Quản lý tồn kho là một nhiệm vụ đóng vai trò hết sức quan trọng quyết định tới sự thành bại của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Để kiểm soát tốt số lượng hàng trong kho, nhà quản lý phải theo dõi sát sao quá trình nhập hàng, bán hàng và những biến động về giá cả trên thị trường. Việc cân-đo-đong-đếm số lượng hàng hóa cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Vậy tồn kho an toàn là gì và đâu là phương pháp để doanh nghiệp sản xuất có thể xác định được mức tồn kho an toàn hiệu quả?

Mục lục

1. Tồn kho an toàn là gì?

Hàng tồn kho là mặt hàng được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của các doanh nghiệp sản xuất. Chúng không phải là những mặt hàng bị “ế”, bị hỏng, lỗi thời hay không bán được mà được xem là phương án dự phòng trong trường hợp hàng hoá bị hết nhưng nhu cầu của khách hàng gia tăng.

Hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hoá đã hoàn thành và sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, hàng đang trong quá trình sản xuất, hay các nguyên vật liệu và hàng hóa sẽ được tiêu thụ trong quá trình sản xuất.

tồn kho an toàn là gì — Tồn kho an toàn là thuật ngữ chỉ về mức độ tồn kho dư ra mà các nhà sản xuất mua thêm vào sản phẩm dự trữ của mình để giảm thiểu tình trạng hết hàng hay những tiềm ẩn về nguyên vật liệu.

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là khối lượng hàng hóa, nguyên vật liệu còn lại trong kho nhằm mục đích giảm thiểu tối đa rủi ro hết hàng do sự thay đổi về cung cầu trong chuỗi cung ứng sản xuất hay để đáp ứng được mọi nhu cầu bất ngờ có thể xảy ra trong tương lai.

Trong sản xuất, việc quản lý kho hàng thông minh và tối ưu hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong những nỗ lực của doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể gặp phải trước những thay đổi về thời gian, nhu cầu và nguồn cung nguyên vật liệu từ thị trường. Một mức tồn kho an toàn được xác định bằng công thức và điểm đặt hàng lại – Reorder Point chính xác có thể giúp cho doanh nghiệp sản xuất giữ được uy tín với khách hàng trong trường hợp xảy ra các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng.

Xem thêm bài viết: Hàng tồn kho là gì? Vai trò, phân loại và quy trình quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Phân loại các loại tồn kho an toàn

Trong quản trị tồn kho, doanh nghiệp thường phải duy trì mức dự trữ an toàn để tránh gián đoạn sản xuất – bán hàng. Tuy nhiên, không phải loại tồn kho an toàn nào cũng giống nhau. Hai nhóm phổ biến nhất là tồn kho an toàn theo chu kỳ và tồn kho an toàn theo mùa. Chúng đều giúp giảm rủi ro thiếu hàng, nhưng được thiết lập vì những nguyên nhân hoàn toàn khác nhau. Bảng dưới đây giúp bạn nhìn rõ điểm khác biệt cốt lõi giữa hai loại tồn kho này.

Tiêu chí	Tồn kho an toàn theo chu kỳ	Tồn kho an toàn theo mùa
Mục đích	Bù đắp biến động trong chu kỳ đặt hàng, thời gian giao hàng hoặc nhu cầu không ổn định hằng ngày/tuần.	Đối phó nhu cầu tăng mạnh theo mùa vụ hoặc thời điểm đặc thù (Tết, lễ hội, mùa mưa…).
Tính chất biến động	Biến động nhỏ, lặp lại thường xuyên.	Biến động lớn, mang tính thời điểm, có đỉnh rõ ràng.
Thời gian duy trì	Duy trì liên tục quanh năm.	Chỉ duy trì trước và trong mùa cao điểm.
Cách xác định mức tồn	Dựa vào độ lệch chuẩn nhu cầu, thời gian giao hàng, tần suất đặt hàng.	Dựa vào dự báo nhu cầu mùa vụ, lịch sử tiêu thụ theo mùa.
Ví dụ	Siêu thị duy trì tồn kho an toàn cho nhóm hàng tươi sống vì nhu cầu ngày nào cũng biến động.	Doanh nghiệp đồ uống nhập thêm hàng trước Tết vì nhu cầu tăng đột biến.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn thiết lập KPI quản lý hàng tồn kho chi tiết

3. Công thức để tính lượng tồn kho an toàn

Một mức tồn kho an toàn được xác định bằng công thức và Reorder Point chính xác có thể giúp cho doanh nghiệp sản xuất giữ được uy tín với khách hàng trong trường hợp xảy ra các vấn đề gây gián đoạn chuỗi cung ứng.

Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày x Thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình mỗi ngày x thời gian giao hàng trung bình)

VD: Năm 2022, doanh nghiệp A sản xuất nước ngọt có nhu cầu tiêu thụ là 2000 thùng/ tháng, nhưng trong năm đó doanh nghiệp A đã sử dụng tới 2500 thùng/tháng. Thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp A là 5 ngày nhưng mức thời gian giao hàng tối đa lại có thể lên đến 10 ngày. Thời gian làm việc của doanh nghiệp A là 30 ngày mỗi tháng. Dựa trên những dữ liệu đó, doanh nghiệp A có thể tính được mức tồn kho an toàn cho mình như sau:

Nhu cầu tối đa mỗi ngày: 2500 : 30 = 83 thùng/ngày

Nhu cầu trung bình mỗi ngày 2000 : 30 = 66 thùng/ngày

=> Mức tồn kho an toàn = (83 x 10) – (66 x 5) = 500 thùng

4. Tại sao doanh nghiệp cần phải lưu ý lượng tồn kho an toàn?

Tồn kho an toàn không chỉ là “một khoản dự phòng” mà là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước mọi biến động của thị trường. Khi nhu cầu tăng đột ngột, nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc chuỗi cung ứng gặp sự cố, mức tồn kho an toàn chính là yếu tố quyết định doanh nghiệp có duy trì được hoạt động liên tục hay không.

Doanh nghiệp cần lưu ý tồn kho an toàn vì:

Giảm rủi ro thiếu hàng, hạn chế việc mất khách, mất doanh thu vào tay đối thủ.
Chủ động trước biến động nhu cầu, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm hoặc khuyến mãi.
Hấp thụ các sự cố chuỗi cung ứng như giao hàng chậm, đứt gãy vận chuyển, nhà cung cấp thiếu nguyên liệu.
Tối ưu chi phí tồn kho, giữ mức tồn đủ dùng thay vì để quá cao gây lãng phí vốn.
Tăng độ tin cậy trong kế hoạch sản xuất, giúp doanh nghiệp lập lịch sản xuất – giao hàng ổn định hơn.

Xem thêm bài viết: Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp sản xuất

5. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến lượng tồn kho an toàn?

Mức tồn kho an toàn không cố định; nó thay đổi theo đặc điểm thị trường, năng lực chuỗi cung ứng và chiến lược vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất quyết định doanh nghiệp cần giữ tồn kho an toàn thấp hay cao:

Biến động nhu cầu: Nhu cầu càng khó dự đoán, mức tồn kho an toàn càng phải cao để tránh thiếu hàng.
Độ ổn định của thời gian giao hàng: Nhà cung cấp giao hàng không ổn định, hay trễ hẹn → doanh nghiệp phải tăng tồn kho an toàn để bù rủi ro.
Độ tin cậy của nhà cung cấp: Nhà cung cấp càng đáng tin, thời gian giao hàng đúng hẹn, chất lượng ổn định → có thể giảm tồn kho an toàn.
Chu kỳ đặt hàng và tần suất nhập kho: Đặt hàng càng thưa, mỗi lô lớn → cần tồn kho an toàn lớn hơn; đặt hàng thường xuyên → mức tồn kho an toàn thấp hơn.
Mức độ quan trọng của sản phẩm trong chuỗi giá trị: Sản phẩm/linh kiện nào ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất (nguyên liệu trọng yếu) → phải giữ tồn cao hơn.
Chi phí lưu kho và khả năng tài chính: Lưu kho quá lớn gây tốn chi phí vốn, kho bãi; doanh nghiệp có khả năng tài chính hạn chế thường chọn mức tồn kho an toàn tối ưu thấp.
Tính mùa vụ của nhu cầu: Mùa cao điểm → tăng tồn kho an toàn; mùa thấp điểm → giảm xuống.
Chiến lược dịch vụ khách hàng: Mức cam kết phục vụ càng cao (ví dụ 95–98%) → mức tồn kho an toàn phải lớn để đáp ứng đúng hạn.

6. Quản lý hàng tồn kho an toàn cùng giải pháp WMSX của VTI Solution

WMSX là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MESX được phát triển bởi VTI Solutions với 3 tiêu chí:

Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất.

WMSX là giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như:

Kho hàng không giấy tờ: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót
Linh hoạt tích hợp – Dễ dàng tùy biến: WMS-X là một giải pháp quản lý kho độc lập, đồng thời có khả năng tích hợp với các hệ thống ERP khác (SAP, Odoo, ect). Hệ thống cho phép tạo trường dữ liệu riêng, tùy biến theo nhu cầu khách hàng.
Giám sát kho – thiết kế không gian kho: WMS-X cũng cho phép thiết kế sắp xếp kho bằng các thao tác kéo thả, đem lại cái nhìn tổng quan đồng thời cũng giúp tối ưu không gian kho. Hệ thống cho phép quan sát vị trí của kho, khoảng trống kho, phần trăm đã sử dụng trên biểu đồ WMS-X cung cấp.
Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh cho phép theo dõi số lượng và vị trí của từng mặt hàng tồn kho, theo dõi báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. Hệ thống sẽ gửi cảnh báo khi số lượng tồn kho giảm quá mức tối thiểu nhằm bổ sung tồn kho kịp thời.
Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa.

Với WMSX – giải pháp quản lý kho thông minh của VTI Solution, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát mức tồn kho an toàn theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi chạm ngưỡng rủi ro và tối ưu lượng dự trữ cho từng mặt hàng. Không còn phỏng đoán thủ công – WMSX giúp bạn ra quyết định chính xác, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoạt động vận hành chưa từng mượt mà đến thế.