Định nghĩa Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System) là một tập hợp các quy trình, thủ tục và hoạt động có hệ thống nhằm đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về chất lượng được xác định trước. Hệ thống này bao gồm tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp liên quan đến chất lượng, từ thiết kế và phát triển sản phẩm/dịch vụ đến sản xuất, phân phối và dịch vụ sau bán hàng.

Ý nghĩa và lợi ích của việc triển khai Hệ thống QMS

Tăng cường hiệu suất và hiệu quả hoạt động

QMS giúp doanh nghiệp xác định và phân tích các quy trình hiện có, loại bỏ các bước không cần thiết, tối ưu hóa các quy trình để giảm thiểu thời gian và chi phí thực hiện. Ví dụ, áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) giúp giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: lãng phí do lỗi sản xuất, lãng phí do tồn kho, lãng phí do di chuyển…Từ đó doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động, từ đó tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Nâng cao hài lòng của khách hàng

QMS giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng, từ đó giải quyết được các vấn đề khách hàng gặp phải và tạo lòng tin của khách hàng đối với thương hiệu. 

Bên cạnh đó, QMS giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình xử lý khiếu nại, phản hồi của khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề của khách hàng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng

Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành

QMS giúp doanh nghiệp hiểu rõ và tuân thủ các quy định pháp luật, tiêu chuẩn ngành liên quan đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, từ đó tránh được các vi phạm và rủi ro pháp lý.

Việc tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ, từ đó nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. 

Xây dựng uy tín và lòng tin từ phía khách hàng và đối tác

Việc triển khai QMS thành công giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và lòng tin đối với khách hàng, đối tác, từ đó tạo dựng lợi thế cạnh tranh và mở rộng thị trường.

9 yếu tố cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng 

1. Chính sách chất lượng

Khi một doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hệ thống tiêu chuẩn, bước đầu tiên là soạn thảo chính sách chất lượng. Chính sách chất lượng cũng có thể là sứ mệnh, giá trị hoặc tuyên bố về nguyên tắc của một công ty. Việc đề ra chính sách chất lượng cần được ứng dụng trong toàn tổ chức, từ giám đốc điều hành và quản lý cấp cao đến người giám sát và nhân viên. 

Ví dụ về chính sách chất lượng

Công ty Widget cam kết xây dựng các tiện ích tuân thủ, chất lượng để hỗ trợ khách hàng trong nỗ lực của họ. Cam kết này được thể hiện thông qua các quy trình chất lượng được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản để luôn mang lại kết quả nhất quán. Đội ngũ quản lý luôn nỗ lực không ngừng cải tiến và đổi mới để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Dựa trên chính sách này, người ta giả định rằng Công ty Widget sẽ tập trung mạnh vào các quy trình vận hành tốt và nhân sự được đào tạo để biết cách thực hiện tốt công việc của họ. Nó cũng xác định rằng ban quản lý có trách nhiệm cải tiến và đổi mới liên tục. Chính sách này sau đó có thể được sử dụng để phát triển các mục tiêu chất lượng nhằm đảm bảo rằng các giá trị nêu trong chính sách được tuân thủ.

Một khi chính sách được thiết lập, điều quan trọng là phải phổ biến rộng rãi trong toàn công ty. Điều này phải được đăng công khai tại cơ sở và nhân viên ở tất cả các cấp phải nhận thức rõ về chính sách này. 

2. Sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng là bản tổng quan về toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng có thể được cung cấp cho khách hàng hoặc đánh giá viên để giúp họ nhanh chóng hiểu cách cấu trúc QMS và lĩnh vực QMS nào.

Mô tả phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

• Chi tiết các yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng
• Liệt kê mọi thành phần của hệ thống quản lý chất lượng bị loại trừ khỏi quá trình triển khai
• Tham khảo các thủ tục chất lượng cụ thể được sử dụng trong tổ chức
• Cung cấp tài liệu trực quan về các quy trình quan trọng thông qua sơ đồ
• Giải thích các chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức

Sổ tay chất lượng hầu như ở dạng phác thảo và không được chứa thông tin chi tiết về các thủ tục hoặc quá trình. Biểu đồ, bảng biểu và các hình thức trình bày thông tin trực quan khác rất hữu ích và phù hợp với cách thể hiện mục tiêu chất lượng này.

