Theo một khảo sát của PricewaterhouseCoopers (PwC), có khoảng 46% doanh nghiệp hiện nay không có một hệ thống quy trình quản lý kho chuyên nghiệp mang tính tổ chức, khoảng 58% doanh nghiệp không có quy trình rõ ràng và cụ thể để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho. Thực trạng trên là nguyên nhân dẫn tới những hậu quả tiêu cực ảnh hưởng tới chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy đâu là các bước để xây dựng được một quy trình quản lý kho chuẩn?

1. Định nghĩa về quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho được định nghĩa là một chuỗi các bước được thực hiện để điều hành và kiểm soát các hoạt động liên quan đến quản lý và vận hành kho hàng của một doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được xuất nhập, lưu trữ, xử lý và phân phối một cách hiệu quả.

2. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả 

Việc xây dựng một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả đóng một vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của kho hàng, tăng cường khả năng đáp ứng khách hàng, và nâng cao hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp.

2.1 Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên

Một quy trình quản lý kho chuẩn giúp cho doanh nghiệp sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên của mình như việc đúng và đủ số lượng hàng hoá, không gian lưu trữ, nguồn nhân lực và thời gian. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa hiệu suất hoạt động của kho hàng.

2.2 Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa

Xây dựng một quy trình quản lý kho hiệu quả là nền tảng cho các nhà quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tồn kho dư thừa, giảm thiểu rủi ro mất mát và hư hỏng hàng hóa.

2.3 Tăng cường độ chính xác thông tin hàng hóa

Các hoạt động quản lý kho được thực hiện bài bản giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu và thông tin về hàng hóa trong kho. Việc cải thiện được độ tin cậy của thông tin sẽ tạo tiền đề để giảm thiểu tối đa các sai sót không đáng có cho tổ chức. 

2.4 Nâng cao khả năng đáp ứng khách hàng

Doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt theo mọi loại nhu cầu của khách hàng. Quy trình quản lý kho chuẩn tạo điều kiện cho việc đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, hạn chế tối đa việc gián đoạn sản xuất do thất thoát hoặc thiếu nguyên vật liệu, từ đó đảm bảo tiến độ sản xuất diễn ra đúng kế hoạch. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để hàng hoá luôn được cung cấp đúng thời điểm, địa điểm và số lượng yêu cầu, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

2.5 Gia tăng lợi nhuận

Một lợi thế to lớn khác của việc xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả chính là sự tối ưu hoá chi phí vận hành, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả, năng suất nhà kho cho các doanh nghiệp sản xuất. Qua đó tạo bản lề cho sự tăng trưởng về mặt lợi nhuận và cải thiện vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường.

Như đã đề cập ở trên, lợi nhuận gia tăng cũng sẽ đến từ việc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, giảm chi phí phát sinh do thất thoát hay thiếu hàng hóa, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng và tiến độ sản xuất được đảm bảo.

 

3. 4 bước xây dựng quy trình quản lý kho chuẩn cho doanh nghiệp

Một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ, kiểm soát tốt hàng tồn kho mà còn giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu suất hoạt động. Dưới đây là 04 bước cơ bản giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp và bài bản.

3.1 Bước 1: Thực hiện quy trình nhập kho

Trong bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo toàn bộ quá trình nhập kho được thực hiện chính xác và kiểm soát chặt chẽ nhằm giảm thiểu rủi ro sai sót.

• Nhận kho: Khi hàng được giao đến kho, nhân viên kho cần đối chiếu thông tin đơn hàng như số lượng, mã sản phẩm, chủng loại và các yêu cầu đặc biệt để đảm bảo độ chính xác với hóa đơn giao nhận.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa (iQC) : Sau khi xác nhận số lượng, tiến hành kiểm tra hình thức, tính nguyên vẹn, và chức năng của sản phẩm (nếu có). Bất kỳ vấn đề nào về chất lượng cần được ghi nhận và phản hồi kịp thời tới nhà cung cấp để xử lý.

3.2 Bước 2: Lưu trữ và sắp xếp kho hàng

Để tối ưu quản lý kho, hàng hóa cần được phân loại, lưu trữ và định danh rõ ràng, giúp nâng cao hiệu quả truy xuất và kiểm soát tồn kho.

