Đại dịch COVID-19 vẫn tiếp diễn và khiến cho các tổ chức buộc phải lựa chọn hình thức làm việc trực tuyến. Việc quản lý nhân sự làm việc từ xa để đảm bảo mọi công việc được thực hiện một cách liền mạch là thách thức lớn mà các công ty phải đối mặt. Vậy làm thế nào để quản lý nhân sự làm việc từ xa để tăng năng suất công việc? Hãy cùng VTI Solutions tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Những thách thức chung trong việc quản lý một nhóm từ xa

Theo báo cáo từ Gartner, khoảng 50% nhân sự làm việc từ xa để ứng phó với đại dịch. Làm việc tại nhà, bất kể nghe có vẻ thoải mái như thế nào do sự linh hoạt mà nó này mang lại, là một thách thức không hề nhỏ với cả nhân viên và tổ chức. Đối với nhân viên, họ phải tự quản lý bản thân, tránh quá “thoải mái” dẫn đến ảnh hưởng năng suất làm việc. Ngoài ra còn rất nhiều yếu tố khác, như phải cân bằng giữa công việc và việc nhà, sự kém tương tác,…

Còn đối với tổ chức, bài toán quản lý nhân sự từ xa thực sự là một thách thức rất lớn. Với việc Work From Home (hoặc mô hình kết hợp – Hybrid Model) đang dần trở thành xu thế mới trong tương lai, việc quản lý và bảo đảm công việc được thực hiện hiệu quả như khi làm việc trực tuyến sẽ đặt ra một vài thách thức như sau: 

Đo lường năng suất của nhân viên

Trong thời kỳ trước COVID, thách thức lớn nhất của công việc từ xa là nhân viên cảm thấy mất kết nối với công ty mà họ làm việc. Nhưng hiện tại, thách thức lớn nhất dường như là đo lường năng suất của một cá nhân hoặc một nhóm.

Khi làm việc trực tiếp, việc đánh giá mức độ quan tâm và mức độ tham gia của một cá nhân vào nhiệm vụ của nhóm là một nhiệm vụ đơn giản. Tất cả các công ty đều thiết lập các hệ thống đo lường năng suất nhân viên riêng của mình, thậm chí một vài người quản lý cấp cao có thể sử dụng kinh nghiệm và quan sát của bản thân để thực hiện việc đánh giá này.

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc tại nhà, tổ chức cần có những công việc cụ thể để xác định năng suất của nhân viên. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng và công cụ để đo thời gian làm việc hiệu quả của từng cá nhân hoặc từng nhóm. 

Xem thêm: Duy trì hiệu quả làm việc từ xa với hệ thống quản lý Telework

Rào cản giao tiếp và tương tác

Giao tiếp liền mạch đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Khi làm việc từ xa, tất cả giao tiếp và tương tác diễn ra qua các cuộc họp ảo hoặc hội nghị trực tuyến như Meet, Zoom, Zalo,…

Ngay cả với những công cụ này, việc giao tiếp vẫn không được hoàn thiện và đôi khi gây phiền toái vì chúng ta đã quen với việc giao tiếp trực tiếp trong văn phòng. Ngoài ra việc thiếu tương tác trực tiếp với các đồng nghiệp tại công ty có thể gây nên cảm giác cô đơn, qua đó ảnh hưởng đến tinh thần và động lực làm việc của các nhân viên

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới

Việc tuyển dụng nhân viên mới sau khi phỏng vấn trực tiếp thường là cách mà đa số các tổ chức áp dụng.Không những thế, sau khi tuyển dụng, việc đảm bảo những con người mới hoạt động hiệu quả với các công việc được giao và đóng góp cho công ty là một nhiệm vụ quan trọng.

Nhưng với văn hóa làm việc từ xa, cả việc tuyển dụng và đào tạo đều cần được thực hiện trực tuyến như các nền tảng “tuyển dụng ảo”. Tuy nhiên, việc này cũng đôi khi tạo nên một số thách thức, ví dụ như thiếu sự tương tác trực tuyến cũng như việc training người mới sẽ cực kỳ khó khăn.

