chi phí để nâng cao hiệu quả kinh doanh

Quản lý chi phí hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm giá thành, cung cấp sản phẩm/dịch vụ với mức giá cạnh tranh hơn. Điều này không chỉ thu hút khách hàng mà còn tăng doanh số bán hàng và củng cố vị thế trên thị trường.

5.4. Áp lực từ đối thủ cạnh tranh

Trong thị trường cạnh tranh cao, doanh nghiệp có chi phí quản lý thấp hơn sẽ dễ dàng đưa ra mức giá tốt hơn. Điều này tạo áp lực buộc các đối thủ phải xem xét lại chiến lược định giá hoặc tối ưu hóa chi phí quản lý để duy trì lợi thế cạnh tranh.

6. Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp sản xuất hiệu quả

6.1. Rà soát và phân tích toàn bộ chi phí quản lý

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định kỳ tất cả các khoản chi phí quản lý, bao gồm:

• Chi phí nhân sự quản lý: lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm.

• Chi phí văn phòng: thuê mặt bằng, thiết bị, công cụ, vật tư tiêu hao.

• Chi phí marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

• Chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm và pháp lý.

Việc phân tích chi tiết giúp doanh nghiệp nhận diện các khoản chi chưa hợp lý và đưa ra phương án cắt giảm hoặc tối ưu mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động.

6.2. Tự động hóa quy trình quản lý với hệ thống ERP

Một trong những giải pháp hiệu quả nhất để tối ưu chi phí quản lý trong doanh nghiệp sản xuất hiện nay là triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning).

Lợi ích nổi bật của ERP trong tối ưu chi phí quản lý:

• Tích hợp dữ liệu toàn diện: Kết nối mọi bộ phận từ sản xuất, kho, bán hàng, nhân sự đến kế toán trên một hệ thống duy nhất.

• Theo dõi chi phí theo thời gian thực: ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí phát sinh ngay khi có biến động, tránh lãng phí và thất thoát.

• Tự động hóa báo cáo: Giảm thiểu sai sót thủ công, đồng thời cung cấp số liệu chính xác để ra quyết định nhanh chóng.

• Nâng cao hiệu suất vận hành: Tối ưu quy trình sản xuất, kiểm soát tồn kho, nguyên vật liệu và nguồn lực hiệu quả hơn.

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp sản xuất khi triển khai ERP có thể giảm tới 15-30% chi phí quản lý nhờ việc giảm lãng phí, tối ưu nguồn lực và tăng tính minh bạch trong vận hành.

Với kinh nghiệm nhiều năm triển khai ERP cho các đối tác Nhật Bản, Hàn Quốc và sự am hiểu sâu sắc đặc thù ngành sản xuất, VTI Solutions tự tin mang đến giải pháp ERP toàn diện từ các nhà cung cấp hàng đầu như SAP, Oracle, Epicor…. Đặc biệt, từ tháng 3/2025, VTI Solutions chính thức trở thành đối tác ERP của Epicor tại Việt Nam, mang đến hệ thống ERP tối ưu hóa riêng cho thị trường sản xuất.

Giải pháp ERP của VTI Solutions không chỉ giúp tích hợp dữ liệu toàn diện, tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót thủ công, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí quản lý chặt chẽ, nâng cao năng suất sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Nhận tư vấn miễn phí

6.3. Kiểm soát tồn kho và nguyên vật liệu chặt chẽ

Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí tồn kho và quản lý nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Một số giải pháp hiệu quả:

• Ứng dụng ERP hoặc phần mềm quản lý kho để tự động hóa kiểm kê.

• Xây dựng mức tồn kho tối ưu để giảm rủi ro thiếu hàng hoặc dư thừa nguyên liệu.

• Kết hợp phương pháp Just-In-Time (JIT) để nhập nguyên liệu đúng thời điểm cần sản xuất.

Doanh nghiệp sản xuất có thể tham khảo thêm Hệ thống quản lý kho thông minh WMSX của VTI Solutions, với những tính năng nổi bật:

• WMSX cho phép quản lý kho linh hoạt trên mọi thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng, laptop,..
• Thông tin các hoạt động trong kho được tự động cập nhập một cách chính xác theo thời gian thức, hiển thị dưới dạng bảng – biểu đồ trực quan
• Nhà quản lý có thể dễ dàng quan sát vị trí của kho, khoảng trốn kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMSX cung cấp
• Bên cạnh đó, WMSX cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho

Nhận tư vấn miễn phí

7. Kết luận

Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò trọng yếu trong việc duy trì hoạt động ổn định, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Việc hiểu rõ các khoản chi phí, hạch toán chính xác và quản lý tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát giá thành, tối đa hóa lợi nhuận và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc.

Trong bối cảnh chuyển đổi số và tự động hóa sản xuất, các doanh nghiệp sản xuất cần áp dụng giải pháp công nghệ tiên tiến để tối ưu chi phí quản lý. Hệ thống ERP của VTI Solutions chính là chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Tích hợp dữ liệu và đồng bộ quy trình từ hoạch định đến sản xuất.

• Kiểm soát chi phí chặt chẽ và giảm lãng phí nguồn lực.

• Tăng hiệu suất vận hành và nâng cao lợi thế cạnh tranh.

Với kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều đối tác quốc tế và năng lực tư vấn chuyên sâu, VTI Solutions sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tối ưu chi phí quản lý, nâng cao năng lực sản xuất và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

5432100/5 - (0 bình chọn)