Định nghĩa KPI phòng mua hàng

KPI phòng mua hàng (Key Performance Indicators) hoặc các chỉ số hiệu suất chính là công cụ quan trọng trong việc đo lường và quản lý hiệu suất của một phòng mua hàng. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào việc tối ưu hóa các quy trình và tăng cường hiệu quả hoạt động, việc thiết lập và theo dõi KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch chiến lược của phòng mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả.

KPI phòng mua hàng bao gồm những gì?

Bộ phận mua hàng là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ. Bộ phận này chịu trách nhiệm điều hòa mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp: từ việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất với mức giá và chất lượng phù hợp nhất cần thiết, đến việc kiểm soát các tiêu chuẩn thực hiện, nếu không có sự quản lý hiệu quả, bộ phận mua hàng sẽ trở nên thiếu thống nhất và có thể phải chịu trách nhiệm về những tổn thất lớn.

Vì vậy KPI phòng mua hàng rất cần thiết để bộ phận này hoàn thành nhằm đáp ứng yêu cầu về hoạt động mua hàng.

KPI về thời gian mua hàng

Đây là tổng thời gian dành cho một đơn đặt hàng trong suốt quá trình – từ khi tạo đơn đặt hàng cho đến phê duyệt, nhận, tạo hóa đơn và hoàn tất thanh toán. Nó chủ yếu tập trung vào đơn đặt hàng và loại trừ việc sản xuất và giao sản phẩm. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng mua hàng là cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra một cách trơn tru, phòng mua hàng cần thực hiện việc lập danh sách và lên kế hoạch thực hiện các công việc theo thời gian thực. 

Để thực hiện KPI phòng mua hàng cần trao đổi và thống nhất với các phòng ban liên quan khác nhằm xây dựng kế hoạch với Leadtime chuẩn, bao gồm thời gian để hoàn tất quy trình mua hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi nhận được kế hoạch, chỉ tiêu, phòng mua hàng sẽ tiến hành công việc dựa vào thời gian đã được yêu cầu, chỉ định trước đó.

Nhằm tối ưu hoá KPI phòng mua hàng, Leadtime không được quá dài vì điều này sẽ thể hiện sự thiếu hiệu quả công việc của bộ phận này, đồng thời thời gian cũng không được để quá gấp rút. Thời gian hoàn thành KPI quá ngắn sẽ khiến bộ phận mua hàng không thể đáp ứng kịp thời, hiệu quả. 

Ví dụ: các nhà cung cấp có thời gian chu kỳ từ 4 ngày trở xuống có thể được phân loại thành ngắn trong khi các nhà cung cấp có thời gian chu kỳ từ 5-8 ngày có thể được phân loại thành trung bình và các nhà cung cấp có thời gian chu kỳ trên 8 ngày có thể được phân loại thành dài.

Phòng mua hàng cần thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ sẽ không bị giảm KPI. Tuy nhiên, một vài trường hợp ngoại lệ mà KPI phòng mua hàng không thể đáp ứng được về mặt thời gian có thể kể đến như sự cố về máy móc hay thiết bị, nguyên vật liệu không đảm bảo cho hoạt động sản xuất… Trong các trường hợp ngoài dự kiến như vậy, bộ phận mua hàng là rất cần thiết để hỗ trợ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn. 

Xem thêm: 4 Bí quyết giúp kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị sản xuất trở nên hiệu quả

Và đương nhiên, sau khi hoàn thành công việc, doanh nghiệp cần truy xuất nguyên nhân gây ra sự cố nhằm có các biện pháp phòng ngừa, khắc phục và ngăn chặn những tình huống tương tự có thể xảy ra trong tương lai. Nhờ đó, quy trình mua hàng, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mới có thể bền vững và phát triển hơn.

KPI về chất lượng mua hàng

Giống như mọi hoạt động quản lý chất lượng, KPI phòng mua hàng cũng yêu cầu chất lượng mua hàng đạt tiêu chuẩn iQC – pQC – oQC. 