Thiếu sự tin tưởng và đánh giá cao

Khi nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc được giao, họ được đánh giá cao và thậm chí được khen thưởng xứng đáng. Điều này giúp xây dựng lòng tin, sự trung thành và văn hóa cạnh tranh lành mạnh trong môi trường công ty.

Nhưng trong một môi trường xa xôi, tất cả mọi người đều đang làm việc với nhiệm vụ được giao một mình. Do đó, tất cả sự đánh giá sẽ được gửi riêng cho từng nhân viên, có thể dưới dạng thông báo, tin nhắn văn bản,.., những thứ thiếu cảm xúc khó lòng khiến các cá nhân cảm nhận và trân trọng.

Lợi ích của làm việc từ xa

Giống như tất cả chúng ta đều biết, mọi thứ đều đi kèm với những thách thức và lợi ích riêng. Đối với công việc từ xa cũng vậy.

Lợi ích của công việc từ xa bao gồm giờ giấc linh hoạt hơn cho nhân viên vì họ không cần phải đi làm, năng suất cao hơn do ít bị phân tâm hơn, giảm nguy cơ bị check in trễ hoặc vắng mặt, việc thuê các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau có nghĩa là các hoạt động có thể được thực hiện liên tục nhiều giờ đồng hồ và doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhiều tài năng từ khắp nơi trên thế giới.

Điều này cũng mở ra nhiều cơ hội hơn cho tất cả mọi người làm việc trong bất kỳ công ty nào khi ở lại nơi cư trú của mình. 

Làm thế nào để quản lý hiệu quả nhân sự từ xa?

Dưới đây là những tip giúp tổ chức quản lý nhân sự làm việc tại nhà hiệu quả:

1. Đặt kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng

Công việc từ xa có thể trở nên dễ dàng nếu từng cá nhân ở các phòng ban có kỳ vọng rõ ràng về loại công việc và mục tiêu từ người quản lý của mình. Bằng cách này, nhân viên có thể làm việc với sự tự do và linh hoạt hơn đối với các mục tiêu và kỳ vọng tương ứng của họ. Họ cũng sẽ cảm thấy tự tin hơn về công việc của mình.

Điều quan trọng là phải đặt giờ làm việc cố định, giao thời hạn cho các nhiệm vụ và đảm bảo rằng chúng được tuân thủ. Đặt ra ranh giới là cực kỳ quan trọng vì một số người có thể làm việc quá sức và sớm kiệt sức.

2. Tương tác với từng nhóm nhân viên thường xuyên

Để đảm bảo nhóm được kết nối hiệu quả và đồng bộ, công ty có thể tổ chức một cuộc họp định kỳ hai tuần một lần trong đó cả nhóm có thể cùng họp qua hội nghị trực tuyến để trực tiếp đánh giá về năng suất và tinh thần của các nhóm. Việc đánh giá có thể là một buổi báo cáo công việc hoặc thậm chí là một cuộc đối thoại thông thường như khi làm việc trực tiếp.

Các nhân viên có thể nói chuyện với nhau về công việc bất cứ lúc nào nhưng việc phân công một khoảng thời gian khi mọi người có thể cùng nhau thảo luận cụ thể về công việc hàng ngày của họ sẽ giúp đảm bảo nhóm được kết nối chặt chẽ với nhau.

3. Xây dựng môi trường tin tưởng lẫn nhau

Một cách ngắn gọn, tránh sử dụng phần mềm “gián điệp” trên hệ thống của nhân viên. Có rất nhiều công ty đã theo dõi nhân viên của mình qua webcam để kiểm tra xem họ có đang làm việc hay không, thậm chí ghi lại toàn bộ màn hình của họ để giám sát. Điều này tạo nên văn hóa “kiểm soát”, và đây là việc làm không được khuyến khích.

Nói cách khác, nếu bạn đang theo dõi mọi động thái của nhân viên từ xa, họ chắc chắn cảm thấy thiếu sự tin tưởng và do đó, ảnh hưởng tinh thần và lòng tin đối với công ty. Là một công ty hoặc một nhà lãnh đạo, bạn cần biết rằng công việc đang được thực hiện. Bạn có thể thực hiện bằng cách theo dõi thời gian, báo cáo trạng thái nhiệm vụ bằng các phần mềm khác nhau.

