1. Điều hành sản xuất là gì?

Điều hành sản xuất là tất cả các hoạt động liên quan đến việc quản lý tài nguyên và quy trình tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quy trình sản xuất.

Hãy tưởng tượng bạn là “nhạc trưởng” của một dàn nhạc giao hưởng. Mỗi nhạc công là một bộ phận trong dây chuyền sản xuất – từ nguyên liệu, máy móc, nhân lực đến quy trình. Nhiệm vụ của bạn là đảm bảo tất cả cùng chơi đúng nhịp, đúng thời điểm để tạo nên bản nhạc hoàn hảo – chính là sản phẩm chất lượng.

Ví dụ thực tế giúp bạn hiểu rõ hơn

Trường hợp 1: Nhà hàng Pizza Hut

Khi bạn gọi đặt một chiếc pizza, đằng sau đó là cả một hệ thống điều hành sản xuất phức tạp:

• Lập kế hoạch sản xuất: Nhà hàng dự đoán trong ngày cần bao nhiêu pizza Margherita, Hawaii, hay Pepperoni dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng đặt hàng.
• Quản lý nguyên liệu: Đảm bảo luôn có đủ bột mì, cà chua, phô mai, xúc xích trong kho. Nguyên liệu phải tươi ngon và được bảo quản đúng cách.
• Điều phối nhân lực: Phân công rõ ràng – ai chuyên làm bột, ai phụ trách nướng, ai giao hàng. Trong giờ cao điểm, cần tăng cường nhân lực.
• Kiểm soát chất lượng: Mỗi chiếc pizza phải đúng công thức, nướng vừa tới, đóng gói cẩn thận để giữ nhiệt.
• Quản lý thời gian: Cam kết giao pizza trong 30 phút, nghĩa là mọi khâu phải được tính toán chính xác.

Trường hợp 2: Nhà máy sản xuất áo phông

Tại một nhà máy may mặc, điều hành sản xuất thể hiện qua:

• Kế hoạch hóa sản xuất: Nhận đơn hàng 10.000 áo phông cho thương hiệu X, phải hoàn thành trong 2 tuần. Chia nhỏ thành 1.000 áo/ngày, phân bổ cho 3 ca làm việc.
• Quản lý nguyên liệu: Tính toán chính xác cần bao nhiêu mét vải cotton, bao nhiêu cuộn chỉ, nhãn mác, túi đóng gói. Đặt hàng đúng thời điểm để tránh thiếu hụt.
• Tối ưu dây chuyền: Sắp xếp máy cắt vải → máy may → máy viền → ủi → kiểm tra chất lượng → đóng gói theo trình tự hợp lý nhất.
• Kiểm soát chất lượng: Mỗi chiếc áo phải đúng size, mũi chỉ chắc chắn, không có lỗi may, màu sắc chuẩn theo yêu cầu.

2. Các nhiệm vụ chính của điều hành sản xuất

Trong một doanh nghiệp sản xuất, điều hành hiệu quả không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn là yếu tố quyết định đến năng suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh. Để đạt được điều đó, bộ phận điều hành sản xuất cần thực hiện nhiều nhiệm vụ trọng yếu, từ lập kế hoạch, giám sát tiến độ đến quản lý nguồn lực và đảm bảo chất lượng đầu ra. Vậy cụ thể, các nhiệm vụ chính của điều hành sản xuất bao gồm những gì?

2.1. Lập kế hoạch sản xuất

Đây là bước nền tảng của toàn bộ hoạt động sản xuất, nhằm xác định “làm cái gì – khi nào – bằng cách nào”.

• Xác định mục tiêu sản xuất: Dựa trên đơn hàng, dự báo nhu cầu thị trường, hoặc kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp.

• Lập kế hoạch chi tiết: Bao gồm kế hoạch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule – MPS), kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), kế hoạch nhân sự, bảo trì thiết bị, và năng lực sản xuất.