KPI phòng mua hàng cần quan tâm đầu tiên là hoạt động đánh giá tiêu chuẩn chất lượng của nhà cung ứng đầu vào một cách tổng quan. Việc thực hiện đánh giá cần phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kiểm soát chất lượng nhằm đáp ứng các yêu cầu trong kế hoạch trước đó. Quy trình kiểm soát chất lượng rất quan trọng, tuy nhiên một số các công ty hiện nay chưa chú trọng đến hoạt động này dẫn đến những tổn thất lớn về chất lượng hàng hoá, doanh thu…

Yêu cầu về mặt kỹ thuật và nội dung công việc là yếu tố thứ hai mà bộ phận mua hàng cần quan tâm để hoàn thành KPI phòng mua hàng về chất lượng. Người đảm nhiệm vai trò mua hàng cần gửi thông báo cho nhà cung cấp về tiêu chuẩn kiểm định hàng hóa nhằm giúp họ nắm bắt và gửi báo giá phù hợp. Ngoài ra, vị trí nhân viên mua hàng cần có những kinh nghiệm, kiến thức về loại hàng hoá mà mình cần mua. Khi đó hoạt động mua hàng sẽ thuận lợi, đúng tiến độ, kế hoạch, đạt được KPI phòng mua hàng đã đề ra.

Yếu tố chất lượng cuối cùng KPI phòng mua hàng cần quan tâm đó là chất lượng đầu vào hàng hoá. Chỉ tiêu này được đặt ra đối với hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào dành cho bộ phận QC và máy móc, thiết bị cho bộ phận kỹ thuật. Các tiêu chuẩn kiểm tra cần dựa vào tiêu chuẩn trong bản hồ sơ chào thầu đã ký từ trước.

KPI về chi phí mua hàng

Thực tế đa phần thường có ý kiến cho rằng công việc mua hàng là một hoạt động đơn giản, dễ dàng thực hiện nhằm giảm thiểu chi phí mua hàng hay mục tiêu “giảm giá” có thể thương lượng với nhà cung cấp thì được coi là quy trình mua hàng thành công. Tuy nhiên, dựa theo các tiêu chí đánh giá riêng của từng công ty sẽ đưa ra các định nghĩa khác nhau về KPI phòng mua hàng. 

Chỉ tiêu giảm giá mua hàng (Soft cost saving) có thể hiểu là những nỗ lực của phòng mua hàng thông qua đàm phán, thương lượng hay phân tích chuỗi giá trị… với nhà cung cấp nhằm ngăn ngừa giá cả tăng lên. Điều này có thể được đo bằng sự so sánh giá cuối cùng với giá ban đầu từ cùng một nhà cung cấp, hoặc so sánh với giá ban đầu thấp nhất mà có thể đạt được. 

KPI phòng mua hàng về chi phí tiếp theo là tiết kiệm (Procurement KPIs). Đối với chỉ tiêu này yêu cầu bên mua hàng dựa vào việc chọn nguồn cung ứng, nguyên vật liệu thay thế nhằm mua được chính sản phẩm đó nhưng mức giá hợp lý hơn so với các năm trước. Đây là chỉ tiêu cao, khó thực hiện, đòi hỏi phòng mua hàng cần đàm phán linh hoạt bởi lạm phát ngày càng tăng. Khoản tiết kiệm này được tính toán và có mặt trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp nên được gọi là Hard cost saving.

KPI về mức độ hài lòng của khách hàng

Nhiệm vụ để đạt được KPI phòng mua hàng chủ yếu nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng nội bộ. Để hoàn thành chỉ tiêu này có thể dựa vào hoạt động khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng bao gồm chất lượng dịch vụ, hoạt động cung cấp, sự hợp tác, hỗ trợ của công ty… Cuộc khảo sát có thể làm định kỳ hoặc theo năm. 

Một điều lưu ý về các chỉ tiêu khảo sát thường được khách hàng đánh giá một cách định tính, nên có thể mang tính rủi ro như khách hàng chỉ nhớ những sự kiện không tốt hay thời gian ngắn… Vì vậy, phòng mua hàng cần có các chiến lược nhằm làm cho khách hàng đưa ra đánh giá toàn diện, dựa vào những thoả thuận minh bạch của cả 2 bên.

