Theo một nghiên cứu mới nhất từ Hiệp hội Quản lý Chuỗi Cung ứng Mỹ (CSCMP), khoảng 65% tổng chi phí của một doanh nghiệp là do chi phí mua hàng, từ đó thể hiện sự quan trọng của quy trình này đối với việc tối ưu hóa chi phí sản xuất và lợi nhuận. Số liệu từ Tổ chức Kinh tế Hợp tác và Phát triển (OECD) cũng cho thấy rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý mua hàng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm đến 20% chi phí tổng thể và tăng trưởng lợi nhuận lên đến 15%.

Từ những con số và dữ liệu trên, không thể phủ nhận tầm quan trọng của quy trình mua hàng trong sản xuất. Đối với mọi doanh nghiệp, việc hiểu và tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp họ tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường sức cạnh tranh và hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp.

Tổng quan về quy trình mua hàng trong sản xuất

1. Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng trong sản xuất là quy trình tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận và mua các nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguồn lực cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể từ việc xác định nhu cầu mua hàng, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng mua bán, đặt hàng, đến việc nhận và thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ.

2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả?

Tăng cường hiệu suất và hiệu quả: Một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả giúp tối ưu hóa quá trình mua sắm, từ việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đến đặt hàng và thanh toán. Từ đó tạo tiền đề giúp tổ chức tăng cường hiệu suất và hiệu quả của hoạt động sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian và chi phí mua hàng, cũng như tối ưu hóa nguồn lực.

Giảm thiểu rủi ro:  Bằng việc thiết lập quy trình mua hàng rõ ràng và minh bạch, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mua sắm, như việc chọn nhầm nhà cung cấp, chậm trễ trong cung ứng, hoặc không đảm bảo chất lượng hàng hóa. Quy trình này cũng giúp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của doanh nghiệp.

Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc chọn lựa những nhà cung cấp đáng tin cậy và chất lượng giúp đảm bảo rằng nguyên liệu và vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Điều này có thể dẫn đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng và tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Tối ưu chi phí: Xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả giúp tối ưu hóa việc quản lý chi phí mua hàng bằng cách tối thiểu hóa lãng phí và chi phí không cần thiết. Việc đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng với nhà cung cấp cũng có thể dẫn đến các thỏa thuận có lợi hơn cho doanh nghiệp.

Những bất cập phổ biến của Quy trình mua hàng trong sản xuất hiện nay?

1. Lạm dụng chức vụ và quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp

Trong quy trình mua hàng hiện nay, một bất cập phổ biến là sự lạm dụng chức vụ và quyền hạn trong việc lựa chọn nhà cung cấp. Thường xuyên xảy ra tình trạng một số cá nhân sử dụng chức vụ của mình để ưu ái hoặc ưu tiên chọn nhà cung cấp không phản ánh đúng nhu cầu và tiêu chí của doanh nghiệp, mà thay vào đó là dựa vào các mối quan hệ cá nhân hoặc lợi ích riêng. 

Một bất cập phổ biến khác của quy trình mua hàng trong sản xuất hiện nay là việc chọn lựa nhà cung cấp không đáp ứng đúng tiêu chí. Vấn đề này có thể xuất phát từ việc thiếu đi sự phân tích kỹ lưỡng về các nhà cung cấp tiềm năng, hoặc từ việc không đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng và cụ thể cho việc chọn lựa nhà cung cấp. Khi chọn nhà cung cấp không đáp ứng đúng tiêu chí, tổ chức có thể phải đối mặt với các vấn đề như không đảm bảo chất lượng hàng hóa, thiếu tính linh hoạt trong cung ứng, hoặc thậm chí là vi phạm các quy định pháp luật và chính sách của doanh nghiệp.

2. Rủi ro trong đề nghị mua hàng/dịch vụ

Một vấn đề phổ biến khác là khi hàng vẫn còn tồn kho nhưng người yêu cầu mua hàng không nắm rõ thông tin, dẫn đến tình trạng “thấy thiếu là mua” mà không thực hiện kiểm tra kỹ càng theo tình hình thực tế. Điều này có thể dẫn đến việc mua hàng không cần thiết và lãng phí nguồn lực. Ngoài ra, còn có trường hợp hàng vẫn còn tồn kho nhưng vẫn được mua vì một vài lý do liên quan đến các quyền lợi không chính đáng khác, thay vì dựa vào nhu cầu thực tế của sản xuất. Một bất cập khác là việc sử dụng quỹ công ty để mua hàng phục vụ cho công việc cá nhân, điều này không chỉ làm mất đi tính minh bạch mà còn là vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính của doanh nghiệp.

