1. Tổng quan về hoạt động quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp

Quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp không đơn thuần là nhiệm vụ riêng lẻ của bộ phận kế toán – mà là một phần thiết yếu trong chiến lược vận hành và phát triển bền vững của toàn doanh nghiệp. Khi chi phí được kiểm soát chặt chẽ và phân tích một cách bài bản, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho những quyết định kinh doanh mang tính chiến lược.

1.1 Vai trò then chốt của công tác quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý các loại chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực và rõ ràng cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa lợi nhuận: Việc rà soát và loại bỏ các khoản chi không cần thiết có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 10–20% tổng chi phí hoạt động, trực tiếp cải thiện biên lợi nhuận ròng mà không cần gia tăng doanh thu.
• Cải thiện dòng tiền và tăng tính chủ động tài chính: Khi doanh nghiệp xây dựng được năng lực dự báo chi tiêu với độ chính xác cao (lên đến 85–90%), việc lập kế hoạch dòng tiền, cân đối nguồn vốn ngắn hạn hay dài hạn trở nên dễ dàng hơn, giúp tránh được các rủi ro như thiếu hụt ngân sách đột ngột.
• Nâng cao chất lượng ra quyết định: Dữ liệu chi phí đầy đủ, minh bạch và kịp thời là cơ sở quan trọng để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn về đầu tư, mở rộng sản xuất, tối ưu vận hành hoặc tái cấu trúc mô hình kinh doanh.

1.2 Tầm quan trọng của việc phân loại chi phí trong doanh nghiệp

Việc phân loại chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn tạo điều kiện cho việc đánh giá hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý. Một hệ thống phân loại rõ ràng và nhất quán mang lại nhiều giá trị thực tiễn:

• Kiểm soát chi phí chính xác và kịp thời: Khi từng khoản chi được gắn với danh mục, mã định danh và mục đích cụ thể, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện những biến động bất thường hoặc lãng phí trong vận hành.
• Phân tích hiệu quả hoạt động: Phân loại chi phí theo bộ phận, chức năng, thời gian hay mục đích sử dụng giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá mức độ đóng góp của từng bộ phận vào hiệu quả tổng thể, từ đó đưa ra các quyết định cải tiến phù hợp.
• Lập kế hoạch ngân sách sát thực tế: Dữ liệu của các loại chi phí trong kinh doanh đã được phân loại rõ ràng là cơ sở đáng tin cậy để xây dựng ngân sách cho các kỳ tiếp theo, giảm thiểu sai lệch do ước lượng cảm tính hoặc thiếu thông tin.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kế toán: Việc tổ chức hệ thống phân loại chi phí bài bản giúp doanh nghiệp tuân thủ các chuẩn mực kế toán, quy định của cơ quan thuế và kiểm toán, từ đó hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, đặc biệt trong các kỳ kiểm tra tài chính.

2. Các loại chi phí trong doanh nghiệp theo nội dung và chức năng

2.1 Chi phí sản xuất 

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí sản xuất thường chiếm tới 60–75% tổng chi phí vận hành, đóng vai trò quyết định đến giá thành sản phẩm và biên lợi nhuận. Việc quản lý hiệu quả nhóm chi phí này chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu tài chính và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Chi phí sản xuất được chia thành 3 nhóm chính:

2.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Đây là khoản chi cho những nguyên liệu đầu vào cấu thành nên sản phẩm cuối cùng, có thể xác định rõ ràng và đo lường một cách chính xác.

Đặc điểm nổi bật của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

• Có thể định lượng chính xác (kg, lít, m²…)
• Biến động tỷ lệ thuận với sản lượng sản xuất
• Thường chiếm 40–60% giá thành sản phẩm

2.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí này liên quan đến lao động trực tiếp tham gia sản xuất, bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản đóng góp bảo hiểm cho công nhân.

Cấu trúc chi phí nhân công trực tiếp thường bao gồm:

• Lương cơ bản: Chiếm 70–80% tổng chi phí nhân công
• Phụ cấp: Bao gồm ca đêm, tăng ca, trách nhiệm (15–20%)
• Bảo hiểm xã hội: Khoảng 17.5% lương cơ bản
• Các khoản khác: Thưởng, phúc lợi, hỗ trợ đời sống (5–10%)

Việc kiểm soát hiệu quả chi phí nhân công không chỉ giúp tiết kiệm mà còn góp phần nâng cao năng suất nếu đi kèm với chính sách đãi ngộ và đào tạo hợp lý.