KPI về mức độ tuân thủ tiêu chuẩn

Ưu tiên hàng đầu của KPI phòng mua hàng là tuân thủ các tiêu chuẩn trong quy trình, chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Chỉ tiêu này được đánh giá dựa trên số lương, tỉ lệ giao dịch không tuân thủ tiêu chuẩn hàng hoá hay số lượng mẫu được chọn ngẫu nhiên để kiểm tra. Đa phần các công ty có quy trình tiêu chuẩn và đề cao về chất lượng hàng hoá thì việc tuân thủ KPI này càng nghiêm ngặt hơn.

Ngoài ra, KPI phòng mua hàng còn có thể bao gồm rất nhiều chỉ tiêu khác như ý tưởng sáng tạo trong công việc, hiệu suất cá nhân hay khả năng làm việc nhóm của nhân viên…

Chiến lược cải thiện hiệu quả KPI phòng mua hàng

Tìm cơ hội tiết kiệm chi phí

Người quản lý mua hàng theo dõi việc tiết kiệm chi phí bằng cách:

• Tính toán chi phí dự kiến ​​của hàng hóa và dịch vụ dựa trên nhu cầu và ngân sách của công ty
• So sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến

Để tiết kiệm chi phí, người quản lý mua hàng tập trung vào việc tối đa hóa hiệu quả ở mỗi bước của chu trình mua hàng.

Một trong những cách để tiết kiệm chi phí là xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp. Bằng cách này, người quản lý mua hàng có thể thương lượng giá tốt hơn, phí giao hàng và các điều khoản thỏa thuận khác. Ngoài ra, việc hoàn thành KPI phòng mua hàng có thể nhờ việc phát triển các nhà cung cấp kênh liên lạc đáng tin cậy, người quản lý mua hàng có thể mong đợi trở thành một trong những người đầu tiên được thông báo về các ưu đãi đặc biệt và ưu đãi giảm giá.

Yếu tố tiếp theo để tiết kiệm chi phí là luôn cảnh giác với các nhà cung cấp và sản phẩm tiềm năng mới trên thị trường, vì các sản phẩm mới có thể mang lại giá trị tốt hơn. Để giúp họ làm điều này, người quản lý mua hàng có thể thiết kế và thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp cho công ty của họ, điều này sẽ giúp họ liên tục cân nhắc các lựa chọn để tìm ra lựa chọn tốt nhất.

Người quản lý mua hàng cũng nên thực hiện cách tiếp cận tương tự đối với các đối tác giao hàng và theo dõi các ưu đãi và phí mới trên các thị trường, cũng như xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác giao hàng hiện có. Bằng cách tìm ra phương thức giao hàng đáng tin cậy với giá  rẻ nhất và thương lượng mức giá đặc biệt, KPI phòng mua hàng có thể đạt được với chi phí được giảm thiểu đáng kể.

Đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy của các nhà cung cấp theo hợp đồng

KPI phòng mua hàng có thể bắt đầu bằng cách đặt các mục tiêu cho hiệu suất của nhà cung cấp. Mục tiêu này phải bao gồm các số liệu sau: giao hàng đủ số lượng, giao hàng đúng thời hạn, hàng hóa hoặc dịch vụ bị lỗi sẽ bị từ chối và trả lại.

Sau khi đặt mục tiêu, người quản lý mua hàng nên theo dõi tỷ lệ phần trăm này cho từng nhà cung cấp riêng lẻ, đánh giá chúng theo mục tiêu và xác định mọi vấn đề.

Để đạt được mức hiệu suất mong muốn, người quản lý mua hàng chịu trách nhiệm truyền đạt các yêu cầu và mong đợi của công ty họ tới các nhà cung cấp. Khi nói đến tiêu chuẩn chất lượng, cả hai bên nên thiết lập văn bản bao gồm các thước đo hiệu suất và thống nhất.

Cuối cùng, người quản lý mua hàng nên thường xuyên đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và cung cấp cho nhà cung cấp phản hồi dựa trên các tiêu chí đã thiết lập. Việc này nên được thực hiện thông qua các kênh liên lạc mà cả hai bên đều cảm thấy thoải mái khi sử dụng. Họ có thể chọn thực hiện việc này thông qua các báo cáo được gửi qua email hoặc có sẵn trong hệ thống mua sắm hoặc thông qua các buổi họp bàn luận.