3. Rủi ro tiềm ẩn trong thanh toán

Một bất cập đáng chú ý khác trong quy trình mua hàng liên quan đến quá trình thanh toán. Cụ thể, rủi ro có thể xuất phát từ những hành vi không minh bạch và không đúng quy trình như việc lập chứng từ khống để nhận thanh toán, hay thanh toán số tiền lớn hơn so với giá trị thực của hàng đã nhận, và ghi nhận thông tin sai lệch về nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh toán, hoặc thời hạn hưởng chiết khấu. Thêm vào đó, rủi ro cũng có thể đến từ việc ghi chép thông tin về hàng mua và nợ phải trả thủ công, không chính xác, bao gồm sai niên độ, số tiền, ghi trùng hoặc ghi sót hóa đơn, cũng gây ra nhiều bất cập.

Một vấn đề khác là việc thanh toán cho nhà cung cấp trước khi được phê duyệt hoặc trả tiền muộn hẹn, dẫn đến việc công ty không thể hưởng các chiết khấu mà họ có thể được hưởng nếu thanh toán đúng thời hạn. Những hành động này không chỉ gây ra thiệt hại về dòng tiền cho doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ với các nhà cung cấp.

Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp hiệu quả cho doanh nghiệp 

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập đề nghị mua hàng

Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là việc xác định nhu cầu mua hàng và lập đề nghị mua hàng. Nhu cầu mua hàng sẽ xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, vì vậy trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tiến hành định lượng chính xác các mặt hàng cần mua để đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất của nhà máy. 

Hoạt động này bao gồm việc liệt kê chi tiết về thể loại hàng hóa, màu sắc, số lượng, và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác. Sau đó, yêu cầu này sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng để duyệt. Việc đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong bước này là rất quan trọng để làm tiền đề cho quy trình mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả và đáng tin cậy ở các bước sau đó.

Bước 2: Tạo đề nghị báo giá

Sau khi đơn mua hàng đã được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu tốt nhất và yêu cầu họ cung cấp báo giá. Quá trình này mang đến cơ hội cho doanh nghiệp để có thể tự quản lý thời gian và ngân sách một cách hợp lý.

Thông thường, một bản báo giá chi tiết sẽ được yêu cầu từ các nhà cung cấp, chúng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và so sánh giữa các lựa chọn. Bản báo giá này thường bao gồm các yếu tố quan trọng như tính năng sản phẩm, thông số kỹ thuật chi tiết, giá cả và các khoản phụ thu (nếu có). Thông qua việc phân tích bản báo giá, doanh nghiệp có thể đánh giá được sự hợp lý và phù hợp của mỗi nhà cung cấp, từ đó quyết định lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.

Quá trình lập “Đề nghị báo giá” không chỉ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp khác nhau, mà còn giúp họ đàm phán một cách hiệu quả hơn về các điều khoản và giá cả. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng và đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 3: Xem xét báo giá của các nhà cung cấp 

Khi các báo giá được tổng hợp hoàn tất, nhân viên bộ phận mua hàng phải tiến hành đánh giá và xem xét kỹ lưỡng từng hạng mục về giá cả và sản phẩm có trong bản báo giá để lựa chọn ra đơn vị có khả năng mang lại sản phẩm tốt với chi phí tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

Theo phương pháp đánh giá truyền thống, nhân viên mua hàng thường dựa vào uy tín của nhà cung cấp, xem xét giá cả và các điều kiện thanh toán để nhận định chất lượng của nhà cung cấp. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và có ít số liệu nghiên cứu. Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp lớn cần tìm kiếm đối tác cung cấp hàng hóa số lượng lớn, thường sử dụng phần mềm để tổng hợp thông tin. Việc ứng dụng giải pháp công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc đo lường, so sánh chất lượng và chính sách hỗ trợ từ các nhà cung cấp, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết và chính xác hơn, giúp quyết định mua hàng trở nên hiệu quả hơn.

Bước 4: Phê duyệt báo giá 

Trách nhiệm của việc phê duyệt báo giá được giao cho ban quản trị của doanh nghiệp, những người sẽ đánh giá và xét duyệt dựa trên việc so sánh các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Quá trình này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về một số yếu tố chính như giá cả của cùng một mặt hàng, điều kiện mua hàng, cũng như sự so sánh giữa các báo giá mới và cũ của cùng một mặt hàng.