• Phân bổ thời gian và nguồn lực: Đảm bảo các lệnh sản xuất được lên lịch hợp lý, tránh xung đột giữa các dây chuyền hoặc ca sản xuất.

• Tác động: Giúp doanh nghiệp chủ động về tiến độ, tối ưu chi phí, hạn chế tồn kho hoặc thiếu nguyên vật liệu.

2.2. Quản lý nguồn lực

Điều hành sản xuất cần tổ chức và sử dụng hiệu quả 3 yếu tố cốt lõi: nhân sự – máy móc – nguyên vật liệu.

• Nhân sự: Phân công ca làm việc, đảm bảo tay nghề phù hợp từng công đoạn. Có kế hoạch đào tạo, luân chuyển và dự phòng.

• Máy móc thiết bị: Quản lý bảo trì định kỳ, xử lý sự cố nhanh chóng để giảm thiểu thời gian chết máy.

• Nguyên vật liệu: Kiểm soát nhập – xuất – tồn kho. Đảm bảo đúng loại, đủ số lượng và chất lượng phù hợp với từng đơn hàng.

• Tác động: Tránh lãng phí, thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn lực; đảm bảo hoạt động sản xuất ổn định và tiết kiệm.

2.3. Điều phối và kiểm soát sản xuất

Là quá trình theo dõi và điều chỉnh hoạt động sản xuất đang diễn ra:

• Giám sát tiến độ: Đảm bảo từng công đoạn được thực hiện đúng kế hoạch. Cập nhật trạng thái sản xuất theo thời gian thực (thường thông qua hệ thống MES – Manufacturing Execution System).

• Đảm bảo chất lượng: Kiểm tra định kỳ và đột xuất. Xử lý nhanh các lỗi, khiếu nại để tránh sản phẩm lỗi lan rộng.

• Ứng phó rủi ro: Có quy trình linh hoạt để xử lý khi xảy ra thiếu nhân công, nguyên vật liệu, hoặc hỏng máy.

• Tác động: Giúp giữ vững cam kết với khách hàng, giảm tỉ lệ hàng lỗi, tăng uy tín doanh nghiệp.

2.4. Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Mục tiêu là nâng cao năng suất, giảm chi phí và rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất.

• Áp dụng Lean Manufacturing: Loại bỏ lãng phí (thời gian chờ, thao tác thừa, tồn kho,…). Sắp xếp lại dây chuyền sản xuất hợp lý.

• Ứng dụng Six Sigma: Phân tích dữ liệu, cải tiến liên tục để giảm thiểu sai lỗi trong sản xuất.

• Tự động hóa và số hóa: Sử dụng phần mềm điều hành sản xuất (MES, ERP), cảm biến IoT, robot công nghiệp để tăng độ chính xác và giảm phụ thuộc vào lao động thủ công.

• Tác động: Nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm chi phí đơn vị sản phẩm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.

3. Quy trình điều hành sản xuất tối ưu

Để duy trì hoạt động sản xuất trơn tru, đáp ứng đúng tiến độ – đúng chất lượng – đúng chi phí, doanh nghiệp không thể thiếu một quy trình điều hành sản xuất được thiết kế bài bản và tối ưu. Quy trình này chính là “xương sống” giúp kết nối chặt chẽ giữa kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, nhân lực và thiết bị.

3.1. Dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất

Điều hành sản xuất bắt đầu bằng việc xác định đúng nhu cầu thị trường, từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp về thời gian, số lượng và chủng loại sản phẩm. Giai đoạn này đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động sản xuất phía sau.

• Phân tích dữ liệu đơn hàng, lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường.

• Lập kế hoạch sản xuất tổng thể (MPS) dựa trên nhu cầu.

• Ước tính công suất, nguyên vật liệu, thời gian sản xuất cần thiết.