Cải thiện hiệu quả quản lý hàng tồn kho

Để theo dõi KPI phòng mua hàng hiệu quả quản lý hàng tồn kho, người quản lý mua hàng nên bắt đầu bằng cách nghiên cứu thị trường về số liệu trung bình hàng tồn kho. Chúng bao gồm tỷ lệ doanh thu (thường là mỗi năm), tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu và độ chính xác của hồ sơ. Người quản lý cũng nên truy xuất dữ liệu lịch sử của công ty để so sánh số lượng hàng tồn kho hiện tại với số liệu trước đó. Sau khi hoàn thành nghiên cứu này, người quản lý mua hàng phải hiểu rõ về tỷ lệ số liệu tồn kho mong muốn.

Bằng cách so sánh tỷ lệ hàng tồn kho hiện tại với tiêu chuẩn ngành, người quản lý mua hàng cũng có thể xác định xem đối thủ cạnh tranh có tìm ra cách hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho của họ hay không và nếu có, hãy phân tích bằng cách nào.

Vào nhiều trường hợp việc mua hàng bị hạn chế bởi các yếu tố bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty. Ví dụ, sự biến động về hàng tồn kho do nhu cầu theo mùa hoặc hạn chế giao hàng do các quy định của địa phương có thể khiến công ty mua hàng không đạt được mức trung bình của ngành. Trong trường hợp này, điều quan trọng là người quản lý mua hàng phải xem xét dữ liệu lịch sử của công ty họ để xác định xem liệu có xu hướng quản lý hàng tồn kho tích cực hay không và liệu nó có trở nên hiệu quả hơn hay không.

Mặt khác, nếu số liệu quản lý hàng tồn kho không đủ cao, điều đó có thể có nghĩa là luôn có tình trạng tồn kho quá mức hoặc hàng tồn kho không di chuyển đủ nhanh. Các nhóm sản xuất, tiếp thị và bán hàng có thể giúp phát hiện những điểm nghẽn trong quy trình hiện tại, nhưng người quản lý mua hàng phải luôn theo dõi và điều chỉnh mức tồn kho.

Để hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho, các chuyên gia mua hàng có thể triển khai các giải pháp tự động. Phần mềm chuyên dụng giảm thiểu lỗi của con người do can thiệp thủ công và do đó tăng độ chính xác của hàng tồn kho. Phần mềm này cũng cung cấp cho người quản lý các báo cáo và phân tích toàn diện. Với những con số chính xác trong tay, người quản lý mua hàng có thể tập trung hiệu quả hơn vào việc quản lý chuỗi cung ứng và đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt.

Tìm sự cân bằng hoàn hảo giữa chất lượng và giá trị

Để đảm bảo đáp ứng và cân bằng nhu cầu về chất lượng và giá cả, người quản lý mua hàng trước tiên phải hiểu và tổng hợp các nhu cầu của công ty về các mặt hàng và giá trị của chúng.

Một bước tiến tuyệt vời hướng tới điều này là lập danh sách các thông số bắt buộc bao gồm các dấu hiệu chất lượng của các vật liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau. Danh sách này sẽ có sự khác nhau giữa các ngành và giữa các công ty. Nhưng điểm mấu chốt là phải thiết lập và mô tả rõ ràng các tiêu chí này.

Để cải thiện KPI phòng mua hàng này, người quản lý mua hàng nên phát triển mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng, thiết lập tần suất công ty nhận được báo giá cho các mặt hàng và đàm phán các hợp đồng có lợi. Khối lượng mua lớn cũng có thể là động cơ khuyến khích người bán bán với giá bán buôn. Họ cũng có thể đưa ra mức giá tốt hơn cho những doanh nghiệp có giá trị phù hợp – ví dụ: những doanh nghiệp ưu tiên tính bền vững trong sản xuất.

Ngoài việc đàm phán các hợp đồng tốt với các đối tác được lựa chọn, người quản lý mua hàng phải luôn tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế. Trong nền kinh tế toàn cầu hóa hiện đại với sự phát triển công nghệ nhanh chóng, thị trường không ngừng phát triển. Do đó, người quản lý mua hàng phải hiểu rõ về xu hướng thị trường và nhận ra các nhà cung cấp đã hoặc sắp đưa ra các giải pháp mới.