• Phân loại hàng hóa: Sắp xếp hàng theo chủng loại, kích thước, đặc điểm, hoặc các tiêu chí phù hợp với hoạt động kinh doanh, giúp tối ưu không gian và quy trình vận hành.
• Thiết kế khu vực lưu trữ: Xác định khu vực riêng biệt cho từng loại hàng, ví dụ: hàng dễ vỡ, hàng cần kiểm soát độ ẩm, hoặc hàng tuân thủ phương pháp FIFO (First-In, First-Out),…). 
• Đánh số vị trí lưu trữ: Mỗi vị trí trong kho cần được đánh số hoặc mã hóa, giúp xác định chính xác vị trí của từng sản phẩm, hỗ trợ nhanh chóng trong tìm kiếm và kiểm kê.
• Sắp xếp hàng hóa: Áp dụng các nguyên tắc như phân loại ABC (theo giá trị hàng hóa), hoặc tích hợp mã vạch/QR code để nâng cao tốc độ xử lý và giảm lỗi thủ công.
• Dán nhãn hàng hóa: Mỗi mặt hàng cần được gắn nhãn rõ ràng với thông tin gồm tên hàng, mã hàng, ngày nhập và vị trí lưu trữ, giúp kiểm soát chính xác và nhanh chóng trong mọi hoạt động kho. 

3.3 Bước 3: Thực hiện quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho bao gồm việc xác nhận và ghi nhận yêu cầu xuất kho, chọn hàng hóa, kiểm tra lại chất lượng, số lượng, và thực hiện vận chuyển hàng hoá. 

• Xác nhận yêu cầu xuất kho: Doanh nghiệp cần xác thực đề xuất xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền, bao gồm thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng, địa điểm và thời gian giao hàng..
• Kiểm tra số lượng hàng trong kho:Trước khi xuất, cần đối chiếu số lượng hàng tồn để đảm bảo khả năng đáp ứng. Nếu số lượng không đủ hoặc không phù hợp, phải thông báo cho bộ phận liên quan để điều chỉnh kế hoạch.
• Chuẩn bị đơn hàng xuất kho: Lập đơn hàng chi tiết với thông tin sản phẩm, khách hàng, địa điểm giao hàng và các yêu cầu đặc biệt.
• Xuất kho đơn hàng: Lấy hàng từ vị trí lưu trữ, đóng gói theo yêu cầu, và chuẩn bị đầy đủ chứng từ đi kèm như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển chính xác và đúng tiến độ.

3.4 Bước 4: Thiết lập quy trình kiểm kê kho

Quy trình kiểm kê kho là các hoạt động để đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho được kiểm tra định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các sai sót, thất thoát hàng hoá. 

• Xác định thời điểm kiểm kê: Thời điểm kiểm kê có thể được lựa chọn theo định kỳ, ví dụ: hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. 
• Chuẩn bị danh sách hàng hóa: Lập danh sách chi tiết gồm tên hàng, mã hàng, số lượng tồn kho theo sổ sách và vị trí lưu trữ nhằm đảm bảo kiểm kê không bỏ sót.
• Kiểm tra số lượng thực tế: Đối chiếu số lượng hàng thực tế trong kho với số liệu hệ thống. Mọi chênh lệch (thiếu hoặc thừa) cần được ghi nhận đầy đủ.
• Kiểm tra chất lượng & trạng thái hàng hóa: Kiểm tra tình trạng hàng hóa – bao gồm bao bì, độ nguyên vẹn, hạn sử dụng hoặc lỗi sản phẩm – để xử lý kịp thời nếu phát hiện hư hỏng.
• Phân tích và xử lý sai sót: Phân tích nguyên nhân gây sai lệch, từ lỗi nhập liệu đến mất mát thực tế, và đề xuất biện pháp phòng ngừa, cải tiến quy trình kiểm kê.

3.5 Bước 5: Xử lý hàng hoàn trả và hàng lỗi

Trong quá trình kinh doanh, không tránh khỏi các trường hợp hàng bị trả về từ khách hàng hoặc phát hiện lỗi trong kho. Việc xử lý hàng hóa này cần được quy chuẩn để đảm bảo không ảnh hưởng tới tồn kho và chất lượng dịch vụ.

• Tiếp nhận và phân loại hàng hoàn: Ghi nhận lý do hoàn trả (lỗi sản phẩm, giao sai, đổi size, v.v.), phân loại tình trạng hàng (còn sử dụng được, cần sửa chữa, hoặc loại bỏ).
• Cập nhật kho và hệ thống: Sau khi phân loại, cập nhật vào hệ thống quản lý kho để điều chỉnh tồn kho cho phù hợp.
• Ra quyết định xử lý: Hàng còn sử dụng được có thể tái phân phối, chuyển qua khu vực bán thanh lý, hoặc đưa vào quy trình tái chế/hủy nếu không còn khả năng sử dụng.

Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chất lượng hàng hóa trong kho và giảm thiểu rủi ro tồn hàng lỗi.