3.2. Phân bổ và chuẩn bị nguồn lực

Sau khi có kế hoạch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào cho sản xuất như nhân sự, máy móc, nguyên vật liệu.

• Tính toán MRP – nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể.

• Phân bổ nhân sự theo ca/kíp, bố trí máy móc hợp lý.

• Lập kế hoạch bảo trì thiết bị, dự phòng rủi ro.

Việc tối ưu hóa khâu chuẩn bị giúp giảm thiểu thời gian chờ và tránh thiếu hụt trong quá trình sản xuất.

3.3. Tổ chức và triển khai sản xuất

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, lệnh sản xuất được triển khai. Đây là giai đoạn “ra quân” của bộ máy sản xuất.

• Phát hành lệnh sản xuất, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng công đoạn.

• Kiểm tra máy móc, nguyên liệu, bố trí mặt bằng sản xuất.

• Hướng dẫn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng cho công nhân.

Việc triển khai mượt mà sẽ giúp dây chuyền vận hành trơn tru ngay từ đầu.

3.4. Giám sát và kiểm soát quá trình sản xuất

Trong suốt quá trình sản xuất, người điều hành cần giám sát chặt chẽ để phát hiện sớm sự cố và đảm bảo chất lượng đầu ra.

• Theo dõi tiến độ thực hiện từng công đoạn qua hệ thống (bảng theo dõi hoặc phần mềm MES).

• Kiểm tra chất lượng tại chỗ, đánh giá năng suất.

• Ghi nhận sự cố, điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Giai đoạn này quyết định việc sản phẩm có được giao đúng tiến độ và đạt chuẩn hay không.

3.5. Đánh giá kết quả và cải tiến liên tục

Sau mỗi chu kỳ sản xuất, cần thực hiện đánh giá để rút kinh nghiệm và cải thiện quy trình.

• So sánh kết quả thực tế với kế hoạch về sản lượng, thời gian, chi phí.

• Phân tích nguyên nhân sai lệch, xác định điểm nghẽn.

• Đề xuất giải pháp cải tiến theo các phương pháp như Lean, Kaizen, hoặc Six Sigma.

Cải tiến liên tục là yếu tố sống còn trong sản xuất hiện đại, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh.

3.6. Báo cáo và lưu trữ dữ liệu

Cuối cùng, toàn bộ quá trình cần được báo cáo và lưu trữ đầy đủ để phục vụ việc quản trị, kiểm toán và hoạch định tương lai.

• Lập báo cáo sản xuất theo ngày/tuần/tháng.

• Lưu trữ dữ liệu về sản lượng, lỗi, tiêu hao nguyên vật liệu, hiệu suất máy móc.

• Dùng dữ liệu để ra quyết định chiến lược.

Tham khảo: 07 bước hoàn thiện quy trình sản xuất cho doanh nghiệp 4.0

4. Những phương pháp tối ưu hóa điều hành sản xuất

Để nâng cao hiệu quả sản xuất và khả năng cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào quy trình điều hành. Dưới đây là những phương pháp nổi bật giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất:

4.1. Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn)

Là phương pháp tập trung vào việc loại bỏ lãng phí (waste) trong toàn bộ quy trình sản xuất, từ nguyên vật liệu, thời gian chờ đến nhân lực.

• Lợi ích: Giảm chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất, cải thiện chất lượng.

• Ứng dụng: Áp dụng phổ biến trong doanh nghiệp vừa và lớn, nhất là trong ngành cơ khí, điện tử, dệt may…

4.2. Kaizen – Cải tiến liên tục

Triết lý quản trị nổi tiếng của Nhật Bản, nhấn mạnh việc cải tiến nhỏ nhưng đều đặn và liên tục trong từng khâu sản xuất.

• Lợi ích: Nâng cao năng suất, tăng tính chủ động và sáng tạo của nhân viên.

• Ứng dụng: Dễ áp dụng ở mọi quy mô doanh nghiệp, nhấn mạnh vào văn hóa cải tiến từ cấp nhân viên đến lãnh đạo.