Trong khâu phê duyệt báo giá, việc so sánh giá cả là một yếu tố quan trọng. Ban quản trị cần xem xét và đánh giá các báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo rằng giá cả được đề xuất là hợp lý và cạnh tranh. Đồng thời, điều kiện mua hàng cũng được xem xét để đảm bảo rằng các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng là hợp lý và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự so sánh giữa các báo giá mới và cũ của cùng một mặt hàng cũng là một yếu tố quan trọng khác trong quá trình phê duyệt báo giá. Việc này giúp doanh nghiệp có thể đánh giá sự biến động của giá cả và xác định xem báo giá mới có phản ánh đúng thị trường hiện tại hay không.

Bước 5: Lên hợp đồng mua hàng

Bước lên hợp đồng mua hàng đóng vai trò đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thỏa thuận giữa hai bên. Trong hợp đồng, các thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa, các điều khoản liên quan đến chất lượng, vận chuyển và thanh toán cần được xác định rõ ràng và chi tiết.

Đáng lưu ý, mỗi thời điểm mua hàng khác nhau thường đòi hỏi một bản hợp đồng mua hàng riêng biệt. Quy trình này yêu cầu sự theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từ bộ phận kế toán, mua hàng và quản lý kho để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong việc thực thi hợp đồng.

Bước 6: Tạo “ Đề nghị kiểm hàng”

Trong bản đề nghị kiểm hàng, doanh nghiệp cần xác định và thống nhất một số yêu cầu đánh giá như chất lượng hàng hóa, số lượng, hình thức đóng gói và các quy định liên quan đến việc xử lý các lỗi phát sinh (nếu có). Mục tiêu là đảm bảo tính nhất quán và tránh mất thời gian không đáng có trong quá trình sản xuất.

Việc xác định và thống nhất các yêu cầu đánh giá trong bản đề nghị kiểm hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng quy trình kiểm hàng được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. Đồng thời, nó cũng tạo ra một hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận liên quan để thực hiện quy trình kiểm hàng một cách nhất quán và đồng nhất. Điều này cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa nhập vào đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

Bước 7: Nhập kho

Tại bước này, bộ phận nhập kho sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa được nhận vào kho là chính xác và đầy đủ, đặc biệt là về số lượng và chất lượng sản phẩm. Thông thường, trước khi được đưa vào quy trình sản xuất và quản lý, hàng hóa sẽ phải trải qua một lần kiểm tra cuối cùng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng mọi tiêu chuẩn đã được thống nhất trong hợp đồng giao hàng. Bất kỳ sản phẩm nào không đạt yêu cầu sẽ được thông báo cho nhà cung cấp và quy trình đổi hoặc trả hàng sẽ được thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa trong kho đều đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và đáng tin cậy, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng và hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục thanh toán

Bước cuối cùng trong quy trình mua hàng là hoàn tất thủ tục thanh toán. Quy trình mua hàng được kết thúc khi bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán thành công cho nhà cung cấp. Các nhân viên kế toán sẽ tiến hành đánh giá và xét duyệt dựa trên hồ sơ thanh toán được tạo ra bởi bộ phận mua hàng. Hồ sơ này bao gồm các yếu tố như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, các chứng từ vận chuyển và các thông tin liên quan đến thanh toán.

Quy trình thanh toán đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác từ phía bộ phận kế toán để đảm bảo rằng các giao dịch thanh toán được thực hiện đúng cách và theo quy định của doanh nghiệp. Việc đánh giá và xét duyệt hồ sơ thanh toán là một phần quan trọng của quy trình nhằm đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện dựa trên các giao dịch mua hàng đã được tiến hành và các dữ liệu liên quan đều chính xác.

Đồng thời, việc hoàn tất thủ tục thanh toán cũng là bước quan trọng để duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp. Việc thanh toán đúng hẹn và đúng quy trình sẽ giúp tạo ra sự tin cậy và ổn định trong quan hệ kinh doanh giữa hai bên, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác lâu dài và có lợi cho cả hai đối tác.

Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy rằng, việc xây dựng mối quan hệ đối tác tốt có thể giúp doanh nghiệp giảm đến 20% chi phí mua hàng và tăng cường khả năng đàm phán với các nhà cung cấp.

Top những lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng cho doanh nghiệp

1. Cập nhật tình hình đợi hàng từ Nhà Cung Cấp

Mỗi nhà cung cấp sẽ có các điều kiện và thời gian đáp ứng hàng hóa khác nhau, và việc hiểu rõ thông tin này giúp doanh nghiệp quản lý và lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.