3. Mục tiêu chất lượng

Các mục tiêu này được thiết kế để khuyến khích các tổ chức xác định mục tiêu chiến lược, biến tầm nhìn của tổ chức thành hiện thực bằng cách tạo ra mối liên kết giữa yêu cầu của khách hàng với các mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu được đặt ra sẽ góp phần tạo nên sáng kiến ​​về hệ thống quản lý chất lượng và thiết lập văn hóa lấy khách hàng làm trọng tâm trong một tổ chức. Chúng cũng đóng vai trò là kim chỉ nam cho tổ chức biết điều gì đang hoạt động tốt và những lĩnh vực nào có thể cần được chú tâm hơn. 

Mục tiêu này phù hợp với chính sách chất lượng với trọng tâm là đào tạo nhân sự. Điều này có thể được đo lường bằng cách xem hồ sơ đào tạo cho nhân viên mới và xác minh rằng khóa đào tạo đã được hoàn thành trong vòng 30 ngày. Điều này cũng nhấn mạnh vào việc đào tạo vì ban quản lý sẽ xem đây là một phần của Đánh giá của Ban quản lý.

Mục tiêu này có ý nghĩa đối với một công ty đang phải vật lộn với sự không phù hợp, có thể do thay đổi lãnh đạo, thiếu nhân sự… Mục tiêu chất lượng phải cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho mọi thành viên trong tổ chức để hiểu mục đích của công ty và giá trị của QMS. Các mục tiêu phải cung cấp thước đo rõ ràng để đo lường tiến độ so với các mục tiêu chiến lược, bao gồm mốc thời gian đạt được thành tích và thông số cải thiện có thể đo lường được.

4. Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm

Các tài liệu cấp cao nhất cung cấp khuôn khổ cơ bản và điểm khởi đầu cho QMS, nhưng chúng không chứa đủ chi tiết để đảm bảo chất lượng. QMS cần có nhiều chính sách, thủ tục, quy trình, tài liệu và hồ sơ khác nhau để duy trì chất lượng nhất quán và ghi lại bằng chứng về chất lượng đó.

QMS phải bao gồm một mô hình rõ ràng và hiện hành về cơ cấu tổ chức cũng như trách nhiệm của tất cả các cá nhân trong tổ chức. Điều này thường được thực hiện bằng sơ đồ tổ chức, thể hiện trực quan các vai trò và quy trình trách nhiệm. Điều này có thể được đưa vào sổ tay chất lượng nhưng thường được quản lý dưới dạng tài liệu độc lập và được tham chiếu trong sổ tay chất lượng. Đối với ISO 13485, tài liệu này phải xác định ai đang giữ vai trò là Đại diện lãnh đạo (thường là Người quản lý chất lượng). 

5. Kiểm soát và quản lý tài liệu, hồ sơ

Trong hệ thống quản lý chất lượng, tất cả tài liệu phải được kiểm soát và tất cả hồ sơ phải được lưu giữ, bao gồm các thủ tục, mẫu biểu mẫu, sổ tay chất lượng, hướng dẫn công việc, danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và các tài liệu khác góp phần tạo ra sản phẩm theo bất kỳ cách nào. Kiểm soát tài liệu có nghĩa là các tài liệu này phải được kiểm soát sửa đổi để mọi thay đổi đối với tài liệu đều được phê duyệt và đánh giá chính xác về mọi ảnh hưởng tiềm ẩn đối với rủi ro sản xuất hoặc sản phẩm.