 

4. 4 yếu tố quan trọng giúp quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả

4.1 Xác định mục tiêu và chiến lược quản lý kho

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược quản lý kho hàng của mình. Mục tiêu này có thể là giảm chi phí tồn kho, tăng cường sự đáp ứng nhanh chóng cho khách hàng, hay cải thiện hiệu suất sử dụng không gian lưu trữ. Việc định hình được chiến lược quản lý kho sẽ giúp xác định các phương pháp và quy trình cần thiết để đạt được mục tiêu đó.

4.2 Quản lý chuỗi cung ứng

Quy trình quản lý kho hiệu quả có mối liên hệ chặt chẽ với việc quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình để theo dõi và điều phối hoạt động nhập, xuất, và vận chuyển hàng hóa bao gồm việc xác định và giám sát nhà cung cấp, quản lý hợp đồng, và tối ưu hóa thời gian và quy trình vận chuyển.

4.3 Đào tạo nghiệp vụ quản lý kho

Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của nhà máy để xây dựng được một quy trình quản lý kho hiệu quả. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên của mình, trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện quy trình quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả. 

4 yếu tố quan trọng giúp quy trình quản lý kho trở nên hiệu quả

4.4 Ứng dụng các giải pháp công nghệ và phần mềm quản lý kho thông minh để xây dựng quy trình quản lý kho

Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý kho hiệu quả. Các giải pháp công nghệ 4.0 như hệ thống quản lý kho tự động (WMS), hệ thống mã vạch, và phần mềm quản lý dữ liệu có thể là lời giải cho bài toán tối ưu hóa và tự động hóa quy trình quản lý kho, từ việc xác định số lượng hàng tồn kho cho đến quản lý vận chuyển và theo dõi hàng hóa cho doanh nghiệp. 

WMS Là Gì? 5 Phút hiểu rõ về Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Thông Minh 4.0

 

5. Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho hiện đại

Trong thời đại số hóa, việc áp dụng các công cụ công nghệ giúp quản lý kho trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai các giải pháp như:​

Phần mềm quản lý kho thông minh WMS

WMS-X là giải pháp quản lý kho toàn diện do VTI Solutions phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình kho vận. Các tính năng nổi bật bao gồm:​

• Quản lý kho theo thời gian thực: Cập nhật liên tục tình trạng nhập – xuất – tồn kho thông qua mã QR và RFID, giúp theo dõi chính xác vị trí và số lượng hàng hóa.​
• Thiết kế sơ đồ kho trực quan: Cho phép thiết kế bố cục kho bằng giao diện kéo – thả, hỗ trợ phân bổ không gian lưu trữ hiệu quả.​
• Tích hợp hệ thống điều hành sản xuất MES-X: Đồng bộ dữ liệu giữa kho và sản xuất, nâng cao hiệu suất vận hành.​
• Hỗ trợ quản lý đa kho: Quản lý nhiều kho hàng cùng lúc với các quy trình nhập – xuất linh hoạt.​
• Tự động hóa quy trình đóng gói: Định nghĩa quy cách đóng gói, in nhãn mã QR, và quản lý quá trình đóng gói sản phẩm.​

Tìm hiểu thêm: WMS-X – Smart Warehouse Management System

Hệ thống chọn hàng thông minh Pick-to-Light

Hệ thống Pick-to-Light của VTI Solutions sử dụng đèn LED để hướng dẫn nhân viên lấy hàng, giúp tăng tốc độ và độ chính xác trong quá trình lấy hàng. Giải pháp này đặc biệt hữu ích trong môi trường kho có nhiều đơn hàng và yêu cầu lấy hàng nhanh chóng.

Tìm hiểu thêm: Smart Warehouse Picking System – Pick to light – VTI Solutions​VTI

Công nghệ RFID – Chìa khóa cho truy xuất và kiểm soát kho

RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến, cho phép theo dõi và kiểm soát hàng hóa mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Ưu điểm của RFID bao gồm:​

• Đọc dữ liệu nhanh chóng: Có thể đọc nhiều thẻ RFID cùng lúc, tăng hiệu suất kiểm kê.​
• Theo dõi hàng hóa từ xa: Giám sát vị trí và trạng thái hàng hóa trong kho mà không cần tiếp xúc trực tiếp.​
• Tích hợp với hệ thống WMS-X: Đồng bộ dữ liệu giữa RFID và phần mềm quản lý kho, nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho.​

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý Kho hàng thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam! 

VTI Group achieves hat-trick of awards in Vietnam Top 10 Digital Technology Companies

 

5432104.6/5 - (21 bình chọn)