Tổng quan về Purchase Order trong quản lý mua hàng sản xuất

1. Purchase Order là gì? 

Purchase Order là khái niệm về đơn đặt hàng – một tài liệu chính thức được sử dụng trong quản lý mua hàng sản xuất để ghi nhận các chi tiết của một giao dịch mua hàng giữa nhà cung cấp và khách hàng. Được tạo ra bởi bên mua, thường là doanh nghiệp hoặc tổ chức, Purchase Order là một yêu cầu chính thức gửi tới nhà cung cấp để đặt hàng cho các mặt hàng cụ thể với các điều khoản và điều kiện cụ thể.

Quá trình tạo PO thường bắt đầu khi bên mua xác định nhu cầu của mình và liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng để đề xuất giá cả và điều kiện. Khi một thỏa thuận mua bán được đạt được, bên mua sẽ tạo ra một PO để gửi cho nhà cung cấp, làm cơ sở cho việc thực hiện giao dịch.

2. Các thành phần cần có của một Purchase Order 

Một PO thường bao gồm thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ mua, bao gồm mã hàng, mô tả, số lượng, giá cả, tổng số tiền và các điều khoản thanh toán. Chúng cũng có thể bao gồm các thông tin khác như thời gian giao hàng mong đợi, điều kiện vận chuyển, và thông tin liên lạc của bên mua và bên bán:

Thông tin về bên mua và bên bán: Bao gồm tên và địa chỉ của cả bên mua và bên bán. Trường thông tin này giúp cho doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng các bên tham gia trong giao dịch.

Số lượng và mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ: Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng, bao gồm mã hàng, mô tả, đơn vị đo lường, và số lượng yêu cầu.

Giá cả: Xác định giá cả của mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ được đặt hàng, bao gồm cả giá đơn vị và tổng giá cho mỗi mặt hàng hoặc dịch vụ.

Tổng số tiền: Tính toán tổng số tiền của đơn hàng bằng cách nhân số lượng đặt hàng với giá đơn vị và thêm các chi phí khác trong trường hợp cần thiết.

Điều kiện thanh toán: Xác định các điều kiện thanh toán, bao gồm ngày đáo hạn và phương thức thanh toán (ví dụ: thanh toán qua ngân hàng, chuyển khoản trực tiếp, hoặc thanh toán khi nhận hàng).

Thời gian giao hàng: Xác định thời gian hoặc ngày cụ thể mà bên bán cần phải giao hàng cho bên mua.

Điều kiện vận chuyển: Nêu rõ các yêu cầu vận chuyển và bồi thường trong trường hợp hàng hóa bị hỏng hoặc mất trong quá trình vận chuyển.

Thông tin liên lạc: Bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ email của người liên hệ từ cả hai bên để trao đổi thông tin hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Điều khoản và điều kiện: Bao gồm các điều khoản và điều kiện pháp lý mà cả hai bên đã thỏa thuận như chính sách hoàn trả, chính sách hủy đơn hàng, và bất kỳ cam kết nào về chất lượng hoặc bảo hành.

Chữ ký hoặc thông tin xác nhận: Bao gồm chữ ký hoặc thông tin xác nhận từ bên mua hoặc bên bán để xác nhận việc đồng ý và chấp nhận các điều khoản và điều kiện của PO.

Sự khác nhau giữa Purchase order và Invoice 

Purchase Order và Invoice là hai tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch mua bán, nhưng chúng có mục đích và tính chất khác nhau. Purchase Order là một tài liệu được bên mua tạo ra để yêu cầu mua hàng từ bên bán, chứa thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, bao gồm số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng và điều kiện vận chuyển. Thông thường, PO được tạo ra trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được giao và được coi là một hợp đồng mua bán giữa hai bên.

Ngược lại với Purchase order (Đơn đặt hàng), Invoice (Hóa đơn) là một tài liệu được bên bán tạo ra để yêu cầu thanh toán từ bên mua sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Invoice bao gồm các thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được cung cấp, bao gồm số lượng, giá cả, tổng cộng và các chi tiết thanh toán khác như thuế và phí vận chuyển. Invoice được tạo ra sau khi giao hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp và được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc mua hàng và thanh toán.

Quy trình sử dụng Đơn đặt hàng (Purchase Order) 

Bước 1: Tạo yêu cầu đặt hàng

Quá trình sử dụng Đơn đặt hàng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu về mặt hàng hóa hay nguyên vật liệu, trang thiết bị máy móc nhằm phục vụ cho mục đích sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó tạo yêu cầu mua hàng. Các bộ phận như mua hàng, kế toán và quản lý dự án thường đưa ra các đề xuất mua hàng dựa trên nhu cầu của họ. Trong các yêu cầu này, thông tin chi tiết về sản phẩm cần mua, số lượng, giá cả và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào cũng được bao gồm, giúp định rõ phạm vi và yêu cầu của giao dịch. Bước này giúp tổ chức tạo ra một cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác cho các bước sau của quy trình mua hàng.