Hơn nữa, những thay đổi tài liệu này phải được thông báo tới tất cả các nhân sự cần thiết và mọi bản sao đã được phân phối phải được thay thế bằng bản sửa đổi mới. Tất cả các quá trình này phải được ghi lại. Tổ chức phải có sẵn các quy trình để kiểm soát và lưu giữ hồ sơ bởi nó có thể được coi giống như bằng chứng về công việc. Các ví dụ chính về hồ sơ bao gồm: hồ sơ đào tạo, hồ sơ lô sản xuất , hồ sơ khiếu nại, hồ sơ không phù hợp…

Việc lưu giữ hồ sơ hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của QMS, khả năng đạt được chứng nhận với các tiêu chuẩn QMS và sự tuân thủ quy định. Trong quá trình thiết kế QMS, tổ chức nên tạo ra các định nghĩa cụ thể về hồ sơ trong tổ chức và các chính sách để tạo, lưu giữ và chỉnh sửa tài liệu. Việc kiểm soát tài liệu và hồ sơ thường được quản lý thông qua hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo quyền truy cập bị hạn chế và tự động hóa quy trình kiểm soát tài liệu.

6. Trình tự, thủ tục

Toàn bộ cách tiếp cận QMS để kiểm soát chất lượng là thiết lập các quy trình được tiêu chuẩn hóa, có thể nhân rộng trong toàn tổ chức. Điều này có nghĩa là các quy trình diễn ra tại xưởng sản xuất cũng giống như quy trình kiểm soát tài liệu diễn ra tại các văn phòng công ty. Các tiêu chuẩn về quản lý chất lượng yêu cầu các tổ chức xác định và xác định tất cả các quy trình của tổ chức sử dụng bất kỳ nguồn lực nào để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra.

Hầu như mọi trách nhiệm trong tổ chức đều có thể gắn liền với một quy trình, bao gồm cả việc mua hàng. Những nỗ lực ban đầu để xác định các quy trình sẽ tạo ra một bức tranh cấp cao về cách các quy trình phục vụ tổ chức và giao thoa với các nguồn lực như nhân viên, máy móc hoặc công nghệ. Sau khi xác định các quy trình, tổ chức có thể bắt đầu xác định các tiêu chuẩn và thước đo thành công:

• Xác định các quy trình tổ chức
• Xác định các tiêu chuẩn quy trình
• Thiết lập các phương pháp đo lường sự thành công
• Ghi lại cách tiếp cận được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo chất lượng đầu ra
• Thúc đẩy cải tiến liên tục

Có thể hữu ích nếu phát triển một bản đồ quy trình xác định cách thức tất cả các quy trình được kết nối với nhau. Điều này không chỉ hữu ích trong việc xác định những nút thắt tiềm ẩn sẽ có tác động lan tỏa đáng kể mà còn giúp nhân viên thấy được vai trò và trách nhiệm của họ ảnh hưởng như thế nào đến mọi thứ khác trong công ty. Giúp nhân viên thấy rằng vai trò của họ là quan trọng đối với bức tranh toàn cảnh sẽ hữu ích trong việc xây dựng văn hóa chất lượng và nhân sự biết rằng họ là thành viên có giá trị của nhóm.

7. Quản lý và phân tích dữ liệu

Việc có quyền truy cập vào dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ cho phép khung QMS thúc đẩy các hoạt động kiểm soát chất lượng mang tính phòng ngừa và cải tiến liên tục. Phân tích dữ liệu nên được sử dụng để xác định các quy trình hoặc hệ thống nằm ngoài tầm kiểm soát càng sớm càng tốt thay vì đợi cho đến khi xảy ra sự không phù hợp lớn. Tổ chức phải có sẵn kế hoạch để thu thập dữ liệu này và thực hiện phân tích thống kê về dữ liệu.

Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để đánh giá xem các mục tiêu chất lượng có được đáp ứng hay không và/hoặc các thước đo khác mà tổ chức đã thiết lập. Thông thường, người ta biên soạn dữ liệu này để tạo bảng thông tin chất lượng nhằm cung cấp cho quản lý cấp trên cái nhìn nhanh về cách QMS đang hoạt động. 