2.1.3 Chi phí sản xuất chung

Đây là nhóm chi phí không thể phân bổ trực tiếp vào từng sản phẩm nhưng vẫn cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất. Nếu không được theo dõi sát sao, nhóm chi phí này dễ “đội” lên và ảnh hưởng đến giá thành toàn bộ sản phẩm.

Một số khoản phổ biến trong chi phí sản xuất chung:

• Khấu hao máy móc thiết bị: 3–7% giá trị tài sản mỗi năm
• Chi phí điện, nước phục vụ sản xuất: 5–15% tổng chi phí sản xuất
• Bảo trì, sửa chữa thiết bị: 2–5% giá trị máy móc mỗi năm
• Lương nhân sự gián tiếp: Bao gồm kỹ thuật viên, tổ trưởng, bảo vệ, vệ sinh…

2.2 Chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động là những khoản chi tiêu thiết yếu để đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định mỗi ngày và phát triển bền vững trong dài hạn. Đây là nhóm chi phí không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng lại đóng vai trò hậu thuẫn cho toàn bộ hệ thống – từ vận hành, quản lý đến phát triển thị trường.

2.2.1 Chi phí bán hàng và tiếp thị

Là các khoản đầu tư giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ đến gần hơn với khách hàng. Bao gồm các loại chi phí trong kinh doanh như:

• Chi phí chạy quảng cáo trên các nền tảng truyền thông (Facebook, Google, TVC,…)
• Chi phí tổ chức sự kiện, hội chợ, ra mắt sản phẩm
• Lương và hoa hồng cho đội ngũ kinh doanh, tiếp thị
• Chi phí in ấn tài liệu, POSM, sản phẩm mẫu dùng thử,…

Nhóm chi phí này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, xây dựng thương hiệu và thúc đẩy doanh thu.

2.2.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Đây là các khoản chi liên quan đến việc điều hành bộ máy doanh nghiệp, đảm bảo các hoạt động diễn ra hiệu quả và có tổ chức. Một số khoản phổ biến gồm:

• Lương quản lý: Bao gồm tiền lương, thưởng và các phúc lợi cho ban lãnh đạo và các trưởng phòng như CEO, CFO, trưởng bộ phận vận hành, nhân sự,…
• Văn phòng phẩm và thiết bị: Chi phí cho giấy tờ, mực in, đồ dùng văn phòng; mua sắm và bảo trì máy tính, thiết bị văn phòng; chi phí sử dụng phần mềm kế toán, quản lý dự án, email doanh nghiệp,…
• Chi phí thuê văn phòng: Bao gồm tiền thuê mặt bằng làm việc, chi phí điện nước, bảo vệ, vệ sinh, trang trí và bảo trì không gian làm việc.
• Chi phí dịch vụ chuyên nghiệp: Các khoản thuê ngoài như dịch vụ kế toán, kiểm toán, luật sư, tư vấn chiến lược, đào tạo nhân sự,… nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, nâng cao năng lực quản lý và phát triển bền vững.

2.3 Chi phí dịch vụ mua ngoài – Xu hướng Outsourcing

Khi doanh nghiệp ngày càng ưu tiên tập trung vào “lõi cứng” – những hoạt động mang lại giá trị cốt lõi, Outsourcing trở thành chiến lược thông minh. Chi phí dịch vụ mua ngoài (kế toán, IT, logistics, pháp lý…) tuy gia tăng nhưng mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

• Giảm gánh nặng chi phí cố định
• Tiếp cận chuyên gia đúng lúc, đúng việc
• Tăng độ linh hoạt khi mở rộng hoặc thu hẹp quy mô
• Tập trung toàn lực cho hoạt động chiến lược

3. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng

Nếu như phân loại chi phí theo chức năng giúp ta biết “tiền đi đâu”, thì phân loại theo mối quan hệ với sản lượng sẽ cho ta biết “chi phí thay đổi thế nào khi kinh doanh tăng trưởng”. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp dự báo chính xác, lập kế hoạch tài chính và đưa ra những quyết định mở rộng sản xuất thông minh nhất. Dưới đây là bảng tổng hợp thông tin về 3 loại chi phí phổ biến nhất: chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp.