Giảm tỷ lệ mua khẩn cấp

Để hoàn thành KPI phòng mua hàng, biện pháp giảm thiểu tỷ lệ mua hàng là cần thiết bằng việc cắt giảm hoạt động mua hàng khẩn cấp. Người quản lý nên tập trung vào việc liên kết chặt chẽ với các đồng nghiệp mua hàng và trưởng bộ phận bằng việc thường xuyên tham khảo chéo kế hoạch mua sắm ban đầu với phản hồi từ các trưởng bộ phận, những người có thể đưa ra những hiểu biết sâu sắc về thực tế hiện tại.

Nếu mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch, điều đó có nghĩa là có điều gì đó không ổn trong quy trình hoặc kế hoạch mà người quản lý mua hàng phải nỗ lực khắc phục. Điều này sẽ giúp nhân viên tránh được tình trạng mua sắm hoảng loạn, thiếu kiểm soát vào thời điểm cuối cùng.

Một bước quan trọng khác nhằm đảm bảo tỷ lệ mua hàng khẩn cấp thấp là thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả, bao gồm các hướng dẫn và thủ tục rõ ràng để mua hàng, hay cả việc xem xét và phê duyệt. Khi quy trình mua hàng bao gồm các bước thông thường, được truyền đạt rõ ràng trong toàn công ty thì việc xử lý và ngăn ngừa các tình huống bất ngờ sẽ dễ dàng hơn.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng có thể giúp các tổ chức giảm tỷ lệ mua hàng khẩn cấp. Có sẵn số lượng hàng tồn kho phù hợp giúp các tổ chức tránh mua hàng vào phút cuối. Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, tổ chức có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Các nhà quản lý am hiểu công nghệ có thể chọn phần mềm quản lý mua sắm tốt để theo dõi mức tồn kho, đặt giới hạn đặt hàng lại và theo dõi vòng quay hàng tồn kho.

Bằng cách hiểu rõ hơn về mức tồn kho của mình, các tổ chức có thể tránh được tình trạng hết hàng và do đó giảm tỷ lệ mua hàng khẩn cấp.

Cuối cùng, tỷ lệ mua hàng khẩn cấp có thể được giảm thiểu bằng cách đưa ra các biện pháp quản lý và đánh giá rủi ro. Điều quan trọng là phải nhận ra các mối đe dọa bên ngoài và bên trong có thể xảy ra đối với chuỗi cung ứng và sản xuất của công ty.

Lưu ý đến các mối đe dọa có thể xảy ra, người quản lý mua hàng có thể thiết kế một số quy trình công việc khả thi để giải quyết các vấn đề có thể xảy ra. Các kế hoạch hành động và các phương án dự phòng giúp cắt giảm các giao dịch mua hàng vào phút cuối, chỉ dành cho những trường hợp khẩn cấp thực sự cần thiết.

Hoàn thành KPI phòng mua hàng dễ dàng với hệ thống quản lý mua hàng PMS-X

PMS-X là hệ thống phần mềm quản lý mua hàng thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với khả năng hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý các hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất:

• Hệ thống hóa quy trình mua hàng liền mạch giúp chủ động lập kế hoạch mua sắm, tối ưu sản xuất Just in time
• Hỗ trợ quản lý kế hoạch sản xuất theo mô hình 3M: Mua hàng ĐÚNG thời điểm, ĐỦ số lượng để tránh gián đoạn sản xuất
• Tự động đề xuất thời điểm mua sắm: điểm đặt lại hàng (Reorder Point), điểm mua hàng
• Thông báo phản hồi (về yêu cầu mua hàng/ xử lý đơn mua hàng, theo dõi công nợ, và thanh toán cho nhà cung cấp…) giữa các phòng ban được tập trung và xuyên suốt

PMS-X là giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp chưa có ERP quản lý mua sắm cùng với đó là khả năng tùy chỉnh đặc biệt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực sản xuất

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý mua sắm thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam!

5432100/5 - (0 bình chọn)