Xem thêm: Các ví dụ về Kaizen: Bí quyết cải tiến doanh nghiệp hiện đại

4.3. Six Sigma

Tập trung vào việc giảm sai sót và kiểm soát chất lượng thông qua phân tích dữ liệu và thống kê.

• Lợi ích: Giảm thiểu lỗi sản xuất, tăng độ chính xác, cải thiện độ tin cậy của sản phẩm.

• Ứng dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp hoặc yêu cầu chất lượng cao như dược phẩm, thiết bị y tế, công nghệ cao.

4.4. 5S

Gồm 5 nguyên tắc: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng, nhằm tạo môi trường làm việc khoa học, gọn gàng và an toàn.

• Lợi ích: Tăng hiệu quả lao động, giảm rủi ro tai nạn, nâng cao tinh thần làm việc.

• Ứng dụng: Rất phù hợp cho các nhà xưởng, khu vực sản xuất có nhiều công cụ, vật tư.

4.5. Just-In-Time (JIT)

Chiến lược sản xuất “vừa đủ – đúng lúc”, nghĩa là nguyên vật liệu và hàng hóa được cung cấp đúng lúc cần dùng, không tồn kho quá mức.

• Lợi ích: Giảm chi phí lưu kho, nâng cao dòng tiền, tăng tính linh hoạt.

• Ứng dụng: Hiệu quả cao trong ngành sản xuất có chuỗi cung ứng ổn định như ô tô, điện tử.

4.6. Agile Manufacturing (Sản xuất linh hoạt)

Tập trung vào việc tạo ra khả năng phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.

• Lợi ích: Rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

• Ứng dụng: Phù hợp với doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng, nhiều mẫu mã như thời trang, sản phẩm tiêu dùng.

Dưới đây là bảng so sánh các phương pháp tối ưu hóa điều hành sản xuất theo các tiêu chí: Mục tiêu – Ưu điểm – Doanh nghiệp phù hợp:

Phương pháp	Mục tiêu chính	Ưu điểm nổi bật	Doanh nghiệp phù hợp
Lean Manufacturing	Loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình	Giảm chi phí, tăng hiệu quả và chất lượng	Sản xuất quy mô lớn, quy trình lặp lại
Kaizen	Cải tiến liên tục, từ nhỏ đến lớn	Tăng năng suất, thúc đẩy sáng kiến từ nhân viên	Mọi quy mô, văn hóa khuyến khích cải tiến
Six Sigma	Giảm sai sót, kiểm soát chất lượng	Tăng độ chính xác, giảm lỗi sản phẩm	Doanh nghiệp yêu cầu chất lượng cao
5S	Sắp xếp, duy trì môi trường làm việc hiệu quả	Tăng an toàn, giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ	Nhà xưởng, kho vận, khu sản xuất trực tiếp
Just-In-Time (JIT)	Sản xuất đúng lúc, không dư thừa	Giảm tồn kho, tăng dòng tiền	Doanh nghiệp có chuỗi cung ứng ổn định
Agile Manufacturing	Linh hoạt, phản ứng nhanh với thị trường	Cá nhân hóa sản phẩm, rút ngắn thời gian ra thị trường	Sản xuất theo đơn đặt hàng, biến động cao

5. Thách thức lớn nhất trong điều hành sản xuất hiện nay

Ngành sản xuất tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức sản xuất khiến doanh nghiệp phải liên tục đổi mới để tồn tại, ví dụ như:

• Chi phí sản xuất tăng cao

Giá nguyên vật liệu, lao động và năng lượng tăng mạnh trong những năm gần đây đã làm xói mòn lợi nhuận. Theo báo cáo của Tổng cục Thống kê Việt Nam, chi phí sản xuất trong ngành công nghiệp chế biến, chế tạo tăng trung bình 7-10% mỗi năm từ 2020 đến 2024. Điều này buộc doanh nghiệp phải tìm cách quản lý chi phí sản xuất hiệu quả hơn.