4. Tập trung vào các mục tiêu chứ không phải hoạt động

Với tư cách là người quản lý hoặc công ty, nhóm của bạn phải có những mục tiêu nhất định để thực hiện. Bạn nên chắc chắn rằng bạn biết liệu nhóm có đang làm việc hướng tới các mục tiêu hay không.

Đừng quản lý vi mô đến mức mà nhân viên mất khả năng đưa ra quyết định và phát triển trong công ty. Thay vào đó, hãy hướng dẫn nhân viên làm việc có mục tiêu rõ ràng, phải biết quản lý thời gian, hoạt động của chính mình và phải tuân thủ các deadline được giao.

5. Cho phép sự linh hoạt trong quá trình làm việc từ xa

Cuộc sống cá nhân và công việc thường “hòa nhập” lại trong quá trình làm việc từ xa, do đó hãy cho phép họ linh hoạt làm việc một chút để mọi người có thể quen với việc làm việc thoải mái ngay tại nhà của mình. Tuy vậy, hãy đảm bảo từng cá nhân và từng nhóm hoàn thành đúng deadline nhiệm vụ.

Thay vì tính đến từng giây từng phút của deadline, hãy theo dõi xem các nhiệm vụ được giao có được hoàn thành trong thời hạn đã quyết định hay không. Ngoài ra, hãy luôn nhớ rằng nhân viên không sẵn sàng phục vụ làm việc cả ngày. Một số nghiên cứu cho thấy, các cá nhân thường chỉ dành 4-6 tiếng để làm việc khi ở nhà.

6. Lựa chọn Công cụ Truyền thông Phù hợp

Điều quan trọng không kém là thiết lập một kênh liên lạc thống nhất với tất cả nhân viên. Ngày nay, hầu hết các công ty sử dụng các công cụ như Zoom, Trello, Meet, Zalo,… 

Một số nhóm có thể có các thành viên hướng nội hoặc thích làm việc ngoại tuyến một mình. Người quản lý có thể không nhận được tin tức từ họ trong một vài ngày. Các thành viên trong nhóm này nên được khuyến khích chia sẻ thông tin cập nhật về các dự án của họ mà không cần yêu cầu. Giao tiếp chủ động là vô cùng quan trọng, vì vậy bạn nên chọn một ứng dụng hoặc công cụ tạo điều kiện thuận lợi.

7. Xây dựng một quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn

Nếu công ty của bạn đang có kế hoạch tuyển dụng từ xa, thì tốt hơn hết là bạn nên điều chỉnh quá trình tích hợp “ảo”. Đây có thể là một trải nghiệm mới đối với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì vậy việc thiết lập một quy trình tiêu chuẩn là yêu cầu tiên quyết.

Ngay từ quá trình phỏng vấn, lựa chọn cho đến đào tạo nhân viên mới cần được thực hiện trong mộ quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn nhưng phải phù hợp với từng tổ chức. 

Tuy nhiên điều quan trọng là quy trình tuyển dụng ảo sẽ cần có thời gian làm quen với cả bộ phận tuyển dụng và nhân viên mới. Trong quá trình đào tạo người mới, việc kiên nhẫn và quản lý hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định đến một quy trình tuyển dụng từ xa tiêu chuẩn.

8. Quan tâm đến sức khỏe thể chất và tinh thần nhân viên

Có thể bạn không nghe nhầm, nhưng thực sự Work From Home đôi khi cũng gây ảnh hưởng đến cả sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên. Việc ngồi nhà làm việc quá lâu, nếu không vận động thể thao hợp lý có thể khiến mọi người uể oải, đau lưng và dễ cảm thấy mệt mỏi. Ngoài ra việc làm việc online đôi khi khiến nhân viên cảm thấy cô đơn và thậm chí là stress. Những yếu tố này gây ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc của các cá nhân.