Loại chi phí	Đặc điểm chính	Ví dụ điển hình	Lợi ích/Ý nghĩa quản trị
Chi phí cố định	– Không thay đổi theo sản lượng trong ngắn hạn – Ổn định trong kỳ tài chính (1–2 năm)	– Thuê mặt bằng – Khấu hao máy móc – Lương quản lý	– Nền tảng ổn định cho hoạt động – Hiệu ứng quy mô giúp giảm đơn giá sản phẩm
Chi phí biến đổi	– Tăng/giảm tỷ lệ thuận với sản lượng – Linh hoạt, dễ điều chỉnh	– Nguyên vật liệu trực tiếp (100%) – Nhân công trực tiếp (90–95%) – Hoa hồng bán hàng (100%)	– Phản ứng linh hoạt với thị trường – Hỗ trợ tính điểm hòa vốn
Chi phí hỗn hợp	– Gồm cả phần cố định & biến đổi – Cần tách riêng để phân tích hiệu suất	– Điện thoại văn phòng (thuê bao + cước) – Internet (gói cơ bản + phụ phí) – Lương sales (cứng + hoa hồng)	– Hiểu rõ chi phí để dự báo chính xác hơn – Hỗ trợ ra quyết định điều chỉnh các loại chi phí trong kinh doanh hiệu quả

4. Cách quản lý và tối ưu các loại chi phí trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và biên lợi nhuận ngày càng thu hẹp, việc quản lý chi phí không chỉ đơn thuần là cắt giảm mà còn là tối ưu hóa – làm đúng, làm đủ và làm hiệu quả. Dưới đây là các phương pháp và chiến lược quản lý chi phí toàn diện mà doanh nghiệp hiện đại cần nắm vững:

4.1 Phương pháp kiểm soát các loại chi phí trong doanh nghiệp hiệu quả

4.1.1 Zero-Based Budgeting (ZBB) – “Bắt đầu từ số 0”

Không giống với cách lập ngân sách truyền thống dựa trên số liệu năm trước, ZBB yêu cầu mọi khoản chi phải được biện minh lại từ đầu. Mỗi phòng ban phải chứng minh tính cần thiết của từng hoạt động, kể cả những hoạt động đã duy trì nhiều năm.

Quy trình triển khai ZBB:

• Phân tích hoạt động: Chia nhỏ toàn bộ hoạt động theo từng chức năng cụ thể.
• Đánh giá giá trị: Đặt câu hỏi: Hoạt động này có thật sự cần thiết không?
• Ước tính chi phí: Tính toán mức chi phí tối thiểu để thực hiện hoạt động.
• Phê duyệt: Chỉ các hoạt động mang lại giá trị rõ ràng mới được duyệt ngân sách.

Có thể thấy ZBB giúp doanh nghiệp loại bỏ những khoản chi không hiệu quả, tối ưu hóa ngân sách bằng cách tập trung vào các hoạt động thiết yếu và có giá trị. Phương pháp này đòi hỏi sự minh bạch và kỷ luật trong quản lý chi phí, nhưng mang lại hiệu quả lâu dài về tiết kiệm và nâng cao hiệu suất.

4.1.2 Activity-Based Costing (ABC) – “Tính đúng, chia đều”

Phương pháp này giúp phân bổ các loại chi phí trong doanh nghiệp dựa trên mức độ sử dụng tài nguyên thực tế thay vì phân bổ theo tỷ lệ doanh thu hoặc sản lượng.

Lợi ích:

• Xác định cost drivers (nguyên nhân tạo ra chi phí) chính xác hơn.
• Phân bổ chi phí hợp lý giữa các sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tính giá thành thực tế để ra quyết định chiến lược tốt hơn.

 

4.2. Tối ưu từng loại chi phí trong doanh nghiệp theo nhóm

4.2.1 Nguyên vật liệu trực tiếp – “Tối ưu ngay từ đầu vào”

Nguyên vật liệu trực tiếp là một trong các loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất có tỷ trọng cao nhất. Quản lý tốt nhóm chi phí này giúp doanh nghiệp giảm giá thành, đảm bảo tiến độ và nâng cao lợi nhuận.

Chiến lược tối ưu để quản lý loại chi phí này bao gồm:

• Đa nguồn cung ứng: Hợp tác với 2–3 nhà cung cấp cho mỗi nguyên liệu giúp hạn chế rủi ro, không bị động khi một bên trễ hàng, tăng giá hoặc gián đoạn.

• Ký hợp đồng dài hạn: Thỏa thuận 1–2 năm giúp ổn định giá, dễ lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát tốt hơn các loại chi phí trong doanh nghiệp.

• Lựa chọn theo TCO (Tổng chi phí sở hữu): Không chỉ nhìn vào đơn giá, mà phải tính cả chi phí vận chuyển, chất lượng, thời gian giao hàng. Một đơn giá rẻ nhưng giao trễ, hao hụt nhiều sẽ làm đội chi phí thực tế.