• Gián đoạn chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng toàn cầu thường xuyên bị gián đoạn do thiên tai, chính sách thương mại hoặc xung đột địa chính trị. Ví dụ, năm 2024, việc thiếu hụt chip bán dẫn đã khiến nhiều nhà máy sản xuất ô tô và điện tử tại Việt Nam phải tạm dừng hoạt động. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các chiến lược dự phòng và tối ưu hóa logistics.

• Áp lực chuyển đổi số

Chuyển đổi số sản xuất không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Việc đầu tư vào công nghệ như tự động hóa, IoT hay AI đòi hỏi nguồn vốn lớn và sự thay đổi trong tư duy quản lý. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khó khăn trong việc tiếp cận các giải pháp này.

• Quản lý nhân sự và năng suất

Thiếu hụt lao động lành nghề và vấn đề duy trì động lực làm việc là những trở ngại lớn. Theo một khảo sát của VietnamWorks, 65% doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam gặp khó khăn trong tuyển dụng kỹ sư có kinh nghiệm vào năm 2024.

• Tuân thủ quy định pháp lý

Các quy định về môi trường, an toàn lao động và chất lượng sản phẩm ngày càng nghiêm ngặt. Doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn như ISO 14001 (quản lý môi trường) hoặc các quy định xuất khẩu vào EU, Mỹ.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần áp dụng các chiến lược tối ưu hóa sản xuất và đầu tư vào công nghệ hiện đại, như sẽ được trình bày ở phần tiếp theo.

6. Tự động hóa điều hành sản xuất với hệ thống MES-X

Một dây chuyền sản xuất vận hành hiệu quả không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm hay cảm tính. Doanh nghiệp hiện đại cần một hệ thống có khả năng kiểm soát chặt chẽ mọi khâu – từ nguyên vật liệu đầu vào đến chất lượng đầu ra.

Đây chính là lúc Hệ thống điều hành sản xuất MES-X phát huy vai trò như một “bộ não vận hành”, giúp số hóa toàn bộ quy trình sản xuất, giám sát tiến độ theo thời gian thực và phản hồi tức thì với mọi thay đổi.

Với khả năng liên kết dữ liệu xuyên suốt giữa kế hoạch – sản xuất – kiểm soát chất lượng – báo cáo, MES-X không chỉ tối ưu năng suất mà còn hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thực tế. Hệ thống này phù hợp với các doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ mô hình vận hành truyền thống sang điều hành theo tiêu chuẩn hiện đại, bài bản và hiệu quả cao.

Giải pháp quản lý toàn diện đưa cái nhìn tổng thể về toàn bộ quá trình sản xuất

• Tăng năng suất với các chỉ số thời gian thực
• Ra quyết định nhanh chóng với cái nhìn trực quan về toàn bộ quy trình sản xuất
• Cải tiến liên tục kịp thời với cảnh báo lỗi chi tiết
• Lập kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ ngay cả khi không có ERP
• Tập trung hóa dữ liệu sản xuất, tạo dòng chảy dữ liệu xuyên suốt từ tầng sản xuất đến tầng quản trị kế hoạch kinh doanh

7. Kết luận

Điều hành sản xuất là chìa khóa giúp doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam giảm chi phí, tăng năng suất và dẫn đầu thị trường trong năm 2025. Bằng cách áp dụng các phương pháp như Lean Manufacturing, tích hợp công nghệ 4.0 và đo lường hiệu quả qua KPI, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình sản xuất bền vững và hiệu quả. Những xu hướng như sản xuất thông minh và sản xuất xanh sẽ định hình tương lai ngành sản xuất, đòi hỏi sự chuẩn bị ngay từ hôm nay.

5432105/5 - (1 bình chọn)