Đối mặt với vấn đề này, các tổ chức nên quan tâm đến sức khỏe thể chất và tinh thần nhân viên. Nhiều doanh nghiệp thường tổ chức các hoạt động thư giãn tinh thần như khóa học yoga từ xa, họp nhóm theo phong cách nhân vật mô phỏng, trải nghiệm thăm quan du lịch ảo,…Ngoài ra một số ứng dụng giải trí trực tuyến như Gather Town, Gartic.io,..vừa giúp nhân viên xả stress vừa giúp họ gặp mặt và tương tác trực tuyến với nhau, tạo nên một trải nghiệm mới mẻ và thú vị.

9. Cho nhân viên được nghỉ ngơi

Rủi ro lớn nhất theo định hướng của nhân viên đối với văn hóa làm việc từ xa là họ tự làm việc quá sức. Đúng là làm việc từ xa ít gây ra tình trạng vắng mặt hơn nhưng cần chắc chắn rằng nhân viên cũng được nghỉ phép thường xuyên. Đôi khi một vài ngày nghỉ, dù cũng chỉ ở nhà, cũng có thể giúp refresh lại tinh thần và năng lực của mọi người.

Một nhân viên làm việc quá sức là mối đe dọa lớn nhất đối với năng suất. Để đảm bảo điều này không xảy ra, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm của công ty nghỉ phép nếu và khi được yêu cầu.

10. Lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự làm việc từ xa hiệu quả

Lựa chọn các công cụ, giải pháp phần mềm quản lý hiệu quả nhân viên từ xa đóng vai trò quyết định trong thời đại 4.0. Đối với các tổ chức, dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì khi làm việc từ xa, rất cần đảm bảo các cá nhân hoàn thành các nhiệm vụ được giao, qua đó giúp các hoạt động kinh doanh và sản xuất không bị gián đoạn.

Các giải pháp phần mềm nên đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

• Quản lý công việc của từng cá nhân hoặc từng nhóm nhân viên, bảo đảm các công việc được giao được hoàn thành theo kế hoạch
• Có khả năng kết nối, qua đó tạo nên một môi trường tương tác hiệu quả và xuyên suốt giúp đảm bảo năng suất của công việc 
• Hệ thống chấm công tự động, có khả năng check in cả sự tham gia và đóng góp của các nhân viên
• Có khả năng tiếp nhận phản hồi từ nhân viên
• Có thể tùy chỉnh và cải tiến tích hợp, cũng như có khả năng bảo mật cao

Lựa chọn Telework của VTI Solutions cho giải pháp quản lý nhân sự từ xa

Telework là Giải pháp chấm công & quản lý hiệu quả làm việc từ xa – một tính năng mở rộng của FaceX được VTI Solutions phát triển. Telework là chìa khóa giải quyết bài toán quản lý hiệu quả công việc từ xa cũng như theo dõi thời gian làm việc theo cách thức “phi truyền thống” – quản lý online.

Là một giải pháp tuyệt vời để quản lý nhân sự làm việc tại nhà hiệu quả, Telework của VTI Solutions có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp với các tính năng đặc biệt:

• Hệ thống quản lý chấm công từ xa

• • • Không giới hạn số lượng nhân sự khi quản lý từ xa
    • Tích hợp với hệ thống quản lý chấm công FaceX

• Kết nối liên tục ngay cả khi mất mạng

• • • Đảm bảo giao tiếp hai chiều liên tục
    • Hỗ trợ quản lý ngay cả khi mất mạng

• Quản lý hiệu quả công việc theo thời gian thực

• • • Phân loại hiệu quả công việc theo tính chất đặc thù
    • Thống kê và báo cáo hiệu quả công việc

• Giảm thiểu rủi ro an ninh mạng

• • • An toàn trước khi cài đặt
    • Cảnh báo tức thời về đường truy cập không an toàn

Telework tự tin trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành nhân sự làm việc từ xa hiệu quả hơn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để thu hẹp khoảng cách làm việc từ xa, duy trì kết nối với nhân sự và hoạt động ổn định! 

5432100/5 - (0 bình chọn)