Việc kiểm soát nguyên vật liệu từ đầu vào là bước quan trọng để doanh nghiệp chủ động và hiệu quả hơn trong việc tối ưu các loại chi phí trong kinh doanh.

Để quản lý nhóm chi phí này hiệu quả và minh bạch hơn, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp ERP sản xuất nhằm số hóa toàn bộ quy trình mua – kiểm – tồn – thanh toán.

• ERP kết nối nhà cung cấp (Supplier Portal): Tự động hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, xác nhận đơn, giao nhận và thanh toán – giúp theo dõi từng đồng chi phí nguyên vật liệu theo thời gian thực.

• Dự báo nhu cầu chính xác: Dựa trên lịch sử sản xuất, mùa vụ và đơn hàng, hệ thống hỗ trợ dự báo đầu vào sát thực tế – tránh dư thừa hoặc thiếu hụt gây phát sinh các loại chi phí trong doanh nghiệp không cần thiết.

• Quản lý tồn kho thông minh: Kết hợp mô hình Just-in-Time và các cảnh báo tồn kho động, ERP giúp doanh nghiệp giảm 30–50% lượng hàng tồn kho – một khoản chi phí âm thầm nhưng rất đáng kể trong các loại chi phí trong kinh doanh.

Nhận tư vấn giải pháp ERP miễn phí

4.2.2 Chi phí hoạt động – “Tự động hóa để giảm tải”

Chi phí hoạt động là một trong các loại chi phí trong doanh nghiệp khó cắt giảm một cách trực tiếp vì nó gắn liền với vận hành hàng ngày – từ kế toán, nhân sự, quản trị đến hậu cần. Tuy nhiên, thay vì tăng người – tăng chi, doanh nghiệp hiện đại đang chuyển hướng sang tự động hóa và quản trị hiệu suất để tối ưu hóa toàn diện nhóm chi phí này.

Chiến lược tối ưu chi phí hoạt động

• Tự động hóa quy trình vận hành (RPA & Workflow): Tự động hóa các tác vụ thủ công như nhập liệu kế toán, tính lương, xử lý yêu cầu nghỉ phép giúp doanh nghiệp giảm từ 30–50% thời gian xử lý, đồng thời hạn chế sai sót – một trong những nguyên nhân gây ra các loại chi phí trong kinh doanh phát sinh không cần thiết.
• Chuyển đổi hạ tầng sang công nghệ đám mây (Cloud): Sử dụng nền tảng điện toán đám mây giúp giảm chi phí đầu tư phần cứng, tiết kiệm chi phí bảo trì và tăng tính linh hoạt khi mở rộng quy mô. Nhiều doanh nghiệp ghi nhận mức tiết kiệm 20–40% so với hệ thống máy chủ truyền thống.
• Làm việc từ xa linh hoạt: Ứng dụng mô hình hybrid working giúp doanh nghiệp giảm đến 30% chi phí văn phòng, điện nước và các chi phí vận hành cố định khác – đặc biệt hiệu quả với các phòng ban gián tiếp như marketing, kế toán, hành chính.

Quản trị chi phí dựa trên hiệu suất

Bên cạnh việc cắt giảm, doanh nghiệp cần liên kết chi phí với hiệu quả công việc để tránh tình trạng “chi nhiều mà không ra kết quả”:

• KPI-based budgeting: Ngân sách cho từng bộ phận được phân bổ dựa trên chỉ số hiệu suất rõ ràng, tránh cấp phát dàn trải theo thói quen cũ.

• Đánh giá định kỳ: Thực hiện rà soát hàng tháng/quý giúp phát hiện các khoản chi không còn phù hợp, từ đó tái phân bổ cho những hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

• So sánh chuẩn ngành (Benchmarking): Đối chiếu chi phí vận hành với mặt bằng chung trong ngành là cách hiệu quả để xác định những bất hợp lý và cơ hội cắt giảm.

5. Kết luận

Trong thời đại mà mỗi đồng chi ra đều cần mang lại giá trị cụ thể, việc hiểu rõ và quản lý hiệu quả các loại chi phí trong doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển bền vững. Không chỉ đơn thuần là cắt giảm, tối ưu chi phí cần đi cùng chiến lược vận hành thông minh, ứng dụng công nghệ và minh bạch dữ liệu.

Với sự hỗ trợ từ các công cụ như ERP sản xuất của VTI Solutions, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí theo thời gian thực, ra quyết định dựa trên dữ liệu và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc để bứt phá dài hạn.

5432105/5 - (1 bình chọn)