Bước 2: Xác nhận yêu cầu mua hàng

Sau khi yêu cầu mua hàng được tạo ở bước 1, chúng sẽ được chuyển đến các bộ phận tương ứng trong tổ chức để được xác nhận và phê duyệt. Quy trình phê duyệt thường phụ thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của từng cá nhân trong tổ chức nhằm đảm bảo rằng mỗi yêu cầu mua hàng được duyệt theo đúng quy trình và tuân thủ các quy định và quy định của doanh nghiệp. Việc này giúp tổ chức đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình mua sắm hàng hoá cũng như khâu tài chính của doanh nghiệp.

Bước 3: Tạo Purchase Order 

Ngay khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, bước tiếp theo trong quy trình đề cập đến việc bên mua sẽ tạo một đơn đặt hàng. Chúng bao gồm tất cả các trường thông tin quan trọng về đơn đặt hàng như số PO, ngày lập, thông tin của cả người mua và người bán, chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của đơn đặt hàng, cũng như các điều kiện về thanh toán và giao hàng. Quá trình này giúp cho doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản và điều kiện của giao dịch.

Bước 4: Phê duyệt Purchase Order 

Đơn đặt hàng (Purchase Order) sau khi được tạo ở bước 3 sẽ tiếp tục được chuyển đến các bộ phận tương ứng khác trong tổ chức như bộ phận mua hàng và kế toán để được xem xét và phê duyệt. Điều này đảm bảo rằng mọi chi tiết trong đơn đặt hàng được kiểm tra và chấp nhận trước khi tiến hành giao dịch. Quá trình phê duyệt đơn đặt hàng giúp đảm bảo sự chính xác và tính đúng đắn của các thông tin, từ mặt hàng được đặt hàng đến điều kiện vận chuyển và thanh toán. Ngoài ra, việc phê duyệt cũng giúp tăng cường sự minh bạch và quản lý rủi ro trong quá trình mua hàng, đồng thời đảm bảo rằng các bên liên quan đều có thông tin cần thiết để tiến hành các hoạt động kế toán và quản lý tài chính một cách hiệu quả.

Bước 5: Gửi Purchase Order đến nhà cung cấp

Sau khi được phê duyệt, chúng sẽ cần được gửi đến nhà cung cấp. Dựa vào đơn đặt hàng của bên mua, nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin chi tiết về đơn hàng cụ thể và các yêu cầu mà họ cần tuân thủ, từ đó tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong quá trình giao dịch, đồng thời đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. 

Bước 6: Xác nhận Purchase Order từ nhà cung cấp

Nhà cung cấp sẽ thực hiện việc xem xét và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng sau khi chúng được gửi từ bên mua. Mục đích của hoạt động này nhằm đảm bảo rằng cả hai bên đã đồng ý về các điều khoản trong hợp đồng mua bán. Điều này giúp tạo nên sự rõ ràng và minh bạch trong quá trình giao dịch, đồng thời giảm thiểu rủi ro và xung đột trong tương lai. 

Bước 7: Giao hàng và nhận hàng

Sau khi Purchase Order đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ thực hiện việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo những yêu cầu được ghi rõ trong đơn đặt hàng. Tại phía của người nhận hàng (bên mua), họ sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu được quy định trong đơn đặt hàng hay chưa. Điều này đảm bảo rằng quá trình giao hàng và nhận hàng diễn ra một cách chính xác và đảm bảo sự hài lòng của bên nhận hàng.

Bước 8: Xử lý thanh toán

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận và có xác nhận từ bên mua (người nhận hàng), bộ phận kế toán của bên mua sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên thông tin được cung cấp trong PO. Trong quá trình này, bộ phận kế toán chịu trách nghiệm kiểm tra và so sánh các thông tin trên hóa đơn với PO để đảm bảo tính chính xác và xác nhận rằng tất cả các điều khoản đã được thỏa thuận được đáp ứng đầy đủ trước khi thực hiện thanh toán. Việc xử lý thanh toán một cách chính xác và kịp thời là quan trọng để duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. 

Bí Quyết quản lý đơn đặt hàng Purchase Order hiệu quả 

Quản lý hồ sơ nhà cung cấp chặt chẽ 

Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý hồ sơ nhà cung cấp chặt chẽ. Hệ thống này bao gồm việc tổ chức và lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp, thông tin liên lạc, thông tin sản phẩm và dịch vụ, cũng như các thỏa thuận hợp đồng. Mục tiêu là đảm bảo thông tin được tổ chức rõ ràng, dễ dàng tiếp cận và cập nhật định kỳ.

Phân loại sản phẩm và dịch vụ cần mua

Doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu và ngân sách của mình, sau đó phân loại các mục cần mua thành các nhóm phù hợp. Tổ chức có thể sử dụng các công cụ phân loại và phân tích dữ liệu để xác định các nhóm sản phẩm và dịch vụ, từ đó giúp quản lý chi phí và tài chính hiệu quả hơn.

Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng

Xây dựng một quy trình phê duyệt rõ ràng và hiệu quả giúp kiểm soát chi phí và ngăn chặn các trường hợp mua hàng không đúng theo yêu cầu. Quy trình này bao gồm xác định người phê duyệt, các bước cần thiết để phê duyệt, và cơ chế thông báo và theo dõi quá trình phê duyệt.

Thiết lập các đề mục kiểm tra 

Để đảm bảo chất lượng và duy trì dữ liệu chính xác, doanh nghiệp cần xác định và thiết lập các đề mục kiểm tra cho mỗi đơn đặt hàng.  Hoạt động này bao gồm việc xác minh số lượng và chất lượng hàng hóa, kiểm tra thông tin vận chuyển và thanh toán, và đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng mọi giao dịch đều tuân thủ các yêu cầu và điều khoản đã đề ra.

Lưu trữ và quản lý hồ sơ đúng cách

Để hạn chế thất thoát thông tin và đảm bảo tính bảo mật, doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì một hệ thống lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu đúng cách. Quy trình này bao gồm tổ chức, lưu trữ và bảo vệ các hồ sơ và tài liệu liên quan đến đơn đặt hàng một cách có hệ thống. Với cách này doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quản lý.

Quy trình hủy đơn hàng rõ ràng 

Nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh hiểu lầm không mong muốn, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình rõ ràng để hủy đơn hàng khi cần thiết. Quy trình này bao gồm việc xác định nguyên nhân hủy, việc thông báo và xác nhận từ các bên liên quan, và việc cập nhật các hồ sơ và thông tin liên quan. Từ đó, doanh nghiệp có thể duy trì tính chính xác và đáng tin cậy trong việc quản lý đơn đặt hàng của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng thông minh

Để tối ưu hóa thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý mua hàng hiện đại và thông minh (Phần mềm quản lý mua hàng PMS) – giải pháp đang dần trở thành xu hướng của các doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Các công nghệ này cung cấp các công cụ và tính năng tiên tiến giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu công việc thủ công không cần thiết và tăng cường khả năng quản lý, nhờ đó mà doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu thị trường.

Thấu hiểu được nhu cầu ngày càng cao về việc tối ưu hoá độ hiệu quả của quy trình quản lý đơn đặt hàng (Purchase Order), VTI Solutions mang đến giải pháp Phần mềm Quản lý mua hàng thông minh PMS-X hàng đầu Việt Nam với tính năng quản lý đơn đặt hàng PO được tích hợp linh hoạt

Xem thêm: Phần mềm quản lý mua hàng 4.0 – PMS Là Gì?

PMS-X là hệ thống phần mềm quản lý mua hàng thông minh nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions với khả năng hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý các hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất:

• Hệ thống hóa quy trình mua hàng liền mạch giúp chủ động lập kế hoạch mua sắm, tối ưu sản xuất Just in time
• Hỗ trợ quản lý kế hoạch sản xuất theo mô hình 3M: Mua hàng ĐÚNG thời điểm, ĐỦ số lượng để tránh gián đoạn sản xuất
• Tự động đề xuất thời điểm mua sắm: điểm đặt lại hàng (Reorder Point), điểm mua hàng
• Thông báo phản hồi (về yêu cầu mua hàng/ xử lý đơn mua hàng, theo dõi công nợ, và thanh toán cho nhà cung cấp…) giữa các phòng ban được tập trung và xuyên suốt
• Quản lý và đánh giá nhà cung cấp/bạn hàng:
  • Quản lý về tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
  • Quản lý giám sát hoạt động đấu thầu (Bidding) của các nhà cung cấp 
  • Quản lý yêu cầu báo giá, 
  • Quản lý báo giá và lựa chọn nhà cung cấp, 
  • Quản lý hợp đồng cung ứng

• Quản lý hoá đơn và theo dõi thanh toán, công nợ: 
  • Quản lý hoá đơn (Invoice)
  • Quản lý thanh toán & công nợ

• Quản lý cảnh báo:
  • Quản lý cảnh báo kỳ hạn giao hàng
  • Quản lý cảnh báo tồn kho an toàn/ điểm mua hàng
  • Quản lý cảnh báo nhắc nhở kỳ hạn trả lời

• Báo cáo và thống kê:
  • Báo cáo về theo dõi các yêu cầu
  • Báo cáo theo dõi, tiến độ các PO (Purchase order)
  • Báo cáo tình trạng nhận hàng theo Nhà cung cấp
  • Báo cáo mức độ tin cậy giao hàng
  • Báo cáo theo dõi bút toán
  • Báo cáo chi tiêu theo từng sản phẩm
  • Báo cáo theo dõi phân bổ chi phí
  • Báo cáo công nợ Nhà cung cấp

Đặc biệt, PMS-X là giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp chưa có ERP quản lý mua sắm cùng với đó là khả năng tùy chỉnh đặc biệt theo nhu cầu của từng doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực sản xuất

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận ngay bộ demo miễn phí cho Giải pháp Quản lý mua sắm thông minh toàn diện hàng đầu Việt Nam!

5432105/5 - (1 bình chọn)