Các loại dữ liệu cần thiết để chứng minh hiệu quả hoạt động QMS có thể khác nhau đáng kể giữa các tổ chức. Tuy nhiên, tối thiểu nó phải bao gồm các nguồn sau:

• Phản hồi của khách hàng
• Hiệu suất nhà cung cấp
• Giám sát sản phẩm và quy trình
• Sự không phù hợp
• Xu hướng
• Hành động khắc phục và phòng ngừa

Những dữ liệu này cũng sẽ được cung cấp cho quy trình phân tích rủi ro của tổ chức đối với sản phẩm cũng như việc ra quyết định dựa trên rủi ro liên quan đến QMS. Ví dụ, tỷ lệ tuân thủ không cao từ nhà cung cấp có thể cần phải cập nhật các tài liệu phân tích rủi ro cho bất kỳ sản phẩm nào sử dụng thành phần đó để tính đến khả năng lan truyền đến thành phẩm. Ngoài ra, dữ liệu đó phải được xem xét để xác định xem có nên thay đổi nhà cung cấp khác hoặc cần thay đổi quy trình đánh giá nhà cung cấp hay không.

8. Cải tiến liên tục 

QMS có giá trị nhất đối với tổ chức khi các công cụ và quy trình được tích hợp trong QMS được sử dụng để cải tiến liên tục. Sự chuyển hướng đổi mới và cải tiến là lúc QMS có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong hoạt động sản xuất của một công ty. Duy trì chất lượng và hiệu suất quá trình ở mức nhất quán là mục tiêu cơ bản nhất của bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào, nhưng khi được triển khai và hoàn thiện đầy đủ, QMS đó sẽ cho phép cải tiến chất lượng và quy trình. 

Ví dụ: cải tiến liên tục có thể sử dụng Kaizen hoặc các phương pháp tương tự để phân tích một quy trình và tìm cách hợp lý hóa nó. Điều này có thể có nghĩa là phải tổ chức lại khu vực đóng gói để nhân viên sản xuất có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn trên dây chuyền. 

9. Dụng cụ chất lượng

Việc kiểm soát và hiệu chuẩn các công cụ được sử dụng để đo lường chất lượng là điều không thể thiếu đối với sự thành công của QMS. Nếu sử dụng máy móc hoặc thiết bị để xác nhận sản phẩm hoặc quy trình thì thiết bị này phải được kiểm soát và hiệu chỉnh cẩn thận theo tiêu chuẩn ngành. Tùy thuộc vào thiết bị, việc này có thể liên quan đến việc hiệu chuẩn định kỳ hoặc hiệu chuẩn trước mỗi phép đo.

Thiết kế hệ thống QMS trong tổ chức cần đưa ra chính sách rõ ràng để duy trì các công cụ chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn được quốc gia hoặc quốc tế công nhận cho từng thiết bị chất lượng. Tài liệu này cần có:

• Khoảng thời gian hiệu chuẩn dụng cụ
• Các tiêu chuẩn được công nhận để hiệu chuẩn thiết bị
• Hướng dẫn điều chỉnh của nhà sản xuất
• Quy trình xác định và lập hồ sơ hiệu chuẩn
• Kiểm soát chống giả mạo hoặc điều chỉnh sau hiệu chuẩn
• Các phương pháp bảo vệ dụng cụ, thiết bị khỏi bị hư hỏng

Ngoài các yêu cầu này, QMS cần giải quyết các tài liệu hiệu quả về kết quả hiệu chuẩn, bao gồm các thủ tục duy trì hồ sơ đầy đủ về các hoạt động và kết quả hiệu chuẩn.

Quản lý chất lượng với hệ thống QMS-X

QMS-X là hệ thống quản lý chất lượng chuẩn hóa, tối ưu nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X do VTI Solutions – VTI Group phát triển.

• Quản lý kế hoạch kiểm soát chất lượng: Hệ thống giúp doanh nghiệp lập và quản lý kế hoạch kiểm soát chất lượng cho từng sản phẩm, từng công đoạn sản xuất, theo các tiêu chuẩn chất lượng đã được quy định.
• Quản lý dữ liệu kiểm tra chất lượng: Hệ thống giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu kiểm tra chất lượng, bao gồm các thông tin như kết quả kiểm tra, các lỗi phát hiện, nguyên nhân lỗi,…
• Quản lý phân tích dữ liệu chất lượng: Hệ thống giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu chất lượng, từ đó phát hiện các vấn đề chất lượng và đưa ra các biện pháp khắc phục.
• Quản lý cải tiến chất lượng: Hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động cải tiến chất lượng, từ việc lập kế hoạch, triển khai, cho đến đánh giá kết quả.

5432100/5 - (0 bình chọn)