Đảm bảo rằng mọi thông tin về thời gian vận chuyển hàng hóa, số lượng hàng có sẵn và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp đều được cập nhật đúng đắn và chính xác là điều cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các đơn hàng được thực hiện đúng với tiến độ cam kết và tránh được các rủi ro có thể phát sinh do thiếu sót thông tin.

2. Xác định điểm đặt lại hàng ROP ( Reorder Point)

Một trong những lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng cho doanh nghiệp là việc xác định điểm đặt lại hàng, hay còn được gọi là ROP (Reorder Point). Điểm đặt lại hàng này thường chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố như thời gian vận chuyển từ nhà cung cấp, kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, và dự đoán về cung cầu trên thị trường.

Việc xác định ROP đúng cách rất quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ không gặp phải tình trạng thiếu hàng hoặc lưu trữ quá mức. Khi ROP được xác định chính xác, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình đặt hàng, giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả. 

3. Số lượng sản xuất và mức tồn kho an toàn

Khi tiến hành quy trình mua hàng, doanh nghiệp cần phải dựa vào kế hoạch sản xuất hiện tại và khả năng sử dụng nguyên vật liệu đang có để tính toán số lượng hàng cần đặt. Điều này có thể được hiểu một cách đơn giản là việc xác định số lượng đặt hàng kinh tế trong quy trình mua hàng.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, quyết định mua hàng có thể phải điều chỉnh dựa trên mức tồn kho an toàn. Do đó, quy trình mua hàng phải đảm bảo rằng các điều kiện trong quá trình sản xuất và tổng lượng hàng tồn kho không ít hoặc nhiều hơn hạn mức tồn kho an toàn đã được xác định trước đó.

Việc phân tích kỹ càng điều này là cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ không gặp phải tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu và hàng tồn kho. Sự cân nhắc cẩn thận giữa số lượng sản xuất, nhu cầu thực tế và mức tồn kho an toàn sẽ giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn duy trì được sự ổn định trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của mình. 

Tối ưu hoá Quy trình mua hàng với Hệ thống Quản lý mua hàng thông minh PMS-X hàng đầu Việt Nam

PMS-X là hệ thống phần mềm quản lý mua hàng thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với khả năng hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý các hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất:

Phần mềm quản lý mua hàng 4.0 – PMS Là Gì?

• Hệ thống hóa quy trình mua hàng liền mạch giúp chủ động lập kế hoạch mua sắm, tối ưu sản xuất Just in time
• Hỗ trợ quản lý kế hoạch sản xuất theo mô hình 3M: Mua hàng ĐÚNG thời điểm, ĐỦ số lượng để tránh gián đoạn sản xuất
• Tự động đề xuất thời điểm mua sắm: điểm đặt lại hàng (Reorder Point), điểm mua hàng
• Thông báo phản hồi (về yêu cầu mua hàng/ xử lý đơn mua hàng, theo dõi công nợ, và thanh toán cho nhà cung cấp…) giữa các phòng ban được tập trung và xuyên suốt
• Quản lý và đánh giá nhà cung cấp/bạn hàng:
  • Quản lý về tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
  • Quản lý giám sát hoạt động đấu thầu (Bidding) của các nhà cung cấp 
  • Quản lý yêu cầu báo giá, 
  • Quản lý báo giá và lựa chọn nhà cung cấp, 
  • Quản lý hợp đồng cung ứng

• Quản lý hoá đơn và theo dõi thanh toán, công nợ: 
  • Quản lý hoá đơn (Invoice)
  • Quản lý thanh toán & công nợ

• Quản lý cảnh báo:
  • Quản lý cảnh báo kỳ hạn giao hàng
  • Quản lý cảnh báo tồn kho an toàn/ điểm mua hàng
  • Quản lý cảnh báo nhắc nhở kỳ hạn trả lời

• Báo cáo và thống kê:
  • Báo cáo về theo dõi các yêu cầu
  • Báo cáo theo dõi, tiến độ các PO (Purchase order)
  • Báo cáo tình trạng nhận hàng theo Nhà cung cấp
  • Báo cáo mức độ tin cậy giao hàng
  • Báo cáo theo dõi bút toán
  • Báo cáo chi tiêu theo từng sản phẩm
  • Báo cáo theo dõi phân bổ chi phí
  • Báo cáo công nợ Nhà cung cấp

PMS-X là giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp chưa có ERP quản lý mua sắm cùng với đó là khả năng tùy chỉnh đặc biệt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực sản xuất

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý mua sắm thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam!

5432105/5 - (5 bình chọn)